Jak ubiegać się o pracę w Niemczech online? Oto wskazówki dotyczące treści i formularzy

Ubieganie się o pracę online zastępuje wysyłanie dokumentów pocztą. Tutaj wystarczy kilka kliknięć – a list motywacyjny, CV i inne załączniki trafiają do rekrutera. Firmy mogą łatwiej przetwarzać dane, a proces rekrutacji przebiega szybciej. Dzięki składaniu aplikacji przez internet zarówno firmy, jak i kandydaci oszczędzają czas i pieniądze. Ale właśnie tutaj czają się niebezpieczeństwa: w przypadku formularzy internetowych łatwiej popełnić błąd. Pokazujemy, jakie pułapki na Was czyhają i podpowiadamy, jak zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie…

Online-Bewerbung – jak ubiegać się o pracę w Niemczech przez internet?

Oba terminy – „E-Mail Bewerbung” i „Online-Bewerbung” – są często używane jako synonimy. To błąd! Chociaż obie formy składania podań o pracę są dokonywane w drodze elektronicznej, to jednak różnią się między sobą:

W przypadku „E-Mail-Bewerbung” kandydaci przygotowują dokumenty aplikacyjne w standardowy sposób, po czym wysyłają je jako jeden dokument w formacie PDF załączając go do wiadomości e-mail.
W przypadku „Online-Bewerbung” podanie jest składane za pomocą formularza online znajdującego się na stronie internetowej firmy lub portalu, za pośrednictwem którego można aplikować. Pola do wypełnienia są uprzednio zdefiniowane, a ewentualnie poszczególne dokumenty można przesłać w formacie PDF.

O czym należy pamiętać, ubiegając się o pracę w Niemczech przez internet?

Oto najważniejsze zasady dotyczące „Online-Bewerbung”:

Podanie składane w formie elektronicznej musi być przygotowane tak samo starannie, jak klasyczne podanie o pracę.
Zawsze należy wypełnić WSZYSTKIE pola formularza. W przeciwnym razie aplikacja zostanie uznana za niekompletną.
Warto wykorzystać pola tekstowe, aby pokazać swoją pasję i osobowość.
Należy zawsze używać odpowiedniego języka – nie stosować żargonu ani skrótów.
Należy upewnić się, że spełnione zostały WSZYSTKIE wymagania wymienione w ogłoszeniu o pracę.
Załączniki są łączone w jeden plik PDF, nie większy niż 5 MB. Nie przesyła się plików ZIP.
Warto podać poważny adres e-mail w polu zawierającym dane kontaktowe. Idealny adres: imię@nazwisko.de.
Przed wysłaniem aplikacji powinno się sprawdzić wszystkie pola i poprawność pisowni.
Warto regularnie sprawdzać filtr spamu, aby upewnić się, że nie trafiła tam przypadkiem jakaś odpowiedź od potencjalnego przyszłego pracodawcy.

Jak przygotować idealną aplikację online

Obecnie można wygodnie składać podanie o pracę przy użyciu komputera, laptopa, a nawet smartfona. Większości formularzy internetowych nie trzeba wypełniać po kolei. Wiele narzędzi umożliwia wygodne poruszanie się po aplikacji, dzięki czemu można z wyprzedzeniem zapoznać się z wymaganiami i dowiedzieć się, jakie dane należy wypełnić i jakie dokumenty przesłać.

W przypadku pytań i wątpliwości, nie obawiajcie się zadzwonić do działu HR i zapytać. Większość rekruterów jest wdzięczna za informację zwrotną, jeśli proces rekrutacji jest niejasny. Bądźcie przy tym uprzejmi i zadawajcie konkretne pytania. Żaden rekruter nie chce udzielać indywidualnych porad dotyczących aplikacji.

Dane osobowe

Każda aplikacja online rozpoczyna się od podania informacji o stanowisku, o które się ubiegacie (należy podać numer referencyjny!) oraz swoich danych osobowych, takich jak imię, nazwisko, adres, telefon, e-mail, data i miejsce urodzenia. Czasami również należy podać swój stan cywilny. Wypełnijcie wszystkie pola bardzo starannie! Wystarczy jedna literówka lub czeski błąd i nie będzie można się z Wami skontaktować.

