Gdy pracownik otrzymuje wypowiedzenie umowy o pracę, liczy przynajmniej na odprawę, która zmniejszy finansowe konsekwencje utraty pracy. Jednak tylko nieliczni mogą być zadowoleni z wypłaty otrzymanej po zakończeniu stosunku pracy. Czy w Niemczech istnieje prawo do odprawy? I jaka jest jej wysokość? W tym artykule znajdziecie najważniejsze informacje na temat uprawnień do odprawy, jej wysokości, podatków, wpływu na wysokość zasiłku dla bezrobotnych oraz wskazówki, jak możecie zyskać więcej.

Jaka jest definicja odprawy?

Odprawa to jednorazowa i nadzwyczajna wypłata dokonywana przez pracodawcę na rzecz pracownika jako rekompensata finansowa za zwolnienie, związaną z tym utratę pracy i dochodu. Pracownicy, którym wypowiedziano umowę, powinni otrzymać w takim momencie wsparcie, aby mogli poradzić sobie finansowo w okresie bezrobocia, zanim znajdą nowe zatrudnienie.

Dlaczego wypłacane są odprawy?

Wypłata odprawy nie jest czystym altruizmem: jest to środek mający na celu uniknięcie wysokiego ryzyka sporu sądowego, gdy zwolniony pracownik wnosi powództwo o uznanie rozwiązania umowy o pracę za niezgodne z prawem. Takie spory sądowe mogą pochłonąć duże kwoty pieniędzy. Odprawa może być tańszym sposobem przekonania odchodzącego pracownika do rezygnacji z przysługującego mu prawa do wniesienia powództwa w celu ochrony swych praw.

Firmy wolą unikać procesów w sądzie pracy. Nawet drobne błędy formalne mogą sprawić, że zwolnienie zostanie uznane za niezgodne z prawem i trzeba będzie wycofać wypowiedzenie. Odprawa jest więc odszkodowaniem, ale ma na celu swego rodzaju uspokojenie pracownika, a przez to zabezpieczenie pracodawcy.

Kto ma w Niemczech prawo do odprawy?

Najpierw zła wiadomość: obowiązujące w Niemczech przepisy prawne nie przewidują prawa do odprawy. W przypadku zgodnego z prawem zwolnienia współpraca kończy się po upływie okresu wypowiedzenia, a jeśli było ono niezgodne z prawem, wówczas pracownik może powrócić do pracy. Ponieważ po sporach w sądzie pracy często nie jest możliwa dalsza współpraca, sąd może nakazać wypłatę odprawy.

Istnieje jednak kilka wyjątków, w których pracownikowi oficjalnie przysługuje odprawa:

• Zwolnienie z przyczyn ekonomicznych – Paragraf 1a niemieckiej ustawy o ochronie przed wypowiedzeniem (niem. Kündigungsschutzgesetz) może być podstawą roszczenia o odprawę. Muszą być jednak spełnione pewne warunki. Otóż ochrona przed zwolnieniem dotyczy tylko firm zatrudniających więcej niż 10 pracowników, a pracownik musi być w niej zatrudniony od co najmniej sześciu miesięcy. Ponadto paragraf ten ma zastosowanie tylko do zwolnień z przyczyn ekonomicznych. Dodatkowo pracodawca musi zaznaczyć to w piśmie o zwolnieniu i zaproponować odprawę, jeśli pracownik nie podejmie kroków prawnych przeciwko zwolnieniu.
• Plan socjalny – Jeśli np. zostanie zamknięta filia przedsiębiorstwa, rada zakładowa może uzgodnić odprawy dla poszkodowanych pracowników w ramach planów socjalnych. Jeśli rada zakładowa nie zawrze takiego porozumienia lub jeśli w firmie nie ma rady zakładowej, przepada także szansa na wypłatę odprawy.
• Układ zbiorowy pracy – W niektórych branżach kwestia prawa do odprawy jest uregulowana w układzie zbiorowym pracy. Jeśli takowy istnieje, należy sprawdzić, jakie zapisy zawiera w tym względzie.
• Porozumienie zakładowe – To samo dotyczy porozumienia zakładowego zawartego między radą zakładową a pracodawcą. Może ono określać różne prawa i obowiązki – w tym prawo do odprawy dla pracowników, którzy z określonych powodów stracą pracę.
• Prawo zwyczajowe – Pod uwagę należy wziąć również prawo zwyczajowe: jeśli pracownicy odchodzący z firmy zazwyczaj otrzymują odprawy, może to uzasadniać roszczenie zwolnionego pracownika o wypłatę świadczenia pieniężnego. Nie można bez powodu traktować jakiegoś pracownika gorzej lub inaczej.
• Odprawa w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron –Zamiast zwolnienia, w związku z którym można wystąpić na drogę sądową, pracodawca i pracownik mogą rozstać się na mocy porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę. Następuje ono za obopólną zgodą i obie strony składają na nim swoje podpisy. Współpraca kończy się na warunkach i w czasie uzgodnionym przez pracodawcę i pracownika. Możecie negocjować i zapewnić sobie prawo do odprawy. Jeśli inicjatywa wyjdzie od pracodawcy, macie duże szanse na otrzymanie dodatkowej płatności. Niemniej jednak, nigdy nie pozwalajcie na to, aby pracodawca wywierał na Was presję, abyście podpisali umowę. Choć odprawa może wydawać się bardzo atrakcyjna, lepiej najpierw dokładnie sprawdźcie treść porozumienia.

