Czy na Waszym biurku wciąż stoi telefon stacjonarny, czy raczej posługujecie się już wyłącznie służbowym telefonem komórkowym? Szczególnie teraz, gdy wiele osób przynajmniej w pewnym stopniu pracuje w trybie zdalnym, firmowy smartfon stał się w wielu przedsiębiorstwach niezbędnym narzędziem pracy. Dlatego warto, aby pracownicy znali sytuację prawną w tym zakresie. Oto najważniejsze pytania i odpowiedzi dotyczące użytkowania telefonów służbowych w Niemczech.

Czy pracownicy w Niemczech mają prawo do służbowego telefonu komórkowego?

„Nie, to zależy od decyzji pracodawcy” – mówi Peter Meyer, prawnik z Berlina specjalizujący się w prawie pracy. Pracodawca może zdecydować, czy i komu udostępni służbowy telefon komórkowy.

Co więcej, nie jest zobowiązany do równego traktowania wszystkich pracowników, jeśli chodzi o tę kwestię. „Fakt, że koledzy używają służbowego telefonu komórkowego, sam w sobie nie uzasadnia prawa do otrzymania takiego telefonu” – mówi Daniel Stach, prawnik ze związku zawodowego Verdi.

Jednocześnie Stach wyjaśnia, że możliwe do wyegzekwowania prawo do otrzymania służbowego telefonu komórkowego może wynikać z umowy o pracę, porozumienia zakładowego lub układu zbiorowego pracy. „Dlatego warto uważnie przeczytać odpowiednie zapisy umowy o pracę” – radzi prawnik.

A co, jeśli pracownicy muszą być dostępni pod telefonem także poza normalnymi godzinami pracy?

W takich przypadkach pracodawcy zazwyczaj dobrowolnie udostępniają służbowy telefon komórkowy. „Tak jest na przykład w przypadku, gdy w firmie pełnione są dyżury pod telefonem” – mówi Peter Meyer – albo gdy przełożeni oczekują, że pracownicy będą dostępni pod telefonem np. w godzinach wieczornych lub w weekendy.

W takich przypadkach pracodawcy pokrywają również koszty operatora telefonii komórkowej. „Przecież nikt nie może zobowiązać pracowników do używania prywatnych telefonów komórkowych w celu prowadzenia rozmów służbowych” – mówi Daniel Stach.

Home office – jakie zasady obowiązują?

„To właśnie wtedy pracownicy naprawdę potrzebują służbowego telefonu komórkowego” – mówi Peter Meyer. Daniel Stach podkreśla, że używanie przez pracowników prywatnych urządzeń mobilnych do celów zawodowych jest niezgodne z niemieckim prawem pracy.

Dlatego pracodawcy zazwyczaj dobrowolnie udostępniają – w zależności od potrzeb – służbowe telefony komórkowe, notebooki i inne urządzenia mobilne.

Czy pracownik w Niemczech może odmówić przyjęcia służbowego telefonu komórkowego?

„W zasadzie nie” – mówi prawnik Meyer. Jeśli służbowy telefon komórkowy jest niezbędny z punktu widzenia pracodawcy, pracownicy muszą z niego korzystać w godzinach pracy i być dostępni. „Ale oczywiście pracodawca nie może zabronić pracownikowi korzystania z osobnego, prywatnego telefonu komórkowego” – wyjaśnia Meyer.

Nie ma obowiązku pozostawiania po pracy włączonego służbowego telefonu komórkowego – dodaje Daniel Stach. „Pracownicy nie muszą być dostępni w swoim czasie wolnym od pracy”.

Czy wolno używać służbowego telefonu komórkowego do celów prywatnych?

Z reguły pracownicy nie mogą używać służbowego telefonu komórkowego, który jest własnością pracodawcy, do celów prywatnych. „Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca zezwala na to lub to toleruje” – mówi Daniel Stach. Pracodawca musi wiedzieć o tym, że pracownik korzysta z urządzenia do celów prywatnych.

Co się stanie, jeśli służbowy telefon komórkowy ulegnie zniszczeniu lub zepsuje się?

„Pracownicy muszą natychmiast poinformować pracodawcę o wszelkich uszkodzeniach lub wadach służbowego telefonu komórkowego” – mówi Peter Meyer.

Jeśli w umowie o pracę, porozumieniu zakładowym lub układzie zbiorowym pracy nie przewidziano regulacji dotyczących postępowania z zepsutymi służbowymi telefonami komórkowymi, to według Daniela Stacha pracodawcy muszą sami zdecydować, czy naprawić uszkodzone urządzenie, wymienić je na nowe, czy też zrezygnować z dalszego udostępniania pracownikowi urządzenia mobilnego.

Na to, kto ponosi koszty w przypadku uszkodzenia sprzętu w czasie jego użytkowania do celów służbowych, decydujący wpływ ma stopień winy pracownika i indywidualne okoliczności sprawy.

A co, jeśli służbowy telefon komórkowy zepsuje się w czasie wolnym od pracy?