Używajcie tych samych danych kontaktowych we wszystkich dokumentach i profilach online. Jeśli podajecie prywatny adres e-mail, upewnijcie się, że brzmi on poważnie. Odpowiedni będzie neutralny adres e-mail w stylu: imię[email protected]. Należy unikać nazw i adresów typu „[email protected]” lub „[email protected]”.

Pole na tekst dowolny

Wiele formularzy aplikacyjnych online posiada pole, w którym można wpisać dowolny tekst (Freitextfeld). Oczekuje się tutaj pewnego rodzaju listu motywacyjnego. Należy jednak zwrócić uwagę na to, czy nie są narzucone limity znaków.

Jednocześnie postarajcie się zachować przejrzysty układ tekstu i czytelną strukturę, stosując m.in. krótkie akapity i punktory. Ważne: używajcie słów kluczowych z ogłoszenia o pracę, które dotyczą wymagań dla danego stanowiska. Zwiększa to szanse na otrzymanie pracy.

Zróbcie zrzut ekranu każdej strony internetowej PO jej wypełnieniu i użyjcie wydruków, aby przygotować się do późniejszej rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli pojawią się pytania dotyczące podanych informacji, łatwiej Wam będzie przypomnieć sobie ich treść.

Znaki specjalne

Uwaga na znaki specjalne: symbol euro może prowadzić do niezamierzonych pomyłek przy podawaniu oczekiwań płacowych, jeśli wersja programu odbiorcy zrobi z niego inny znak. Lepiej jest napisać „EUR” lub „Euro”.

Kompletność

Wasza aplikacja online musi być kompletna. Zanim cokolwiek wyślecie, sprawdźcie, czy na pewno wypełniliście WSZYSTKIE pola w formularzu zgłoszeniowym. Ponieważ tzw. parsery CV zazwyczaj dokonują wstępnej selekcji zgłoszeń przesyłanych online, nie ma co liczyć na litość. Maszyna działa jak algorytm: każdy, kto pozostawi wymagane pola puste, zapomni o załącznikach lub nie wymieni wymaganych kwalifikacji, zostanie odrzucony.

Upewnijcie się, że w swoim CV poprawnie nazywacie specjalistyczną wiedzę lub umiejętności językowe. Poziomy znajomości języka od A1 do C2 są często błędnie interpretowane przez parsery CV jako kategorie prawa jazdy. Dlatego lepiej jest opisać w nawiasie poziom znajomości języka jako podstawowy („Grundkenntnisse”), dobry („gute Kenntnisse”) lub biegły („verhandlungssicher”), aby nie zmniejszać swoich szans na znalezienie pracy.

Załączniki

Jeśli zostaniecie poproszeni o przesłanie CV lub zeskanowanych certyfikatów, uważajcie, aby nie przesadzić z ilością załączników. Górną granicę stanowią maksymalnie trzy listy polecające i tyle samo certyfikatów. Nie należy ich jednak przesyłać pojedynczo, ale wcześniej połączyć w jednym pliku PDF. W ten sposób rekruter nie musi pobierać lub otwierać tak wielu plików. Zdjęcie kandydata powinno być dołączone do CV.

Należy przygotować następujące dokumenty w formacie PDF:

list motywacyjny
życiorys
świadectwa
listy polecające
referencje
certyfikaty
próbki pracy

Właściwe nazewnictwo plików

Nadajcie ostatecznemu plikowi PDF unikalną nazwę. Nie tylko „Lebenslauf.docx” lub „bewerbung.pdf”. Złe nazwy to: „2020_09-01.pdf”, „Version_01.pdf”,„bewerbung.pdf”. Poprawna nazwa pliku powinna zawierać Wasze imię i nazwisko. Przykład prawidłowej nazwy to: „Bewerbung-Max-Mustermann.pdf”. Alternatywnie można również podać tytuł stanowiska w nazwie pliku, na przykład: „Bewerbung-Susanne-Mustermann-Juniorconsultant.pdf”. Ułatwi to późniejsze przyporządkowanie plików do odpowiedniej oferty pracy.

Rozmiar pliku

Większość formularzy zawiera jasne wytyczne dotyczące aplikacji online. Na przykład: maksymalnie 1 MB na plik lub maksymalnie 5 MB łącznie. Jeśli CV lub list motywacyjny zajmują zbyt dużo miejsca w pamięci, należy wcześniej skompresować lub zmniejszyć wszelkie załączone obrazy lub skany. Nie powinniście załączać plików ZIP. Nie każdy rekruter będzie w stanie je otworzyć.