Od czego zależy wysokość odprawy w Niemczech?

Wysokość odprawy zależy przede wszystkim od Waszych umiejętności negocjacyjnych. Firmy starają się utrzymywać koszty na niskim poziomie, z kolei pracownicy chcą uzyskać jak najwięcej. Podstawowa zasada brzmi: Wasza pozycja negocjacyjna jest tym lepsza, im większe są wątpliwości co do legalności zwolnienia. Jeśli macie duże szanse na wygraną w sądzie, pracodawcy często są skłonni sięgnąć głębiej do kieszeni.

Na wysokość kwoty wpływają również okoliczności osobiste i zewnętrzne. Należą do nich:

• możliwości zatrudnienia na rynku pracy
• branża
• staż pracy
• stanowisko i hierarchia
• wiek i stan cywilny

Jak obliczyć wysokość odprawy?

Wysokość odprawy jest zazwyczaj oparta na prostej zasadzie: za każdy rok zatrudnienia otrzymuje się kwotę odpowiadającą 1/2 lub pełnej miesięcznej pensji brutto. Dzięki temu łatwo obliczyć prawdopodobną kwotę odprawy – choć oczywiście wszystko jest kwestią negocjacji.

Prosty przykład: jesteście zatrudnieni od pięciu lat i zarabiacie 3.500 euro brutto miesięcznie. Odprawa wyniesie prawdopodobnie od 8.750 euro do 17.500 euro.

Podatki i opłaty

Najpierw dobra wiadomość: odprawa jako rekompensata za utratę pracy nie jest wynagrodzeniem w świetle prawa – nie podlega więc składkom na ubezpieczenie społeczne. Nie musicie odliczać składek na ubezpieczenie emerytalne, pielęgnacyjne, od bezrobocia czy zdrowotne.

Od odprawy należy jednak zapłacić podatek, gdyż kwota ta podlega opodatkowaniu podatkiem od wynagrodzeń. W celu zmniejszenia obciążeń podatkowych pracownicy mogą jednak skorzystać z tzw. zasady jednej piątej (niem. Fünftelregelung). Dzięki temu zmniejsza się obciążenie podatkowe dochodów, na które pracowało się przez wiele lat, ale wypłaconych w jednym roku – a do takich zaliczają się odprawy.

Choć jest to duża, jednorazowa wypłata, to dla celów podatkowych traktowana jest tak, jakby pracownik otrzymywał ją przez okres pięciu lat. Daje to korzyści podatkowe, ponieważ kwota podstawy opodatkowania jest niższa.

Odprawa a zasiłek dla bezrobotnych

Odprawa nie musi mieć negatywnego wpływu na wysokość zasiłku dla bezrobotnych. Generalnie po otrzymaniu odprawy przysługuje Wam prawo do zasiłku dla bezrobotnych w pełnej wysokości. Jest jednak jeden wyjątek: w przypadku niezachowania ustawowego okresu wypowiedzenia traci się prawo do zasiłku dla bezrobotnych do czasu upływu tego okresu. Jeśli zgodzicie się na wcześniejsze odejście z firmy, np. rozwiązując umowę o pracę za porozumieniem stron, to i tak do końca okresu wypowiedzenia nie otrzymacie świadczeń socjalnych. Odprawa stanowi wówczas rekompensatę.

Co do zasady, na poczet zasiłku dla bezrobotnych można zaliczyć nie więcej niż 60 procent odprawy, przy czym w przypadku starszych pracowników, z dłuższym stażem pracy, wartość ta może zostać zredukowana nawet do 25 procent.

Jak uzyskać lepszą odprawę

Jeśli okaże się, że rzeczywiście przysługuje Wam odprawa lub jeśli pracodawca sam zaproponuje Wam jej wypłatę przy rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem stron, chcecie wyjść na tym możliwie jak najlepiej. To pragnienie jest zrozumiałe, w końcu w zamian za to stracicie swoje dotychczasowe zatrudnienie. Ponieważ nie ma dokładnych wytycznych co do wysokości odprawy, przy odpowiednim podejściu i skutecznych negocjacjach możecie wywalczyć dla siebie więcej. Te wskazówki Wam w tym pomogą:

• Dotrzymujcie terminów

W przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę macie 21 dni na wniesienie powództwa o ochronę przed wypowiedzeniem. Jeśli nie dotrzymacie tego terminu, zwolnienie zostanie uznane za zgodne z prawem, mimo ewentualnych błędów ze strony pracodawcy. Jeśli zatem chcecie podjąć jakiekolwiek działania w związku ze zwolnieniem lub przynajmniej mieć szansę na otrzymanie odprawy, musicie zrobić to krótko po otrzymaniu pisma o zwolnieniu.

