Świadectwo pracy dokumentuje czas trwania i rodzaj zatrudnienia, kwalifikacje i osiągnięcia, a także zachowanie pracownika w miejscu pracy. Dla rekruterów świadectwo pracy jest jednym z wyznaczników jego przydatności do pracy. Świadectwo pracy ma zatem duże znaczenie i należy w związku z tym zwrócić uwagę na jego jakość, aby zwiększyć swoje szanse na rynku pracy w dłuższej perspektywie czasowej.

Świadectwo pracy w Niemczech: proste czy kwalifikowane?

Po zakończeniu stosunku pracy – niezależnie od tego, czy dobrowolnie czy nie – pracownicy w Niemczech mają prawo do otrzymania pisemnego zaświadczenia o pracy zgodnie z § 109 ust. 2 Gewerbeordnung.

Niemcy są więc jednym z niewielu krajów, w którym pracownicy mają prawo żądać wystawienia świadectwa pracy i jest to uregulowane prawnie. Ma to jednak również negatywną stronę: oznacza to bowiem, że nowy pracodawca zakłada, że będziecie w stanie udokumentować Wasze dotychczasowe stacje zawodowe przedkładając odpowiednie świadectwa pracy. Jeśli ich brakuje, może to wzbudzić wątpliwości u potencjalnego nowego pracodawcy.

Jednak każdy, kto chce skorzystać z prawa do świadectwa pracy, nie powinien czekać zbyt długo: wygasa ono bowiem trzy lata po zakończeniu stosunku pracy.

Świadectwo pracy w Niemczech musi spełniać dwa warunki:

• Świadectwo pracy musi być prawdziwe oraz
• Musi ono być „przychylne”, co oznacza, że były szef nie może otwarcie krytykować swoich byłych pracowników

Twierdzenie to prowadzi jednak do faktu, że nagana jest często ukryta za pięknym strojem słów, tzw. tajnymi kodami – nawet jeśli te są w Niemczech niedozwolone (o tym niżej).

Rodzaje świadectw pracy w Niemczech

Niemieccy prawnicy pracy i eksperci ds. zasobów ludzkich rozróżniają trzy główne formy świadectwa pracy:

Proste świadectwo pracy

Proste świadectwo pracy (niem. einfaches Arbeitszeugnis) zawiera obiektywne oraz rzeczowe fakty dotyczące charakteru i czasu trwania zatrudnienia: Co zrobił pracownik od kiedy do kiedy? Czy zadanie zostało wykonane? Jakich innych zadań podjął się on lub ona?

Kwalifikowane świadectwo pracy

Kwalifikowane świadectwo pracy (niem. qualifiziertes Arbeitszeugnis) zawiera oprócz czystych faktów dotyczących stanowiska i opisu zadań, również ocenę wyników pracy pracownika oraz jego zachowania, na przykład w stosunku do innych pracowników. Jest to bardziej powszechna forma – a także ta, której należy się domagać.

Okresowe świadectwo pracy

Okresowe świadectwo pracy (niem. Zwischenzeugnis) może być w Niemczech wydane jako zwykłe zaświadczenie o pracy lub kwalifikowane świadectwo pracy podczas trwania stosunku pracy. Często ma to miejsce wtedy, kiedy zmienił się przykładowo przełożony lub po dłuższym okresie trwania zatrudnienia. Nawiasem mówiąc, prośba o wystawienie świadectwa okresowego wyrażona w odpowiednim czasie jest dobrą sztuczką, jeśli istnieje ryzyko, że świadectwo końcowe może nie być zbyt dobre: jeśli rozstaniecie się w sporze, pracodawca nie może po prostu odstąpić od poprzedniej dobrej oceny ze względu na tak zwany efekt wiążący. W tym wypadku należy być jednak ostrożnym: prośba o świadectwi okresowe musi być dobrze sformułowana, gdyż w przeciwnym razie szef będzie podejrzewać, że chcecie odejść.

Wymogi formalne dotyczące świadectwa pracy w Niemczech

Świadectwo pracy w Niemczech musi również spełniać szereg wymogów formalnych.

Sformułowanie świadectwa pracy w Niemczech

Świadectwo pracy w Niemczech musi być sporządzone na piśmie i wydrukowane na papierze. Nie wolno go wysyłać pocztą lub pisać ołówkiem lub ręcznie. Każdy pracownik ma prawo do czystego wydruku na papierze firmowym. Nikt nie musi akceptować plam lub pomarszczonego papieru.

Indywidualność świadectwa pracy

Ponadto każdy pracownik ma w Niemczech prawo do otrzymania indywidualnego świadectwa pracy. Jeżeli jest w stanie udowodnić, że dokument został skopiowany, może zażądać nowego dokumentu.