„W pewnych okolicznościach pracownicy będą musieli pokryć koszty” – mówi prawnik Meyer. To zależy od tego, czy uszkodzili mienie pracodawcy umyślnie, czy w wyniku zaniedbania. „Odpowiedzialność może być jednak ograniczona lub wyłączona, jeśli pracodawca przyczynił się do powstania szkody, np. nie podjął środków ostrożności i nie przeprowadził kontroli” – wyjaśnia Daniel Stach.

Jeśli telefon komórkowy zepsuje się podczas prywatnego urlopu, kwestia odpowiedzialności zależy również od tego, czy szkoda powstała w związku z podejmowanymi czynnościami służbowymi, czy podczas załatwiania spraw prywatnych. „Tylko w pierwszym przypadku w grę wchodzi złagodzenie odpowiedzialności” – mówi Daniel Stach.

Kto płaci w przypadku przekroczenia limitu określonego w umowie?

„Jeśli telefon firmowy jest używany wyłącznie do celów służbowych, pracodawca musi pokryć dodatkowe koszty” – mówi Peter Meyer. Problem może się pojawić, jeśli pracownicy używają telefonu nie tylko do celów służbowych, a pracodawcy nie chcą płacić za prywatne rozmowy telefoniczne i surfowanie po internecie.

„W takim przypadku warto zawrzeć porozumienie z przedstawicielami pracowników, aby uniknąć problemów przy rozliczeniach” – radzi Daniel Stach.

Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania ustalonych zasad?

„Pracodawcy mogą udzielić pracownikom upomnienia” – mówi Meyer. Może się tak zdarzyć, jeśli pracownicy zignorują wyraźny zakaz używania służbowego telefonu komórkowego do celów prywatnych.

Daniel Stach ostrzega: „W najgorszym przypadku naruszenie obowiązków może doprowadzić do zwolnienia.”

Osoby zatrudnione w ramach Minijob mogą dorobić pracując w niepełnym wymiarze godzin. Ale jakie zasady obowiązują, gdy chcą zrezygnować z pracy lub gdy to pracodawca składa wypowiedzenie? Czy w ich przypadku obowiązują inne zasady niż te, które dotyczą pracowników zarabiających ponad 520 euro miesięcznie (tyle wynosi od października 2022 roku limit zarobków w ramach Minijob)?

Jak wypowiedzieć umowę o pracę do 520 euro miesięcznie?

Z reguły umowę o pracę do 520 euro miesięcznie wypowiada się w taki sam sposób, jak umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin – z zachowaniem ustawowego lub uzgodnionego okresu wypowiedzenia. Odnosi się to zarówno do wypowiedzenia złożonego przez pracodawcę, jak i pracownika. Jeśli umowę wypowiada pracodawca, musi być w stanie uzasadnić taką decyzję.

Wypowiedzenie jest ważne tylko wtedy, gdy jest sporządzone w formie pisemnej na papierze. Nie jest więc możliwe złożenie wypowiedzenia przez e-mail czy przez telefon.

Jednak stosunek pracy w formie Minijob jest objęty niemiecką ustawą o ochronie przed wypowiedzeniem (niem. Kündigungsschutzgesetz) tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki. Przepisy mają zastosowanie, jeśli

• w firmie zatrudnionych jest więcej niż dziesięciu pracowników (z wyłączeniem uczniów zawodu), oraz
• „minijobber” pracował w firmie przez co najmniej sześć miesięcy.

Ustawowy okres wypowiedzenia dla osób wykonujących pracę do 520 euro miesięcznie wynosi wówczas zwykle cztery tygodnie. W umowie o pracę lub układzie zbiorowym mogą być przewidziane inne terminy. Pracodawców obowiązują okresy wypowiedzenia określone w ustawie, które są zróżnicowane w zależności od stażu pracy.

Kiedy wypowiedzenie umowy o pracę jest prawnie skuteczne?

Wypowiedzenie umowy o pracę jest prawnie skuteczne, jeśli jest społecznie uzasadnione. Oznacza to, że zwolnienie musi wynikać z przyczyn związanych z osobą lub zachowaniem „minijobbera”. Ewentualnie musi to być uzasadnione sytuacją firmy, która uniemożliwia dalsze zatrudnianie pracownika zarabiającego do 520 euro miesięcznie. Co więcej, wypowiedzenie musi mieć zawsze formę pisemną.

Jeśli zwolnienie nie jest prawnie skuteczne, możecie jako „minijobberzy” wnieść skargę w ciągu trzech tygodni od otrzymania wypowiedzenia umowy.

Czy można wypowiedzieć umowę o pracę na Minijob ze skutkiem natychmiastowym?

W pewnych okolicznościach możecie rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jest to dopuszczalne, jeśli będziecie w stanie uzasadnić, że kontynuowanie stosunku pracy do czasu upływu terminu wypowiedzenia przewidzianego w ustawie lub uzgodnionego z pracodawcą jest niemożliwe. Może to być na przykład odmowa świadczenia pracy, ale także obelgi lub akty agresji, których doświadczacie w miejscu pracy.