• Sprawdźcie jaka jest wasza pozycja negocjacyjna

Spory przed sądem pracy mogą trwać latami i pochłonąć ogromne sumy pieniędzy. Wielu pracodawcom zależy na tym, by tego uniknąć, dlatego często zawierają ugodę pozasądową. Pracownicy powinni znać i umieć ocenić swoją pozycję negocjacyjną. Jeśli jest duża szansa na to, że sąd orzeknie na Waszą korzyść, negocjując wysokość odprawy możecie domagać się większej kwoty.

• Bądźcie pewni siebie podczas negocjacji

Jeśli macie dobrą pozycję negocjacyjną, możecie okazywać pewność siebie podczas negocjacji. Pamiętajcie, że w grę wchodzą spore pieniądze. To może wydawać się onieśmielające, ale powinno Was raczej zmotywować. Nie zawsze warto przyjmować pierwszą ofertę pracodawcy. Jeśli kwota wydaje się zbyt niska, możecie złożyć kontrpropozycję. W razie wątpliwości, zasięgnijcie porady u prawnika.

Naruszeniem obowiązków pracowniczych nie jest drobny błąd w realizacji zadań. Jest to istotne uchybienie ważnym obowiązkom wynikającym z umowy o pracę – z towarzyszącymi temu konsekwencjami. W najgorszym przypadku poważne naruszenie obowiązków może oznaczać nie tylko utratę pracy, ale także skutki finansowe. W tym artykule pokażemy wiele przykładów naruszeń obowiązków pracowniczych, wyjaśnimy, co trzeba wiedzieć na ten temat i kiedy pracownikom w Niemczech mogą grozić konsekwencje wynikające z prawa pracy lub konieczność zapłaty odszkodowania.

Definicja naruszenia obowiązków pracowniczych

Naruszenie obowiązków przez pracownika ma miejsce wtedy, gdy dochodzi do uchybienia podstawowym lub dodatkowym zobowiązaniom wynikającym z umowy o pracę. Dlatego też określa się je również jako zachowanie niezgodne z umową. Złamanie przepisów prawnych w pracy także stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych.

Poważne naruszenie obowiązków – co kryje się pod tym pojęciem?

Nie każde naruszenie obowiązków w pracy jest równie poważne – choć oczywiście należy unikać każdego z nich. Ciężkie naruszenia obowiązków to przede wszystkim przestępstwa. Ale powtarzające się, celowe uchybienia mające na celu wyrządzenie szkody pracodawcy (lub innym osobom) również stanowią poważne naruszenie obowiązków pracowniczych.

Pociągają one za sobą odpowiednie konsekwencje. W przypadku popełnienia przestępstwa jest nią rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nawet uzasadnione podejrzenie może doprowadzić do utraty pracy – jest to tzw. wypowiedzenie na podstawie podejrzenia (niem. Verdachtskündigung).

Najważniejsze obowiązki pracowników w Niemczech

Umowa o pracę reguluje istotne roszczenia i prawa pracowników. Obejmują one wynagrodzenie, prawo do urlopu oraz ciągłość wypłaty wynagrodzenia w przypadku choroby. Ustanawia jednak również liczne obowiązki. Warto je znać, gdyż nie bez powodu mówi się, że nieznajomość prawa szkodzi. To, że nie wiemy o jakimś ciążącym na nas obowiązku, nie usprawiedliwia nas i nie chroni przed konsekwencjami. Poniżej można przeczytać, jakie są najważniejsze obowiązki pracowników w Niemczech.

Podstawowe obowiązki pracownika

Głównym obowiązkiem pracownika w Niemczech jest przede wszystkim wykonywanie zadań określonych w umowie o pracę w uzgodnionym miejscu i czasie. Prawo pracodawcy do wydawania poleceń pracownikom umożliwia im doprecyzowanie tego podstawowego obowiązku. Tym samym w zakres Waszych głównych obowiązków wchodzą również prace, które nie są wyraźnie wymienione w umowie. Wasz szef może przydzielać Wam zadania w zależności od bieżących potrzeb zakładu pracy.

Dodatkowe obowiązki pracownika

Pracownicy muszą pamiętać także o licznych obowiązkach dodatkowych, ponieważ uchybienie im również oznacza naruszenie obowiązków pracowniczych. Oto przykłady:

