Niemcy to kraj przyjazny dla osób przedsiębiorczych, które chcą spróbować pracy na własny rachunek. Nie dość, że proces otwarcia firmy w Niemczech nie jest zbytnio skomplikowany (dowiedz się więcej!), to dzięki regulacji dotyczącej drobnych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung) osoby, które z niej skorzystają i ich roczny obrót nie przekroczy 22.000 €, nie muszą płacić podatku obrotowego. Regulacja ta ma swoje wady i zalety, o czym przeczytacie poniżej.

Na czym polega „mała Gewerba”? Kim jest drobny przedsiębiorca w świetle Niemieckich regulacji?

Drobny przedsiębiorca, to taki przedsiębiorca, który spełnia dwa warunki:

1. Jego obrót w ubiegłym roku nie przekroczył 22.000 €
2. Jego obrót w roku bieżącym najprawdopodobniej nie przekroczy 50.000 €

Określenie „regulacja dotycząca drobnych przedsiębiorców” (niem. Kleinunternehmerregelung), potocznie zwana „małą Gewerbą”, oznacza pewne przepisy zawarte w ustawie o podatku obrotowym, ułatwiające życie małym firmom, osobom na działalności gospodarczej czy freelancerom. W związku z niskimi obrotami, takie osoby czy firmy mogą być zwolnione z pewnych obowiązków podatkowych.

Na „małej Gewerbie” można zarobić do 22.000 €

Jako obrót brany pod uwagę przy ustalaniu zasadności korzystania z regulacji, przyjmuje się sumę wszystkich wpłat od klientów w roku kalendarzowym, minus obrót ze sprzedaży środków trwałych. Na samym początku prowadzenia działalności biznesowej, trzeba oszacować swój przewidywany obrót w danym roku kalendarzowym. Jeśli nie przekracza on wcześniej wspomnianej granicy 22.000 €, wtedy przedsiębiorca uznawany jest za drobnego przedsiębiorcę.

Jeśli zastosowanie ma regulacja dotycząca drobnych przedsiębiorców, wtedy przedsiębiorca może nie płacić podatku obrotowego. Istnieje jednak też opcja dobrowolnej rezygnacji z regulacji dot. drobnych przedsiębiorców. W tym przypadku jest możliwość odliczenia podatku naliczonego zapłaconego do Urzędu Skarbowego, jeśli macie faktury od innych przedsiębiorców na koszty operacyjne.

Jeśli granice kwot zostaną przekroczone, wtedy przedsiębiorca jest zobowiązany płacić podatek obrotowy. W przypadku kiedy drobny przedsiębiorca optuje za podatkiem obrotowym, wtedy musi to zgłosić Urzędowi Skarbowemu. Jego decyzja jest wiążąca na 5 lat. Podstawa prawna: § 19 ustęp  1 i 2 ustawy o podatku obrotowym (niem. Umsatzsteuergesetz, w skrócie UStG).

Jak skorzystać z regulacji o „drobnej przedsiębiorczości“?

W przypadku regulacji dotyczącej drobnej przedsiębiorczości chodzi o prawo wyboru. Bezpośrednio po rejestracji działalności gospodarczej w odpowiedniej gminie lub po zgłoszeniu samodzielnej działalności zawodowej w Urzędzie Skarbowym, otrzymacie do wypełnienia formularz. Tam znajdziecie pytanie odnośnie podatku obrotowego:

• W wierszu 131 należy wpisać szacowany obrót za rok, w którym firma została otwarta, oraz za rok następny
• Jeśli chcecie skorzystać z przepisów dotyczących „małej Gewerby”, zaznaczacie pole przed wierszem 133
• Jeśli na podstawie informacji podanych w wierszu 131 możliwe jest zastosowanie przepisów dotyczących „małej Gewerby”, ale nie chcecie z nich korzystać, zaznaczacie pole przed wierszem 134

Ważne: Jeśli podczas zakładania firmy w Niemczech dobrowolnie zrezygnowaliście z przepisów dotyczących „małej Gewerby”, jesteście związani tą decyzją przez pięć lat kalendarzowych, niezależnie od rzeczywistych obrotów.

Z regualcji dla drobnych przedsiębiorców można będzie skorzystać dopiero w szóstym roku. Wszystko, co należy w tym celu zrobić, to wysłać proste pismo do urzędu skarbowego, w którym odwołujemy swoją rezygnację z „małej Gewerby”. Nie ma żadnych specjalnych wymogów formalnych. Zawiadomienie o anulowaniu zwolnienia mozę wyglądać na przykład tak:

Co się stanie, jeśli drobny przedsiębiorca przypadkowo naliczy podatek obrotowy?