Poprawność danych osobowych

Świadectwo pracy musi zawierać prawidłowe dane osobowe (imię, nazwisko, data urodzenia), dokładny okres zatrudnienia oraz charakter i czas trwania wszystkich czynności wykonywanych przez pracownika. Urlop i zwolnienie lekarskie nie są wymieniane. W przypadku menedżerów istnieje również reguła, że tzw. opis stanowiska i zadania powinien zdecydowanie wskazywać na wzrost wydajności menedżera. To nie musi być reklama. Często ważniejsza jest sprawdzalna merytorycznie poprawa sukcesu firmy.

Podsumowanie

Jest to opcjonalne. Pracodawca może podziękować pracownikowi za pożegnanie, żałować odejścia i życzyć mu sukcesów – ale nie musi. Jednak brak tzw. formuły końcowej jest często interpretowany negatywnie.

Podpis

Świadectwo pracy musi być podpisane przez kierownika działu kadr. W przypadku członków zarządu – przez przewodniczącego rady nadzorczej; w przypadku dyrektorów zarządzających – przez udziałowca lub jego przedstawiciela; w przypadku pracowników – przez przełożonego lub kierownika personalnego.

Powód zwolnienia z pracy

Przyczyna odejścia pracownika z firmy (np. zwolnienie) może być podana za wyraźną zgodą pracownika. To samo dotyczy dni nieobecności z powodu choroby – nawet jeśli nie można tego powiedzieć.

Jeśli Wasze świadectwo pracy nie spełnia tych kryteriów, możecie jako pracownicy zażądać natychmiastowego sprostowania lub wystawienia nowego dokumentu.

W szczególności: Jeśli Wasze świadectwo pracy jest niekompletne lub jego ocena poniżej średniej (gorszy niż „zadowalający”), możecie i zażądać nowego egzemplarza.

Nie musicie również akceptować mylnych lub sprzecznych sformułowań czy też błędów ortograficznych w świadectwach.

Poprawki w niemieckim świadectwie pracy

Jeśli jesteście zdania, że Wasze świadectwo pracy wymaga poprawek, przykładowo odnośnie sformułowań w nim zawartych lub jego formalnych elementów, nie powinniście długo zwlekać: prawo do poprawek w świadectwie pracy wygasa w Niemczech po pięciu, maksymalnie po 15 miesięcach.

Tajne kody i język w niemieckim świadectwie pracy

Z pozoru życzliwe świadectwo pracy, może niekiedy ukrywać niezadowolenie pracodawcy z pracownika.

Przykładowo umiejętność zżycia się z koelgami z pracy w rzeczywistości nie oznacza niczego dobrego. Ta mówi, iż pracownik więcej spędzał na rozmowach z kolegami, niż pracował.

Jeśli pracodawca w swoim świadectwie pracy ponownie podkreśla towarzyskość pracownika, co przyczyniło się do poprawy atmosfery pracy, oznacza to, że kolega lubił sobie „chlapnąć” podczas pracy.

A także sformułowanie „Życzymy mu wszystkiego najlepszego i zdrowia” nie oznacza nic miłego w świadectwa pracy. Przesłanie od menedżera personalnego do menedżera personalnego: Uwaga, on jest chory!

Istnieje wiele kodów, które od dawna ugruntowały swoją pozycję w języku niemieckich świadectw pracy. Te można porównać do ocen w szkole:

• stets zu unserer vollsten/ größten/ äußersten Zufriedenheit („zawsze ku naszej najpełniejszej satysfakcji“) – ocena 5 (najlepsza)
• zu unserer vollsten Zufriedenheit („ku naszej najpełniejszej satysfakcji“) – ocena 4-5
• stets zu unserer vollen Zufriedenheit („zawsze ku naszej pełnej satysfakcji“) – ocena 4
• zu unserer vollen Zufriedenheit/ Stets zu unserer Zufriedenheit („ku naszej pełnej satysfakcji“) – ocena 3
• zu unserer Zufriedenheit („ku naszej satysfakcji“) – ocena 2
• insgesamt/ Im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit („w sumie ku naszej satysfakcji“)– ocena 1 (najgorsza)

Przykładowe świadectwo pracy w Niemczech

Poniżej zamieszczamy przykładowe świadectwo pracy w Niemczech ocenione na 5. Jedynie jeśli chodzi o tzw. „soft skills” ocena wyniosła 4.

Arbeitszeugnis

Herr Max Mustermann, geboren am 30.2.1990 in Köln, ist vom 1. April 2010 bis zum 30. Mai 2017 in unserem Unternehmen als Chief Officer of Permanent Income tätig gewesen.

(Hier steht eine Tätigkeitsbeschreibung und ggf. kurze Unternehmensbeschreibung)

Herr Mustermann verfügt über ein äußerst profundes Fachwissen, welches er stets effektiv und erfolgreich in der Praxis einsetzte. Dieses Fachwissen konnte er ohne Einschränkungen an seine Mitarbeiter weitergeben.