Podpis

Często się o nim zapomina, ponieważ w aplikacji online nie ma dokumentu w formie papierowej. Jednak podpis musi być zawarty również w podaniu składanym przez internet. Jest on dowodem na to, że wszystkie podane informacje są prawdziwe. Zeskanujcie swój podpis i dodajcie go na przykład na końcu listu motywacyjnego i CV, zanim prześlecie dokumenty na platformę.

Profile online

Warto pamiętać o tym, że rekruterzy również korzystają z internetu, aby uzyskać obraz kandydatów. Dlatego przed wysłaniem aplikacji online sprawdźcie swoje profile na Linkedin, Xing, Instagramie czy Facebooku. Zaktualizujcie konta i zaprezentujcie się tam jak profesjonaliści.

Sprawdzenie

Zanim naciśniecie przycisk „Senden” („Wyślij”), sprawdźcie jeszcze raz wszystkie podane informacje i załączniki. Złe wrażenie robią zwłaszcza błędy w CV. Błędy formalne i niechlujstwo często prowadzą do odrzucenia podania. Aplikując online, dajcie sobie wystarczająco dużo czasu na korektę.

Filtr spamu

Z reguły pracodawca wysyła wiadomość e-mail z potwierdzeniem wpłynięcia aplikacji online. Dzięki temu macie pewność, że uczestniczycie w procesie selekcji. Po jego zakończeniu przychodzi kolejne powiadomienie – o przyjęciu lub odrzuceniu kandydatury. Regularnie sprawdzajcie filtr spamu, jeśli nie otrzymacie tych wiadomości.

Jak dobrze napisać aplikację online?

Praca za jednym kliknięciem myszki: wydaje się, że to proste. Trzeba jednak pamiętać o tym, że liczy się jakość, a nie ilość i że warto zachować najwyższą staranność. Aplikacja jest zawsze pierwszą próbką pracy.

Pisanie aplikacji online: jak wyróżnić się z tłumu

Aplikacja online ma jedną dużą wadę: każda wygląda tak samo. W końcu wszystkie są tworzone i wysyłane przy użyciu tego samego formularza. Jedyną szansę nadania im indywidualnego charakteru stwarzają przesyłane dokumenty.

Zalety ubiegania się o pracę przez internet

W porównaniu do klasycznego podania na papierze wysyłanego pocztą, aplikacja online ma wiele zalet:

Koszty
Ponieważ nie ma kosztów wysyłki, drukowania i teczki na dokumenty aplikacyjne, złożenie podania drogą elektroniczną jest znacznie tańsze od tradycyjnej formy ubiegania się o pracę i papierowych dokumentów.
Szybkość
Trudno o szybszą formę ubiegania się o pracę niż ta realizowana przez internet. Wystarczy jedno kliknięcie, aby dokumenty dotarły do firmy i odbiorcy. Praktycznie w czasie rzeczywistym.
Multimedialność
Aplikując online można łatwo dołączyć linki, pliki audio i wideo. Wszystkie elementy multimedialne i próbki pracy dopełniają całości.
Rozpatrzenie
Co więcej, aplikacja online może być szybko i wygodnie rozpatrywana lub przesyłana dalej. Oszczędza to również czas i pieniądze pracodawców – a niekiedy pozwala na szybką odpowiedź.

Baza danych kandydatów: alternatywa dla aplikacji online

Zamiast aplikować online, możecie również zadbać o to, by to rekruterzy znaleźli Was – za pomocą bazy danych kandydatów. Osoby poszukujące pracy rejestrują się tam bezpłatnie i tworzą profil kandydata lub przesyłają swoje CV. Pracodawcy i rekruterzy poszukujący nowych pracowników przeszukują tę bazę i mogą kontaktować się bezpośrednio z odpowiednimi kandydatami (tzw. active sourcing).

Bazy danych kandydatów są szczególnie interesujące w sektorach i zawodach, w których brakuje wykwalifikowanych pracowników. Co więcej, kandydaci zyskują dostęp do ukrytego rynku pracy. Jest on prawie dwukrotnie większy niż oficjalny rynek pracy i odpowiada za około 66 procent wakatów.

Co napisać w wiadomości e-mail dotyczącej aplikacji online?