Korzystanie z regulacji dla drobnych przedsiębiorców wiąże się z pewnymi obowiązkami. Podatek obrotowy naliczony bez uprawnień musi zostać odprowadzony do Urzędu Skarbowego. I to niezależnie od tego, czy odbiorca rachunku go uiścił, czy też nie. Jednak korektę błędnej faktury możecie wystawić bezpośrednio po wystawieniu błędnej faktury. Podstawa prawna: § 14c ustęp 2 UStG.

Jaki wpływ ma regulacja dot. drobnych przedsiębiorców na wystawiane faktury?

Najważniejsze w przypadku drobnych przedsiębiorców jest to, że na fakturach nie ma wyszczególnionego podatku obrotowego. Konieczne są na fakturze natomiast następujące dane (nie tylko w przypadku drobnych przedsiębiorców):

• nazwa i adres sprzedającego i kupującego
• numer podatkowy lub numer identyfikacji podatkowej (niem. Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer)
• data wystawienia
• nr dokumentu
• ilość  i rodzaj dostarczonych produktów lub zakres świadczonych usług
• data dostarczenia towaru (lub świadczenia usługi)
• informacja o ustawowym obowiązku dot. dostawy towaru lub świadczenia usług związanych z nieruchomością

W praktyce jest przyjęte, że drobni przedsiębiorcy również wystawiają szczegółowo opisaną fakturę. Dodatkowo dobrze jest dopisać uwagę, dlaczego faktura nie uwzględnia rachunku obrotowego. Można umieścić na niej np. taką informację:

„Jako drobny przedsiębiorca w myśl ustawy o podatku obrotowym (§ 19 (1) UStG ) nie naliczam podatku obrotowego. Rezygnuję z zastosowania standardowego opodatkowania”

Tłumaczenie: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 (1) UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Auf die Anwendung der Regelbesteuerung wird verzichtet”

Jakie zalety ma zastosowanie regulacji dot. drobnych przedsiębiorców?

Przedsiębiorcy, którzy sprzedają swoje towary bądź usługi klientom prywatnym albo rzedsiębiorcom, którzy nie są uprawnieni do odliczenia podatku obrotowego, mogą dzięki tej regulacji zyskać niedużą przewagę konkurencyjną, o ile oczywiście czerpią zyski ze swojej działalności. Ponieważ użytkownik końcowy porównuje najczęściej ceny brutto (czyli łącznie z podatkiem obrotowym), drobny przedsiębiorca móże zakomunikować potencjalnemu klientowi „oszczędność”, jaką zyskuje przez brak doliczania podatku obrotowego, a co za tym idzie taniej zaoferować swoje produkty. Jeśli z kolei drobny przedsiębiorca współpracuje w pierwszej kolejności z firmami uprawnionymi do odliczania podatku obrotowego, wtedy z punktu widzenia gospodarczego nic się dla niego nie zmienia.

Przykład:

Drobny przedsiębiorca Pan Borowski (PB) rozprowadza produkty przy pomocy platformy internetowej Ebay do klientów prywatnych. Sam kupuje pojedynczy produkt za 59,50 euro (w tym podatek obrotowy 19%). Handlarz, którego  obowiązuje podatek obrotowy (UH) oferuje ten produkt na Ebay za 119 euro. Jego cena zakupu również wynosi 59,50 euro.

Jeśli PB zażąda takiej samej ceny jak UH, to jego zysk wyniesie 59,50 euro.

Z kolei UH po odjęciu podatku obrotowego osiąga zysk netto w wysokości zaledwie 100 euro. Dodatkowo jest on upoważniony do odliczenia podatku, więc od obrotu należy odliczyć 50 euro. UH osiąga zysk w wysokości 50 euro, czyli 9,50 euro mniej niż PB.

Tak więc PB mógłby oferować swój produkt o 19 euro taniej, aby uzyskać taki zysk jak UH.

Jednak należy pamiętać, że z taką przewagą konkurencyjną mamy do czynienia tylko i wyłącznie wtedy, gdy klient jest osobą prywatną.

Jakie wady ma regulacja dotycząca drobnych przedsiębiorców?

Opcja obowiązku podatku obrotowego może nieść za sobą korzyści – w przypadku przedsiębiorców, którzy sprzedają swoje usługi innym przedsiębiorcom, których obowiązuje podatek obrotowy. Wtedy można odliczyć sobie zaliczkę na podatek. W przypadku zakupów, przedsiębiorca płaci wtedy tylko cenę netto danego towaru.

Dużą wadą regulacji dot. drobnych przedsiębiorców jest fakt ujawnienia poniekąd informacji (w ofercie lub najpóźniej na fakturze), że obroty sprzedającego mieszczą się na pułapie poniżej 22.000 euro. Może to być niekorzystne z punktu widzenia marketingowego, gdyż potencjalni klienci mogą to odebrać jako znak o niestabilności finansowej przedsiębiorcy.