• obowiązek zgłoszenia
  Należy niezwłocznie poinformować pracodawcę o swojej niezdolności do pracy, podobnie jak o grożących lub już powstałych szkodach (np. zepsuty sprzęt).
• obowiązek lojalności
  Jako pracownicy musicie postępować w taki sposób, by dbać o ochronę interesów pracodawcy. Nie możecie szkodzić firmie swoim zachowaniem lub wypowiedziami.
• obowiązek staranności
  Pracownikom powierza się różnego rodzaju narzędzia, urządzenia, czy dokumenty, aby umożliwić im wykonywanie obowiązków służbowych. Należy się z nimi obchodzić ostrożnie, aby ich nie zniszczyć.
• obowiązek zachowania poufności
  Informacje wewnętrzne, procesy, procedury operacyjne, a nawet dane osobowe muszą być traktowane jako poufne. W tym celu w umowie o pracę często ustala się wyraźny obowiązek zachowania tajemnicy.
• obowiązek stosowania się do poleceń
  Pracownicy muszą się stosować do poleceń pracodawcy, dotyczących na przykład miejsca, czasu i zakresu pracy.
• zakaz konkurencji
  Generalnie wolno Wam mieć pracę dodatkową, ale nie możecie bezpośrednio konkurować z pracodawcą. Praca dla konkurencji lub zakładanie własnej działalności gospodarczej, która stanowiłaby konkurencję dla Waszego pracodawcy, jest zabronione.

Przykłady naruszeń obowiązków pracowniczych

W przedsiębiorstwach może dochodzić do licznych naruszeń obowiązków przez pracowników. Przede wszystkim można wyróżnić trzy kategorie:

1. niewykonywanie powierzonych zadań
2. nienależyte wywiązywanie się z powierzonych zadań
3. zachowanie szkodliwe dla firmy

Poniższa lista przedstawia typowe przykłady uchybień, poprzez które pracownicy naruszają zobowiązania umowne:

• nieusprawiedliwiona nieobecność w miejscu pracy
• niepunktualność i zbyt późne rozpoczynanie dnia pracy
• zbyt długie lub częste przerwy (w tym niedozwolone przerwy na papierosa)
• niewłaściwe, niefachowe lub nieostrożne posługiwanie się powierzonym sprzętem roboczym
• brak należytej staranności powodujący uszkodzenia (np. maszyn)
• spożywanie alkoholu w pracy (gdy jest to ogólnie zabronione) lub przychodzenie do pracy w stanie nietrzeźwym
• używanie służbowego komputera w celach prywatnych wbrew zakazowi
• używanie smartfona w celach prywatnych mimo zakazu
• wcześniejsze zakończenie pracy i nieprzestrzeganie uzgodnionych godzin pracy
• odmowa wykonania zadań zleconych przez pracodawcę w ramach przysługującego mu prawa wydawania poleceń pracownikom
• działalność konkurencyjna w ramach pracy dodatkowej w innej firmie lub na własny rachunek
• ujawnienie tajemnic przedsiębiorstwa

Jakie są konsekwencje naruszenia obowiązków pracowniczych?

Naruszenie obowiązków przez pracowników rzadko pozostaje bez konsekwencji. Pracodawcy mają różne możliwości reagowania na niewłaściwe postępowanie. Decydujące znaczenie ma indywidualna sytuacja i waga naruszenia. Poniżej można przeczytać, jakie konsekwencje grożą pracownikom w Niemczech za naruszenie obowiązków pracowniczych.

Abmahnung, czyli upomnienie w pracy w Niemczech

W pierwszej kolejności firmy w Niemczech zazwyczaj decydują się na udzielenie upomnienia, które ma na celu uświadomienie pracownikowi, że naruszenie obowiązków nie będzie tolerowane i że w przypadku powtórzenia się tej sytuacji zostaną podjęte bardziej rygorystyczne środki. Pracownikom daje się szansę na poprawę swojego zachowania, aby w przyszłości nie było już podstaw do udzielenia im upomnienia. Co istotne, upomnienie musi zawsze odnosić się do konkretnego naruszenia umowy o pracę.

Warto zdawać sobie z tego sprawę, iż aby pracodawca mógł wypowiedzieć umowę o pracę, nie zawsze musi udzielić wcześniej dwóch lub większej liczby upomnień. Liczba upomnień z reguły nie ma znaczenia w przypadku wypowiedzenia uwarunkowanego określonym postępowaniem pracownika. Raczej zależy to m.in. od rodzaju i stopnia przewinienia. Innym decydującym czynnikiem jest to, jak dawno temu miało miejsce poprzednie naruszenie obowiązków.

Obniżenie wynagrodzenia

Umowa o pracę określa zakres obowiązków w zamian za wynagrodzenie. Oznacza to więc, że jeśli nie świadczycie pracy i nie macie usprawiedliwienia, nie przysługuje Wam prawo do wynagrodzenia. Wyjątkiem jest urlop wypoczynkowy lub choroba. W przypadku braku ważnego powodu i usprawiedliwienia nieobecności, wynagrodzenie może zostać obniżone. Jeśli jednak praca nie jest wykonywana w terminie lub jej jakość nie spełnia oczekiwań, zwykle nie pociąga to za sobą obniżki wynagrodzenia.

