„Jeszcze tylko zgarnę Weihnachtsgeld i już mnie nie ma!” Chcąc uchronić się przed takimi „niespodziankami” ze strony pracowników, pracodawcy często zawierają w umowie o pracę klauzule zobowiązujące zatrudnionych do zwrotu pewnych płatności dokonanych na ich rzecz w przypadku ich odejścia z firmy przed upływem określonych terminów (tzw. Rückzahlungsklauseln). Ich celem jest zatrzymanie pracowników w przedsiębiorstwie. Ale czy takie zapisy są skuteczne?
Klauzule zwrotu płatności dotyczą różnych obszarów
Zasadniczo trzeba rozróżnić, czego konkretnie dotyczy klauzula zwrotu płatności, wyjaśnia Peter Meyer, ekspert w dziedzinie prawa pracy z Berlina. W grę wchodzą między innymi następujące płatności:
– Weihnachtsgeld: według Petera Meyera klauzule dotyczące zwrotu dodatków bożonarodzeniowych należą do klasyki. Zasadniczo jest możliwość uzgodnienia przez pracodawców i pracowników, że np. premia świąteczna wypłacona w listopadzie musi zostać zwrócona, jeśli pracownik odejdzie z firmy przed 1 kwietnia następnego roku.
– koszty przeprowadzki: w tej kwestii obowiązują podobne przepisy, jak twierdzi prawnik z Berlina. Pracodawcy mogą obiecać pracownikom, że pokryją koszty ich przeprowadzki, a w klauzuli zwrotu zastrzec, że pracownik będzie musiał zwrócić otrzymane środki, jeśli rozwiąże stosunek pracy przed upływem określonego terminu.
Powinna być przy tym zachowana zasada proporcjonalności. Na przykład jeśli koszty przeprowadzki wynoszą 10.000 euro, pracownik może być zobowiązany do ich zwrotu, jeśli odejdzie z firmy przed upływem pięciu lat.
Klauzule nie mają zastosowania do premii za osiągnięcia
– premia związana z pandemią koronawirusa: jeśli premia wynagradza już wykonaną pracę lub, w przypadku premii wypłacanych w okresie pandemii COVID-19, ponadprzeciętne obciążenie pracownika będące wynikiem trudnej sytuacji pandemicznej, wówczas klauzula zwrotu jest nieważna. Taką decyzję podjął również Sąd Pracy w Oldenburgu (sygn. akt: 6 Ca 141/21) w orzeczeniu wydanym w maju 2021 roku.
Sąd stwierdził: pracodawca nie może domagać się zwrotu bonusu finansowego związanego z pandemią koronawirusa w wysokości 550 euro, nawet jeśli umowa o pracę przewiduje obowiązek zwrotu w przypadku gdy pracownik opuści firmę w ciągu dwunastu miesięcy.
Nie bez znaczenia jest też wysokość kwoty, jaka została wypłacona pracownikowi, mówi Meyer. Jeśli jest ona bardzo niska, zobowiązywanie pracownika do jej zwrotu może zasadniczo być niedopuszczalne.
– kształcenie, doskonalenie zawodowe i podnoszenie kwalifikacji: według Petera Meyera, jeśli chodzi o zwrot kosztów szkolenia lub dokształcania, zawsze musi istnieć jasny zapis w umowie o pracę lub w obowiązującym układzie zbiorowym.
Uzgodnienia dotyczące dofinansowania dalszego kształcenia i warunków zwrotu kosztów poniesionych na ten cel przez pracodawcę powinny być zawsze poczynione przed rozpoczęciem dokształcania, tak by pracownik mógł swobodnie zdecydować, czy chce przyjąć wsparcie pracodawcy w tym zakresie i zaakceptować związaną z tym klauzulę zwrotu.
„Są tu jednak pewne granice” – dodaje Meyer. Na przykład pewne koszty dokształcania co do zasady muszą być zawsze pokrywane przez pracodawcę. Należą do nich na przykład koszty szkoleń wewnątrzzakładowych, szkolenia rady zakładowej, czy kontynuacja wypłaty wynagrodzenia w przypadku urlopu szkoleniowego.
Jeśli chodzi o szkolenie, w ramach którego pracownicy mają na przykład przygotować się do funkcjonowania w cyfrowym środowisku pracy, trzeba wyjaśnić, jaki interes za tym stoi. Jeśli zdobycie nowych kwalifikacji leży głównie w interesie pracodawcy, klauzule zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów są z reguły nieważne – wyjaśnia Meyer.
Czy pracownik odnosi korzyść ekonomiczną?
Jednak to właśnie w tej kwestii często dochodzi do sporów. Według specjalisty w dziedzinie niemieckiego prawa pracy decydującym czynnikiem może być to, w jakim stopniu dokształcanie przynosi korzyść ekonomiczną pracownikowi – na przykład dlatego, że po ukończeniu szkolenia ma on znacznie wyższe kwalifikacje i większe szanse na rynku pracy. Z drugiej strony klauzula zwrotu nie powinna być dla pracownika ciągłym uwiązaniem.
Nie bez znaczenia jest też wysokość kosztów kursu. Peter Meyer podaje przykład: jeśli pracodawca finansuje szkolenie, które trwa około jednego miesiąca i kosztuje od 3.000 do 4.000 euro, to generalnie dopuszczalne jest związanie pracownika z firmą na okres od sześciu do dwunastu miesięcy po zakończeniu szkolenia poprzez zapis w umowie przewidujący obowiązek zwrotu kosztów kursu w przypadku odejścia z firmy przed upływem tego terminu.
Jeżeli natomiast szkolenie trwa sześć miesięcy lub cały rok i jest odpowiednio droższe, może to w niektórych przypadkach uzasadniać zobowiązanie pracownika do pozostania w firmie przez okres do trzech lat. Jeżeli zdecyduje się odejść wcześniej, będzie musiał zwrócić pracodawcy pieniądze za kurs.