Gerne bestätigen wir ihm eine außerordentlich hohe wirtschaftliche Sachkompetenz. Durch sein herausragendes unternehmerisches und strategisches Denken und Handeln erwarb er sich den höchsten Respekt der Geschäftsführung und seiner Mitarbeiter. Zum Nutzen des Unternehmens erweiterte und aktualisierte er immer mit großem Gewinn seine umfassenden Fachkenntnisse durch regelmäßige Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen. Aufgrund seiner präzisen Analysefähigkeiten und seiner sehr schnellen Auffassungsgabe fand er hervorragende Lösungen, die er konsequent und erfolgreich in die Praxis umsetzte.

Hervorzuheben ist seine hoch entwickelte Fähigkeit, stets konzeptionell und konstruktiv zu arbeiten, sowie seine immer präzise Urteilsfähigkeit.

Herr Mustermann ist eine überdurchschnittlich engagierte Führungskraft, die ihre Aufgaben jederzeit mit voller Einsatzbereitschaft erfolgreich erfüllte. Auch in Stresssituationen erzielte er sehr gute Leistungen in qualitativer und quantitativer Hinsicht und war auch stärkstem Arbeitsanfall immer gewachsen. Stets arbeitete Herr Mustermann äußerst umsichtig, sehr gewissenhaft und genau.

Vertrauenswürdigkeit und absolute Zuverlässigkeit zeichneten seinen Arbeitsstil jederzeit aus. Selbst für schwierigste Problemstellungen fand und realisierte er sehr effektive Lösungen und kam immer zu ausgezeichneten Arbeitsergebnissen. Im Laufe seiner Unternehmenszugehörigkeit hat er unter anderem viele wichtige Projekte mit sehr großem Erfolg geleitet.

Durch sein überaus systematisches Vorgehen und seinen sehr kooperativen Führungsstil konnte er seine Projekte stets mit äußerster Zuverlässigkeit sowie zeitplan- und budgetgerecht abschließen. Seine Mitarbeiter motivierte und überzeugte er durch einen kooperativen Führungsstil.

Herr Mustermann war als Vorgesetzter jederzeit voll anerkannt, wobei sein Team unsere hohen Erwartungen nicht nur erfüllte, sondern oftmals sogar übertraf. Als Führungskraft bewies uns Herr Mustermann stets seine gute Integrationsfähigkeit. Er verstand es jederzeit, alle Mitarbeiter seines Teams entsprechend ihrer Persönlichkeit und Kompetenz bei der Entscheidungsfindung einzubeziehen und konnte so ein sehr gutes Arbeitsklima in seinem Team schaffen.

Herr Mustermann hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zur unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt. Mit allen Ansprechpartnern kam Herr Mustermann sehr gut zurecht und begegnete ihnen immer mit seiner freundlichen, offenen und zuvorkommenden Art. Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Externen war jederzeit vorbildlich.

Wir bedanken uns für die stets sehr gute langjährige Mitarbeit und bedauern Herrn Mustermann’s Ausscheiden sehr. Wir wünschen diesem vorbildlichen Kollegen beruflich und persönlich alles Gute, viel Erfolg.

UNTERSCHRIFT

Wiele osób uważa, że wie wszystko na temat ubiegania się o pracę i chętnie udziela dobrych rad. „To oczywiste, że w podaniu o pracę musi znaleźć się zdjęcie! I absolutnie nie wspominaj, że w wolnym czasie lubisz się wspinać!”

Czy rzeczywiście nadal tak jest – albo czy specjaliści HR też tak to widzą? Ostatecznie to oni decydują, kto zostanie zatrudniony.

1) „Jeśli nie spełniasz wszystkich wymagań, nie masz po co aplikować”

W większości przypadków jest to bzdura. „Zasadą jest, że jeśli spełnia się około 70 procent wymagań, to warto złożyć podanie” – wyjaśnia Deborah Dudda-Luzzato, kierowniczka działu Recruiting, Employer Branding and Social Media w niemieckim stowarzyszeniu menedżerów zasobów ludzkich Bundesverband der Personalmanager (BPM).

Dla Robindro Ullaha, autora, mówcy i eksperta ds. rekrutacji, istnieje zasadniczy problem jeśli chodzi o ogłoszenia o pracę: „Firmy często mają tendencję do zamieszczania zbyt obszernego katalogu wymagań i nie potrafią odróżnić wymagań absolutnie koniecznych od tych, które mogą być spełnione w późniejszym terminie”. W niektórych przypadkach ogłoszenia o pracę zawierają wymagania, które od lat nie były sprawdzane.