Wypowiedzenie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia

W pewnych okolicznościach naruszenie obowiązków może być podstawą do zwolnienia z pracy. Pracodawcy mogą uzasadnić je zachowaniem pracownika. Jeśli ten notorycznie się spóźnia, a już wcześniej otrzymał upomnienie w związku z tym przewinieniem, wówczas pracodawca może pójść o krok dalej i zwolnić go z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym

Im cięższe naruszenie obowiązków, tym poważniejsze konsekwencje wynikające z prawa pracy. Jeżeli oparta na zaufaniu relacja między pracodawcą a pracownikiem zostanie trwale zakłócona, to może dojść do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli w trybie nadzwyczajnym. Typowymi przykładami poważnych naruszeń obowiązków, które mogą prowadzić do natychmiastowego rozwiązania umowy, są przestępstwa takie jak np. oszustwo, kradzież lub wymuszenie. To samo dotyczy długotrwałej, nieuzasadnionej odmowy wykonywania pracy.

Przyczyną utraty pracy w wyniku poważnego naruszenia obowiązków mogą być również obraźliwe wypowiedzi pod adresem własnego pracodawcy, zamieszczone np. w mediach społecznościowych.

W jakich sytuacjach pracodawcy może przysługiwać odszkodowanie za naruszenie obowiązków przez pracownika?

Oprócz konsekwencji wynikających z prawa pracy, pracodawcy może przysługiwać również odszkodowanie. Jeśli firma jest w stanie udowodnić szkodę finansową spowodowaną naruszeniem obowiązków, a zachowanie pracownika było zawinione – przynajmniej niedbałe lub umyślne – może on zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Przykład: obsługujecie maszynę, ale jesteście nieuważni, ponieważ jednocześnie prowadzicie prywatną rozmowę telefoniczną. Jeśli pracodawca będzie w stanie udowodnić to zaniedbanie i brak należytej staranności, możecie zostać pociągnięci do odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę. Jednak ze względu na ograniczoną odpowiedzialność pracowniczą, zatrudnieni ponoszą zwykle tylko niewielką część kosztów (zazwyczaj stanowiącą równowartość wynagrodzenia brutto za okres od jednego do trzech miesięcy).

Naruszenie obowiązków przez pracodawcę

Nie tylko zatrudnieni mają obowiązki wynikające ze stosunku pracy. Także pracodawcy muszą przestrzegać zobowiązań, które na nich ciążą. Chodzi o takie kwestie jak terminowa wypłata wynagrodzenia w pełnej wysokości, udzielenie urlopu wypoczynkowego, przestrzeganie czasu przerw, zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Tak więc może dojść do naruszeń obowiązków także ze strony pracodawców. Niekoniecznie są one celowe i dokonywane w złej wierze, ale pracownicy muszą na nie reagować. Możecie udzielić pracodawcy upomnienia i zażądać od szefa, aby przestrzegał swoich zobowiązań. Jeśli to nie przyniesie efektu, przysługuje Wam prawo zatrzymania. Na przykład, jeśli szef przez kilka miesięcy nie wypłaca Wam wynagrodzenia lub nie wypłaca go w całości, możecie odmówić świadczenia pracy.

Kto może pomóc w przypadku naruszenia obowiązków przez pracodawcę?

W pierwszej kolejności należy zwrócić się w tej sprawie do rady zakładowej, która ma za zadanie bronić praw pracowniczych. Może ona pomóc Wam w rozmowie z pracodawcą w celu znalezienia wspólnego rozwiązania. Jeśli macie dobre relacje z szefem, możecie też porozmawiać z nim bezpośrednio. W razie wątpliwości lub pytań warto skorzystać z porady prawnika specjalizującego się w prawie pracy.

Zwykły dojazd do lub z pracy nie wlicza się w Niemczech do czasu pracy. W przypadku wyjazdu służbowego sprawa jest znacznie bardziej skomplikowana. Jeśli podróżujecie na polecenie swojego szefa, to dojazd i powrót z wyjazdu służbowego mogą być uznane za czas pracy, za który przysługuje dieta. Zależy to jednak od konkretnych okoliczności. Oto co warto wiedzieć na temat podróży służbowych i tego, kiedy są one wliczane do czasu pracy.

Definicja: czym jest wyjazd służbowy?

Wyjazd służbowy to wyjazd w celach zawodowych, w związku z którymi pracownik na pewien czas przenosi się ze swojego zwykłego miejsca pracy do innej lokalizacji. A zatem podczas wyjazdu służboweego pracownik nie wykonuje obowiązków zawodowych w swoim stałym miejscu pracy, lecz w innym miejscu. W przypadku bardzo krótkich dystansów w tej samej części miasta w Niemczech używa się terminu „Dienstgang”. Jedynie w przypadku dłuższych dystansów wyjazd służbowy określa się w Niemczech jako „Dienstreise”.

Typowe wyjazdy służbowe

Do wyjazdów służbowych zalicza się wyjazdy w następujących celach:

• spotkania z klientami
• spotkania z dostawcami
• spotkania ze współpracownikami w innych lokalizacjach firmy
• wystawy
• targi
• seminaria
• konferencje
• kontakt z innymi firmami
• imprezy, wydarzenia

W przypadku nauczycieli i trenerów/instruktorów, wyjazdy klasowe i wycieczki również zaliczają się do podróży służbowych.