Z kolei rezygnacja z zastosowania tej regulacji też może być niekorzystna. W ciągu pierwszych 24 miesięcy zgłoszenie podatku obrotowego przekazywane jest do Urzędu Skarbowego elektronicznie, a rejestracja transakcji biznesowych jest nieco bardziej skomplikowana.

Każda firma prowadząca działalność gospodarczą w Niemczech ma obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej oraz jest zobowiązana do wystawienia rachunku lub faktury za sprzedane towary lub wyświadczone usługi. Dla polskich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce wystawianie faktury jest codziennością. Ale jak wystawić faktury, aby było to poprawne w oczach niemieckiego Urzędu Finansowego? Czy wystarczy zrobić sobie podkładkę w Wordzie lub Excelu, czy też lepiej zainwestować w oprogramowanie? Serdecznie zapraszamy do lektury!

Jak właściwie prowadzić księgowość w Niemczech?

W celu działania zgodnie z niemieckim prawem osoby prowadzące działalność gospodarczą, czyli tak zwane „Gewerbe”, są zobowiązane do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, a także do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami księgowości. Co więcej, księgowość powinna być prowadzona w taki sposób, aby na jej podstawie odpowiednia osoba trzecia mogła ocenić stan faktyczny firmy. Dodatkowo każda firma prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek archiwizacji i przechowywania dokumentacji przedsiębiorstwa do 10 lat wstecz.

Jak prawidłowo wystawić fakturę w Niemczech?

Faktura zgodna z art. 14 ustawy o podatku obrotowym i wymogami urzędu skarbowego powinna zawierać następujące informacje:

• pełną nazwę i adres firmy
• pełną nazwę i adres klienta,
• określenie numeru podatkowego (Steuernummer),
• numer identyfikacyjny USt-IdNr (odpowiada polskiego numerowi NIP),
• datę wystawienia faktury,
• określenie niepowtarzalnego chronologicznego numeru faktury, który może być przyznany jednorazowo,
• specyfikację dotyczącą dostarczonego artykułu lub usługi (ilość, rodzaj i zakres),
• określenie dokładnego czasu dostawy lub czasu wykonanej usługi,
• określenie opłaty w podziale na stawki i ustalone z góry zwolnienia podatkowe oraz ulgi (upusty, premie lub rabaty),
• informacje o stawce podatku i kwocie podatku mającej zastosowanie do opłaty lub odniesienie do zwolnienia podatkowego.

Poniższe informacje nie są obowiązkowe, ale mimo to są niezwykle przydatne i pomocne, dlatego powinny znaleźć się na każdej fakturze:

• Dane kontaktowe firmy, takie jak numer telefonu i adres e-mail, w celu szybkiego wyjaśnienia pytań,
• wprowadzenie danych bankowych (IBAN, BIC / Swift), aby klient wiedział, na jakie konto ma przelać środki pieniężne,
• określenie terminu płatności, na przykład „płatne natychmiast po otrzymaniu faktury” lub „30 dni od momentu wystawienia faktury”,
• wskazanie numeru zamówienia i daty zamówienia.

Wystawianie faktury w Niemczech jako „Kleingewerbe”

Faktura wystawiana przez osoby prowadzące drobną działalność gospodarczą, czyli tak zwane Kleingewerbe, podlega przepisom dotyczącym małych firm w zakresie podatku od sprzedaży. W takim przypadku zgodnie z § 19 UStG istnieje możliwość wystawienia faktury bez podatku VAT (kwota brutto odpowiada kwocie netto). Wówczas na fakturze należy umieścić wskazówkę, że zgodnie z §19 UStG nie jest naliczany podatek od sprzedaży (Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet).

Na fakturze dla niektórych firm budowlanych powinna znaleźć się adnotacje „Paragraf 13”. „Nach § 13b UStG sind Sie als Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer.“ Adnotacja oznacza, że to odbiorca usługi podlega podatkowi od wartości dodanej.

Prawdziwe wyzwanie dla polskich przedsiębiorców prowadzących międzynarodową działalność gospodarczą (na przykład w formie sklepu online) stanowi wystawianie faktur ważnych zagranicą. Polskie programy do fakturowanie w większości przypadków obsługują jedynie język polski i nie uwzględniają specyfiki księgowości i fakturowania z innych krajów.

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej zarejestrowanej w Niemczech należy uwzględnić fakt konieczności złożenia deklaracji podatkowej w niemieckim urzędzie finansowym oraz wymiana danych z biurem podatkowo-księgowym zagranicą. Dodatkowym wymogiem jest wymóg archiwizacji dokumentacji firmy. W niektórych przypadkach, szczególnie gdy firma prowadzi działalność zagraniczną, nie wystarczy wydrukować dokumentów i zachować je na papierze, leczy należy dokonać archiwizacji na nośniku danych, który nie pozwala na późniejsze zmiany.