Jeśli jesteście zatrudnieni w Niemczech, po ustaniu stosunku pracy przysługuje Wam prawo do otrzymania świadectwa pracy. Jest ono potrzebne, gdy staracie się o pracę w innym miejscu. Jednak z reguły otrzymacie jedynie zwykłe świadectwo pracy, a to czego potrzebujecie, to świadectwo szczegółowe. Portal Karrierebibel zebrał najważniejsze informacje na temat świadectwa pracy w Niemczech.

Zgodnie z przepisami niemieckiego prawa pracy zatrudnionym przysługuje tzw. zwykłe świadectwo pracy (niem. einfaches Arbeitszeugnis)

Prawo do otrzymania świadectwa pracy jest zapisane w niemieckim kodeksie cywilnym (niem. Bürgerliches Gesetzbuch, BGB). Pierwsze zdanie paragrafu 630 stanowi, że po zakończeniu stałego stosunku pracy pracownik może zażądać od pracodawcy pisemnego zaświadczenia dotyczącego stosunku pracy i czasu jego trwania. Ważniejsze jest jednak następne zdanie, które jest dla Was wezwaniem do działania: „Na wniosek pracownika świadectwo pracy powinno dodatkowo zawierać informacje na temat jego osiągnięć i zachowania.” Jeśli chcecie, aby świadectwo pracy zawierało również informacje na temat Waszych kompetencji, powinniście zwrócić się o to na piśmie do swojego przełożonego.

Możecie wystąpić o wystawienie kwalifikowanego świadectwa pracy (niem. qualifiziertes Arbeitszeugnis)

Portal Karrierebibel określa bardziej szczegółową formę świadectwa pracy jako tzw. kwalifikowane świadectwo pracy (niem. qualifiziertes Arbeitszeugnis). Możecie zwrócić się do swojego szefa o jego wystawienie; wystarczy krótki e-mail w tej sprawie. Zwróćcie uwagę na to, by poprosić o to z wystarczającym wyprzedzeniem. Można założyć, że jeden miesiąc to dostatecznie dużo czasu na przygotowanie takiego dokumentu. Kwalifikowane świadectwo pracy zawiera informacje o Waszych osiągnięciach i zachowaniu, na przykład w stosunku do innych pracowników.

Po trzech latach prawo do domagania się świadectwa pracy wygasa

Po ustaniu zatrudnienia macie trzy lata na to, aby domagać się wystawienia kwalifikowanego świadectwa pracy. Terminem ostatecznym jest koniec roku kalendarzowego. Jeśli więc odeszliście z firmy 15 marca 2022 roku, możecie ubiegać się o świadectwo pracy do 31 grudnia 2025 roku. Zwykle jednak będziecie potrzebowali go dużo wcześniej, ponieważ specjaliści ds. rekrutacji zazwyczaj oczekują załączenia tego dokumentu do podania o pracę.

Możecie ubiegać się o nową pracę korzystając ze świadectwa pracy wystawionego jeszcze w czasie trwania zatrudnienia

O wystawienie świadectwa pracy możecie ubiegać się natychmiast po wypowiedzeniu umowy o pracę. Będzie to dokument tymczasowy (vorläufiges Arbeitszeugnis). Dysponując takim zaświadczeniem będziecie mogli starać się o pracę w innych firmach. Takie świadectwo jest napisane w czasie teraźniejszym i może być później zmienione. Jest ono bardzo podobne do okresowego świadectwa pracy (niem. Zwischenzeugnis), jednak na gruncie niemieckiego prawa pracy nie przysługuje Wam roszczenie o otrzymanie tego ostatniego. Jedynie w przypadku, gdy umowa o pracę lub układ zbiorowy przewiduje prawo do ubiegania się o okresowe świadectwo pracy, możecie wystąpić o wystawienie takiego dokumentu.

Oto, co musi zawierać świadectwo pracy wystawione w Niemczech

• Zwykłe świadectwo pracy: rodzaj i czas trwania zatrudnienia, opis zadań realizowanych przez pracownika
• Kwalifikowane świadectwo pracy: informacje na temat osiągnięć i zachowań społecznych pracownika
• Na zasadzie dobrowolności: formuła końcowa (powód odejścia, podziękowania, żal lub życzenia na przyszłość)

Mimo wystosowanej prośby nie otrzymaliście świadectwa pracy? Oto co możecie zrobić!

Jeśli mimo prośby o wystawienie kwalifikowanego świadectwa pracy nie otrzymacie tego dokumentu, powinniście najpierw porozmawiać z byłym szefem i zwrócić mu na to uwagę. Jeżeli mimo ponawiania ustnej prośby nie otrzymacie świadectwa, możecie wysłać do swojego szefa listem poleconym ponaglenie w tej sprawie. Pamiętajcie o tym, aby wyznaczyć ostateczny termin. Ten minął, a Wy nadal nie macie kwalifikowanego świadectwa pracy? W takim przypadku powinniście skorzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w prawie pracy – będziecie musieli wnieść pozew do sądu o wystawienie dokumentu.

Niemieckie świadectwo pracy – przykład

Więcej na temat świadectwa pracy w Niemczech wraz z przykładem znajdziecie tutaj:

• Świadectwo pracy w Niemczech