Czy za czas spędzony na wyjeździe służbowym przysługuje w Niemczech wynagrodzenie?

Jeśli podczas wyjazdu służbowego pracujecie sześć godzin dziennie na miejscu, musi to być wynagradzane tak jak normalny czas pracy. Natomiast wiele dyskusji toczy się na temat samego przejazdu: czy za ten czas również powinno przysługiwać wynagrodzenie? Niemiecka ustawa o czasie pracy (niem. Arbeitszeitgesetz) nie precyzuje tego. Kluczowe dla oceny mogą być poniższe trzy aspekty:

Podróż służbowa w czasie normalnych godzin pracy

Jeśli wyjazd służbowy ma miejsce w stałych godzinach pracy pracownika, czas podróży jest traktowany jako czas pracy. Na przykład, jeśli zwykle pracujecie od 9.00 do 17.00, wyjeżdżacie w podróż służbową samochodem o 11.00 i przyjeżdżacie z powrotem do biura o 16.00, to czas przejazdu jest uznawany za czas pracy – i odpowiednio wynagradzany.

Wykonywanie obowiązków zawodowych podczas wyjazdu służbowego

Jeśli podróżujecie poza godzinami pracy, wszystko zależy od tego, czy w czasie podróży na polecenie szefa wykonujecie zadania służbowe, czy też nie. Jeśli siedzicie w samolocie lub pociągu i przygotowujecie się do spotkania, przeglądacie dokumenty lub odpowiadacie na maile, to jest to uznawane za czas pracy. Jeśli natomiast czytacie gazetę lub śpicie, to czas podróży jest traktowany jako okres odpoczynku.

Wskazanie środka transportu

To, czy czas podróży jest jednocześnie czasem pracy, może zależeć od tego, jaki środek transportu zaleci Wam szef. Jeśli podróżujecie pociągiem lub samolotem, a na czas podróży nie macie przydzielonych zadań służbowych, jest to czas wolny – możecie się zrelaksować i swobodnie zarządzać swoim czasem.

Jeśli natomiast pracodawca zadecyduje, że musicie sami dojechać na miejsce samochodem, to czas dojazdu jest wliczany do czasu pracy. Działacie na polecenie szefa i nie możecie swobodnie zorganizować sobie czasu. Jeśli jedziecie razem ze współpracownikami, to może to być z kolei uznane za czas wolny dla pasażerów, pod warunkiem, że nie muszą oni po drodze pracować. Jeżeli szef pozostawia Wam wybór w kwestii środka transportu, to podróż samochodem nie jest uznawana za czas pracy. Ostatecznie mogliście przecież wsiąść do pociągu i odpocząć.

Koszty wyjazdu służbowego w Niemczech: za co płaci szef?

Wydatki na przejazdy i zakwaterowanie, wyżywienie i inne koszty związane z wyjazdem służbowym w Niemczech są zwracane przez pracodawcę. Odpowiednie regulacje można często znaleźć w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu zakładowym.

Aby uzyskać zwrot pieniędzy od pracodawcy, wiele firm wymaga przedłożenia zestawienia kosztów podróży. W tym celu należy:

• Zbierać faktury i paragony
  Tylko w ten sposób będziecie w stanie dokładnie udowodnić swoje wydatki. Upewnijcie się, że podaliście poprawne dane. Oszustwa związane z wydatkami to popularny powód zwolnień.
• W miarę możliwości unikać przejazdów taksówkami
  Pracodawcy nie patrzą na nie przychylnym okiem, bo są droższe od komunikacji publicznej. Dodatkowo sprawę komplikują różne stawki podatkowe – w zależności od tego, czy trasa przejazdu nie przekracza 50 kilometrów, czy też jest dłuższa.

Dodatkowe koszty podróży, takie jak opłaty parkingowe, telefoniczne, czy nawet napiwki, również mogą być pokrywane przez pracodawcę.

Diety dla pracowników w Niemczech

Wyjazd służbowy zwykle pociąga za sobą zwiększone koszty wyżywienia. Stąd pracownikowi znajdującym się z polecenia pracodawcy na wyjeździe w ramach wykonywanej pracy przysługuje rekompensata zwana dietą (niem. Verpflegungsmehraufwand). W zależności od tego, jak długo jesteście w trasie i czy podróż odbywa się w Niemczech czy za granicą, przysługują Wam różne kwoty:

• Podróż krajowa

Jeśli jesteście na wyjeździe dłużej niż osiem godzin w ciągu dnia, możecie ubiegać się o 14 euro diety. Jeśli wyjazd trwa co najmniej 24 godziny, dieta wynosi 28 euro. Za dzień przyjazdu i wyjazdu kształtuje się ona na poziomie 14 euro.

• Podróż zagraniczna

Jeśli wyjeżdżacie w podróż służbową za granicę, mogą obowiązywać różne kwoty. Są one oparte na ogólnych kosztach życia w danym kraju.