Prowadzenie działalności gospodarczej umożliwia swobodę w działaniu, z drugiej jednak strony niesie za sobą odpowiedzialność. Osoba prowadząca działalność jest zobowiązania do zarejestrowania firmy, płacenia podatków, wystawiania rachunków, prowadzenia księgowość firmy, a także rocznego rozliczenia działalności. Jeżeli prowadzisz firmę w Niemczech i chcesz dowiedzieć się jak przygotować się do rozliczania działalności gospodarczej w Niemczech, zapraszamy do zapoznania się z dalszą częścią artykułu.

Termin składania zeznań podatkowych dla firm w Niemczech

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do składania corocznych deklaracji podatkowych
w urzędzie skarbowym na podstawie zewidencjonowanych wszystkich przychodów i rozchodów, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym § 46 EStG. Zeznanie podatkowe należy złożyć nawet jeśli nie były świadczone usługi i nie został osiągnięty zysk. W przeciwnym razie Finanzamt sam oszacuje obroty oraz zyski i na tej podstawie naliczy podatek. Zeznanie podatkowe musi być dostarczone do Finanzamt w formie elektronicznej. Ponadto zeznanie powinno zostać podpisane podpisem elektronicznym lub certyfikatem.
W przypadku, gdy firmę reprezentuje doradca podatkowy, wówczas przedsiębiorca ma czas do 31 grudnia aby złożyć deklaracje podatkową lub/i bilans firmy. Osoby które składają deklaracje bez pomocy doradcy podatkowego mają czas do 31 lipca. Przy braku złożenia zeznania podatkowego, Finanzamt może nałożyć karę do 10% nałożonego podatku plus odsetki w wysokości do 25.000 euro.

Jakie dokumenty należy przygotować do rozliczenia Gewerbe?

Do rozliczenia Gewerby w Niemczech należy wypełnić deklarację podatkową:

• Umsatzsteuererklärung – wszyscy oprócz Kleingewerbe,
• Steuererklärung für die Gewerbesteuer – wszyscy oprócz Freiberufler (osoby wykonujące wolny zawód),
• Steuererklärung für die Einkommensteuer – dla firm jednoosobowych (w tym wypadku można wypełnić przykładowo Anlage EÜR),
• Steuererklärung für die Körperschaftsteuer – przykładowo w przypadku firm z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH),

oraz przygotować:

• wystawione faktury przychodowe – Ausgangrechnungen,
• ewentualnie udokumentowane wpływy z tytułu wykonanej usługi na konto w postaci wyciągów z konta,
• ewentualne dodatkowe wpływy z innych źródeł takich jak min: dochody z umowy o prace, dochody z Polski, wpływy z świadczenia Arbeitslosengeld, wpływy z świadczenia Krankengeld, wpływy z emerytury lub renty w przypadku ich pobierania,
• faktury kosztowe (Eigangsrechnungen),
• paragony kosztowe,
• Potwierdzanie płatności za ubezpieczenie zdrowotne, a także rentowe,
• wyciągi z konta potwierdzające zakupy dóbr związanych z prowadzeniem działalności.

Co można odliczyć prowadząc Gewerbe?

W rozliczeniach można odliczyć wszystkie koszty związane z prowadzeniem działalności takie jak: telefon, bilety komunikacji, laptop, paliwo, ubrania robocze, narzędzia, wydatki związane z promocją firmy i księgowości na podstawie wykazanych rachunków kosztowych.
Ponadto od podatku może zostać również odliczona składka na ubezpieczenie opiekuńcze, zdrowotne, w przypadku bezrobocia i niezdolności do pracy. Warto podkreślić, że w przypadku prywatnego ubezpieczenie, można także odliczyć składki za współmałżonka i dzieci. Istnieje również możliwość odliczenia kosztów: dodatkowego ubezpieczenia emerytalnego, wychowania dzieci, a czasami także wydatki wynikające z zakupu mieszkania lub domu.

Właściwe prowadzenie księgowości

Zgodnie z niemieckim prawem osoby prowadzące Gewerbe są zobowiązane do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych. Osoba prowadząca firmę jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami księgowości. Ponadto księgowość powinna być prowadzona w przejrzysty sposób tak, aby odpowiednia osoba trzecia mogła ocenić stan faktyczny przedsiębiorstwa. Zdarzenia handlowe i relacje pomiędzy nimi powinno być czytelne. Warto podkreślić o obowiązku przechowywania dokumentacji na temat firmy nawet do 10 lat wstecz. Należy gromadzić takie dane jak: adresy zleceniodawców czy informacje o wykonywanych usługach.