Odpowiedź jest krótka: nic. Aplikacje online są wypełniane na platformie, nie ma potrzeby wysyłania wiadomości e-mail. Wato podkreślić, że jeśli w ogłoszeniu o pracę wymagana jest konkretna forma składania podania, należy aplikować dokładnie w taki sposób! Każda inna forma będzie skutkować utratą punktów, a nawet szansy na otrzymanie pracy.

Czy warto stworzyć stronę internetową na potrzeby aplikacji?

Strona internetowa stworzona na potrzeby aplikacji (Bewerbungshomepage /„Über-Mich-Seite”, czyli „strona o mnie”) oferuje większą swobodę niż formularze aplikacji online. Wielu dostawców (na przykład 1&1, T-Online lub Strato) umożliwia stworzenie własnej strony internetowej w formie systemu modułowego. W tym przypadku kupujecie domenę (URL) od dostawcy usług internetowych i otrzymujecie różne projekty i struktury do wyboru, które musicie tylko wypełnić treścią. Koszty z tym związane wynoszą średnio pięć euro miesięcznie. Umiejętności programowania nie są wymagane.

Dodatkowa zaleta: stworzona przez Was strona internetowa może być używana na potrzeby ubiegania się o pracę w różnych przedsiębiorstwach. W tym celu należy utworzyć osobne strony i wysłać tylko ich adresy URL lub zabezpieczyć je hasłem, aby osoba rekrutująca widziała tylko stronę przeznaczoną dla niej. Zawartość strony kandydata może być następująca:

szczegółowe informacje na temat dotychczasowych projektów i sukcesów zawodowych
próbki pracy (na przykład w branży kreatywnej)
szczegóły dotyczące działalności wolontariackiej
zebrane referencje i listy polecające
filmy na potrzeby aplikacji (więcej na ten temat w dalszej części artykułu)

Wideo na potrzeby aplikacji online?

Nowym trendem jest osobiste wideo aplikacyjne, w którym zwracacie się bezpośrednio do rekrutera. Możecie w nim również odpowiedzieć na typowe pytania zadawane podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Opowiadajcie jednak tylko o istotnych rzeczach. Wszystko, co nie pasuje do oferowanego stanowiska, należy pominąć. Możecie zamieścić odnośnik do własnej strony internetowej lub filmu używając na przykład takiego sformułowania:

Falls ich Ihr Interesse geweckt habe, finden Sie weitere Informationen über mich auf meiner Homepage unter: max-muster.de.

Wprawdzie własna strona internetowa jest jedynie uzupełnieniem aplikacji online. Dzięki niej możecie jednak wyróżnić się z tłumu i przekazać rekruterowi więcej informacji na swój temat.

Brak informacji zwrotnej – co zrobić?

Co należy zrobić, jeśli wybrany pracodawca nie skontaktuje się z Wami i nie otrzymacie odpowiedzi na aplikację online? Dajcie pracodawcy co najmniej dwa tygodnie na przejrzenie nadesłanych zgłoszeń. Jeśli zadzwonicie i będziecie naciskać po dwóch dniach, nie zrobicie dobrego wrażenia.

Po dwóch lub trzech tygodniach możecie zwrócić się z zapytaniem w tej sprawie – telefonicznie lub mailowo – ale w sposób uprzejmy i bez wyrzutów. Możecie napisać, że zdajecie sobie sprawę z ilości pracy rekrutera, przez co podkreślicie, że nie macie pretensji o długi czas oczekiwania na odpowiedź. Wspomnijcie o tym, że powiedzmy dwa tygodnie temu aplikowaliście na stanowisko _____, numer referencyjny _____ i zapytajcie na jakim etapie jest obecnie proces rekrutacji. Możecie posłużyć się poniższym przykładem:

Ich bin mir bewusst, dass Sie viel Arbeit haben. Daher will ich Sie nicht lange aufhalten. Ich hatte mich vor zwei Wochen bei Ihnen auf die Stelle als _____, Kennziffer _____ beworben. Könnten Sie mir kurz etwas zum Zwischenstand des Bewerbungsverfahrens sagen?

Ogólnie rzecz biorąc, im mniejsza firma, tym wcześniej można zapytać o złożone przez siebie podanie o pracę. W większych przedsiębiorstwach i koncernach liczba kandydatów jest zwykle większa. Proces selekcji zajmuje w związku z tym więcej czasu. Niekiedy może to trwać nawet do sześciu tygodni.