Co powinno być uregulowane w umowie o pracę

Niekiedy niejasne przepisy prowadzą do dyskusji i sporów między pracownikami a pracodawcami. Jeśli można przewidzieć, że będziecie dużo podróżować służbowo, Wasza umowa o pracę powinna poruszać kwestię podróży służbowych i wyraźnie regulować tak ważne zagadnienia, jak:

• czas pracy (nadgodziny, wynagrodzenie)
• wydatki (środki transportu, parking, wybór hotelu, zaproszenia)
• zniżki na podróże (kto może wykorzystać mile premiowe?)
• ubezpieczenie podróżne (kto ponosi koszty?)
• szczepienia (jeśli są konieczne, czy pracodawca za nie zapłaci?)

Ochrona przed wypadkami na wyjeździe służbowym w Niemczech

Ustawowa ochrona przed wypadkami ma zastosowanie do wyjazdów i czynności związanych z wykonywaną pracą zawodową. Oznacza to, że jeśli będziecie mieli pecha i podczas prezentacji skręcicie kostkę, będziecie objęci ustawową ochroną przed wypadkami. Jednak w trakcie każdej podróży służbowej są też okresy odpoczynku i czas wolny: czas po pracy, kiedy na przykład śpicie lub wychodzicie wieczorem do miejscowego pubu na piwo.

Jeśli zatem rano przed wyjściem do pracy poślizgniecie się w hotelowej łazience lub upadniecie wieczorem w drodze do pubu, nie zostanie to zaklasyfikowane jako wypadek przy pracy, lecz jako zwykły wypadek, a koszty z tym związane zostaną pokryte z własnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Kiedy zaczyna się i kończy wyjazd służbowy?

Wyjazd służbowy to wykonywanie obowiązków zawodowych w innym miejscu, ale kiedy oficjalnie zaczyna się i kończy wyjazd służbowy? Decydującym czynnikiem nie jest tutaj moment dotarcia do celu.

Wyjazd służbowy rozpoczyna się w momencie wyjazdu – albo z domu, albo z miejsca pracy, jeżeli stamtąd wyjeżdżacie. Analogicznie, kończy się ona w momencie powrotu do tego samego miejsca.

Czy w Niemczech można odmówić wyjazdu służbowego?

Nie każdy jest zachwycony, gdy szef zapowiada 4-tygodniowy wyjazd służbowy. Jeśli w umowie o pracę znajduje się zapis, że pracownik musi wyjeżdżać służbowo, gdy jest to niezbędne dla wykonywania jego zadań, trudno odmówić. Jest to obowiązek wynikający z prawa pracy i szef może go egzekwować.

Nawet jeśli w umowie nie ma takiego zapisu, to i tak szef może zlecić wyjazd służbowy. Wynika to z przysługującego mu prawa do wydawania poleceń. Prawo to umożliwia przełożonemu wydawanie bardziej szczegółowych instrukcji dotyczących pracy oraz wskazywanie, jak lub gdzie macie wykonywać swoją pracę. Jeśli odmówicie, możecie otrzymać upomnienie. Jeśli macie dobre i uzasadnione powody, takie jak konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub nad krewnym, zapewne większość pracodawców okaże zrozumienie. Szczera rozmowa jest najlepszym rozwiązaniem.

Noclegi podczas wyjazdu służbowego

Często błędnie przyjmuje się, że pracodawca może wskazać hotel, w którym mają przenocować jego pracownicy. W rzeczywistości jednak firma może jedynie określić, jakie koszty są dla niej akceptowalne, gdy chodzi o zakwaterowanie. Jeśli pracownik się do tego zastosuje, może równie dobrze sam wybrać hotel.

Jeżeli jednak przesadzi, będzie musiał ponieść konsekwencje. Także oszustwa związane z wydatkami mogą go sporo kosztować. Przykład: pracownik, który świadomie oszukuje przy rozliczeniu wyjazdu służbowego – np. zabiera żonę w podróż służbową, a następnie przedstawia pracodawcy rachunek na wyższą kwotę za dwuosobowy pokój w hotelu utrzymując, że są to koszty poniesione na zakwaterowanie w pokoju jednoosobowym. W najgorszym wypadku może to doprowadzić do zwolnienia z pracy.

Co z czasem wolnym podczas wyjazdu służbowego?

Jeśli wybieracie się w dłuższy wyjazd służbowy, to bez wątpienia chcecie umilić sobie pobyt. Jest to dozwolone, o ile nie wpłynie to negatywnie na Waszą pracę. Czy to wizyta w muzeum, czy zwiedzanie miasta z przewodnikiem lub jeszcze inna forma spędzania wolnego czasu – wszystko jest dopuszczalne, ale pracownik musi za to zapłacić sam, bo nie jest to czas pracy, a przyjemności w czasie prywatnym.

Wyjazd służbowy: co możecie zrobić z milami premiowymi?