Heinz Ostermann z niemieckiego stowarzyszenia Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP) dodaje: „Właśnie dlatego, że możemy posiadać również takie umiejętności, które pasują do danego stanowiska, a z których nawet nie zdajemy sobie sprawy, generalnie zawsze warto próbować.”

2) „Dołączanie zdjęcia do podania o pracę jest wciąż powszechną praktyką i ma decydujące znaczenie”

Tutaj opinie są różne. „Dołączanie zdjęcia do podania o pracę to zawsze dobry pomysł, pod warunkiem, że jest ono profesjonalne – żadnych selfie” – mówi Heinz Ostermann z niemieckiego stowarzyszenia Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP).

Ale zdjęcia profilowe w serwisach społecznościowych specjalizujących się w kontaktach zawodowo-biznesowych, takich jak Xing czy Linkedin, również kształtują publiczny wizerunek kandydata i mogą stanowić uzupełnienie aplikacji.

Deborah Dudda-Luzzato ma zupełnie inne zdanie: „Profesjonalne sesje fotograficzne dla zdjęć do podania o pracę to strata czasu i pieniędzy. Nie interesuje nas, jak wygląda kandydat.”

3) „Większość wakatów jest obsadzana przez osoby z wewnątrz firmy lub po znajomości”

„Gdyby to była prawda, wszyscy headhunterzy i rekruterzy byliby bezrobotni” – mówi Ostermann. Jednocześnie zaznacza, że firmy rzeczywiście lubią obsadzać stanowiska w ramach rekrutacji wewnętrznej, ponieważ znają już mocne i słabe strony kandydata i mają pewność, że ten z kolei bardzo dobrze zna firmę.

Im niższy szczebel hierarchii, tym większe prawdopodobieństwo, że relacje osobiste, zwane też „witaminą B”, będą miały znaczenie w procesie rekrutacyjnym: „Jeśli operator wózka widłowego poleca kumpla jako nowego współpracownika, może być tak, że to właśnie jego znajomy będzie miał większe szanse na otrzymanie pracy.”

Z kolei Dudda-Luzzato podkreśla, że liczy się doświadczenie i CV kandydata: „Jeśli ktoś nie spełnia wymagań, to nawet znajomości nie pomogą.”

4) „Składanie podań o pracę tuż przed końcem roku nie ma sensu”

„Świat nie kończy się ani w Boże Narodzenie, ani w Sylwestra, więc to stwierdzenie jest ewidentnie mitem” – wyjaśnia Ostermann. Pod koniec roku dział HR może co najwyżej przebywać na urlopie i proces aplikacyjny może potrwać nieco dłużej niż zwykle. „Tak długo, jak ogłoszenie o pracę jest dostępne, powinno się aplikować”. Jeśli jednak oferta została zamieszczona kilka miesięcy temu, może się okazać, że stanowisko zostało już obsadzone i zapomniano o tym, by usunąć ogłoszenie.

Robindro Ullah uważa, że warto aplikować na przełomie roku, bo wówczas jest jeszcze szansa na to, że zostanie się uwzględnionym w planie naboru pracowników danej firmy na kolejny rok.

5) „Aplikacje składa się obecnie wyłącznie online”

„To prawda” – mówi Dudda-Luzzato. „W nielicznych branżach wciąż istnieją aplikacje offline, dokumenty składane są w formie papierowej. Tak bywa na przykład w branży logistycznej czy spożywczej.”

Ogólnie jednak zaleca, by zawsze przesyłać aplikacje w formie elektronicznej. Dzięki temu nawet w obecnych czasach, gdy w wielu firmach pracuje się w trybie home office, dokumenty bez problemu docierają do przedsiębiorstwa i kandydaci szybciej otrzymują informację zwrotną.

„Ponadto firmy muszą spełnić wiele wymagań związanych z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, a w większości przypadków jest to łatwiejsze w świecie online” – wyjaśnia specjalista ds. rekrutacji Ullah.

6) „Lepiej nie wspominać o niektórych zainteresowaniach”

Kiedy mówi się o tym, że nie wolno mówić o sportach ekstremalnych, Dudda-Luzzato się śmieje: „Nikt nie zwraca na to uwagi. Nie obchodzi nas, czy ktoś ma ekstrawaganckie hobby”. Ponieważ pracuje w przemyśle modowym, wie, że na przykład w tej branży nawet rzucające się w oczy tatuaże nie mają żadnego znaczenia.

W dużej mierze zależy to więc od stanowiska i zakresu obowiązków. Ale jeśli ktoś ubiega się o konkretne stanowisko, sposób spędzania przez niego czasu wolnego i obecność w mediach społecznościowych powinny do niego pasować. To, co jest nieistotne na przykład w przypadku zatrudnienia w branży logistycznej, może być nieodpowiednie na stanowisku kierowniczym.