Pracownicy dużych międzynarodowych firm często gromadzą dużo mil premiowych. Niestety, nie mogą one być wykorzystane do celów prywatnych, np. na kolejny wyjazd urlopowy. Dopóki nie ma wyraźnej zgody pracodawcy, mile premiowe należą do firmy, nawet jeśli pracownik nie został o tym poinformowany.

Choć wiele linii lotniczych w swoich ogólnych warunkach przewozu podaje, że nie można przekazywać mil premiowych innym osobom, nie zmienia to faktu, że faktycznym właścicielem jest pracodawca. Może on zażądać, aby mile premiowe były wykorzystywane wyłącznie na podróże służbowe (wyrok Okręgowego Sądu Pracy w Hamm, sygn. akt 14 Sa 496/05 i orzeczenie Federalnego Sądu Pracy, sygn. akt 9 AZR 500/05). Jeśli są one wykorzystywane w celach prywatnych, istnieje ryzyko otrzymania upomnienia lub nawet wypowiedzenia umowy o pracę.

Mile premiowe jako alternatywa dla podwyżki pensji?

Spornym zagadnieniem jest kwestia udowodnienia ilości zgromadzonych mil premiowych: są one bowiem zapisywane na prywatnym koncie pracownika. Pracodawcom zaleca się więc, aby zadbali o przejrzystość w tej kwestii. Mile premiowe to korzyść pieniężna. Przydają się w negocjacjach płacowych z pracownikiem, jeśli nie jest możliwa podwyżka wynagrodzenia.

Porady dotyczące wyjazdów służbowych ze współpracownikami

Wyjazd służbowy ze współpracownikami może być udanym przedsięwzięciem. Dobrze, jeśli towarzyszy mu owocna współpraca, harmonia i wzajemne wsparcie. Ale wyjazd może być też męczący, stresujący i trudny do zniesienia. Nie zawsze możecie wybrać, z kim pojedziecie na wyjazd służbowy. Zdarza się, że zamiast z ulubionym kolegą, jedziecie z dość nieprzyjemnym współpracownikiem z pokoju obok. Tym bardziej warto zaplanować wspólny wyjazd służbowy i zmniejszyć ryzyko przykrych niespodzianek. Te wskazówki mogą Wam w tym pomóc:

• Sprecyzujcie cele

Można zaryzykować i po prostu pozwolić, by wszystko potoczyło się swoim torem. Bardziej rozsądne jest jednak określenie celów. Co właściwie chcemy osiągnąć? Co chcemy zabrać ze sobą – dosłownie i w przenośni? Kiedy będzie można uznać, że wyjazd zakończył się sukcesem? Wszystkie osoby uczestniczące w wyjeździe służbowym mogą np. usiąść razem przy stole i określić cele, życzenia, oczekiwania, itp.

• Wyznaczcie zakres odpowiedzialności

Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść – parafrazując to przysłowie można by powiedzieć, że zbyt wielu przewodników może zepsuć wycieczkę, a w tym przypadku wyjazd służbowy. Lepiej jest, gdy każdy od początku zna swój zakres odpowiedzialności. Do obowiązków należy m.in. meldunek, pilnowanie terminów, planowanie przejazdów, organizowanie spotkań, utrzymywanie kontaktu z pracodawcą. Kto co robi? A może jedna osoba nadzoruje wszystko?

• Wykażcie się umiejętnością pracy w zespole

Na wspólnym wyjeździe służbowym możecie wykazać się umiejętnością pracy w zespole: przed spotkaniem napiszcie jeszcze raz do współpracowników, zaoferujcie swoją pomoc, przynieście innym kawę, dajcie wyczerpanemu koledze czas na regenerację. Krótko mówiąc: pokażcie się z jak najlepszej strony. Jeśli każdy będzie myślał w ten sposób, wyjazd służbowy sam w sobie będzie przyjemnym i udanym czasem.

• Unikajcie alkoholu

Nie ma nic złego w tym, że po pracy wypijecie razem piwo czy lampkę wina w hotelowym lobby. Może to nawet wzmocnić poczucie wspólnoty i poprawić nastrój. W żadnym wypadku nie należy jednak przesadzać z alkoholem! Nie chcielibyście przecież, aby Wasi współpracownicy widzieli Was w stanie nietrzeźwym. To tylko zaszkodzi Waszej reputacji, a dodatkowo nie będziecie w stanie się kontrolować i możecie np. niechcący powiedzieć o jedno słowo za dużo na temat Waszego szefa.

• Znajdźcie czas dla siebie

Im dłuższy wyjazd, tym bardziej będziecie działać sobie na nerwy. Nawet współpracownicy, którzy w zasadzie się dogadują, w pewnym momencie potrzebują czasu wyłącznie dla siebie. Podczas męczącego wyjazdu służbowego wzrasta poziom stresu i każdy jest naładowany emocjami. Dlatego ważne jest zaplanowanie przerw – nie tylko od pracy, ale i od siebie. Takie chwile, kiedy każdy może robić to, na co ma ochotę, są bardzo potrzebne podczas podróży służbowej i pozwalają się zrelaksować.