Zwykły dojazd do lub z pracy nie wlicza się w Niemczech do czasu pracy. W przypadku podróży służbowej sprawa jest znacznie bardziej skomplikowana. Jeśli podróżujecie na polecenie swojego szefa, to dojazd i powrót z podróży służbowej mogą być uznane za czas pracy, za który przysługuje Wam odpowiednie wynagrodzenie. Zależy to jednak od konkretnych okoliczności. Oto co warto wiedzieć na temat podróży służbowych i tego, kiedy są one wliczane do czasu pracy.
Definicja: czym jest podróż służbowa?
Podróże służbowe to wyjazdy w celach zawodowych, w związku z którymi pracownik na pewien czas przenosi się ze swojego zwykłego miejsca pracy do innej lokalizacji. A zatem podczas podróży służbowej pracownik nie wykonuje obowiązków zawodowych w swoim stałym miejscu pracy, lecz w innym miejscu. Jeśli szef wysyła swojego pracownika do innego miasta lub nawet innego kraju, bo ten musi tam podjąć się jakiegoś zadania, to wyjazd ten określamy mianem podróży służbowej. W przypadku bardzo krótkich dystansów w tej samej części miasta używa się terminu „Dienstgang”. Jedynie w przypadku dłuższych dystansów można użyć określenia „Dienstreise”.
To, jak długo trwa podróż służbowa, zależy od spotkania, zadania i czasu potrzebnego na dojazd. Niektóre podróże służbowe trwają tylko kilka godzin, ale niejednokrotnie zdarzają się wyjazdy na parę dni lub cały tydzień. Po zrealizowaniu zadania pracownik wraca do swojego zwykłego miejsca pracy.
Typowe podróże służbowe
Do podróży służbowych zalicza się np. wyjazdy w następujących celach:
- spotkania z klientami
- spotkania z dostawcami
- spotkania ze współpracownikami w innych lokalizacjach firmy
- wystawy
- targi
- seminaria
- konferencje
- kontakt z innymi firmami
- imprezy, wydarzenia
W przypadku nauczycieli i trenerów/instruktorów, wyjazdy klasowe i wycieczki również zaliczają się do podróży służbowych.
Podróż służbowa a czas pracy: czy za czas spędzony w podróży służbowej przysługuje wynagrodzenie?
Jeśli podczas podróży służbowej pracujecie sześć godzin dziennie na miejscu, musi to być wynagradzane tak jak normalny czas pracy. Natomiast wiele dyskusji toczy się na temat samego przejazdu: czy za ten czas również powinno przysługiwać wynagrodzenie? Niemiecka ustawa o czasie pracy (niem. Arbeitszeitgesetz) nie precyzuje tego. Kluczowe dla oceny mogą być poniższe trzy aspekty:
- podróż służbowa w czasie normalnych godzin pracy
Jeśli podróż służbowa odbywa się w stałych godzinach pracy pracownika, czas podróży jest traktowany jako czas pracy. Na przykład, jeśli zwykle pracujecie od 9.00 do 17.00, wyjeżdżacie w podróż służbową samochodem o 11.00 i przyjeżdżacie z powrotem do biura o 16.00, to czas przejazdu jest uznawany za czas pracy – i odpowiednio wynagradzany.
- wykonywanie obowiązków zawodowych podczas podróży służbowej
Jeśli podróżujecie poza godzinami pracy, wszystko zależy od tego, czy w czasie podróży na polecenie szefa wykonujecie zadania służbowe, czy też nie. Jeśli siedzicie w samolocie lub pociągu i przygotowujecie się do spotkania, przeglądacie dokumenty lub odpowiadacie na maile, to jest to uznawane za czas pracy. Jeśli natomiast czytacie gazetę lub śpicie, to czas podróży jest traktowany jako okres odpoczynku.
- wskazanie środka transportu
To, czy czas podróży jest jednocześnie czasem pracy, może zależeć od tego, jaki środek transportu zaleci Wam szef. Jeśli podróżujecie pociągiem lub samolotem, a na czas podróży nie macie przydzielonych zadań służbowych, jest to czas wolny – możecie się zrelaksować i swobodnie zarządzać swoim czasem.
Jeśli natomiast pracodawca zadecyduje, że musicie sami dojechać na miejsce samochodem, to czas dojazdu jest wliczany do czasu pracy. Działacie na polecenie szefa i nie możecie swobodnie zorganizować sobie czasu. Jeśli jedziecie razem ze współpracownikami, to może to być z kolei uznane za czas wolny dla pasażerów, pod warunkiem, że nie muszą oni po drodze pracować. Jeżeli szef pozostawia Wam wybór w kwestii środka transportu, to podróż samochodem nie jest uznawana za czas pracy. Ostatecznie mogliście przecież wsiąść do pociągu i odpocząć.
Ochrona przed wypadkami w podróży służbowej
Ustawowa ochrona przed wypadkami ma zastosowanie do podróży i czynności związanych z wykonywaną pracą zawodową. Oznacza to, że jeśli będziecie mieli pecha i podczas prezentacji skręcicie kostkę, będziecie objęci ustawową ochroną przed wypadkami. Jednak w trakcie każdej podróży służbowej są też okresy odpoczynku i czas wolny: czas po pracy, kiedy na przykład śpicie lub wychodzicie wieczorem do miejscowego pubu na piwo.
Jeśli zatem rano przed wyjściem do pracy poślizgniecie się w hotelowej łazience lub upadniecie wieczorem w drodze do pubu, nie zostanie to zaklasyfikowane jako wypadek przy pracy, lecz jako zwykły wypadek, a koszty z tym związane zostaną pokryte z własnego ubezpieczenia zdrowotnego.
Koszty podróży służbowej: kto płaci?
Wydatki na przejazdy i zakwaterowanie, wyżywienie i inne koszty związane z podróżą służbową są zwracane przez pracodawcę. Odpowiednie regulacje można często znaleźć w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu zakładowym.
Aby uzyskać zwrot pieniędzy od pracodawcy, wiele firm wymaga przedłożenia zestawienia kosztów podróży. W tym celu należy:
- zbierać faktury i paragony
Tylko w ten sposób będziecie w stanie dokładnie udowodnić swoje wydatki. Upewnijcie się, że podaliście poprawne dane. Oszustwa związane z wydatkami to popularny powód zwolnień. - w miarę możliwości unikać przejazdów taksówkami
Pracodawcy nie patrzą na nie przychylnym okiem, bo są droższe od komunikacji publicznej. Dodatkowo sprawę komplikują różne stawki podatkowe – w zależności od tego, czy trasa przejazdu nie przekracza 50 kilometrów, czy też jest dłuższa.
Dodatkowe koszty podróży, takie jak opłaty parkingowe, telefoniczne, czy nawet napiwki, również mogą być pokrywane przez pracodawcę.
Dieta za czas podróży służbowej
Podróż służbowa zwykle pociąga za sobą zwiększone koszty wyżywienia. Stąd pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową w ramach wykonywanej pracy przysługuje rekompensata zwana dietą (niem. Verpflegungsmehraufwand). W zależności od tego, jak długo jesteście w trasie i czy podróż odbywa się w Niemczech czy za granicą, przysługują Wam różne kwoty:
- Podróż krajowa
Jeśli jesteście w drodze dłużej niż osiem godzin w ciągu dnia, możecie ubiegać się o 14 euro diety za czas podróży służbowej. Jeśli podróż trwa co najmniej 24 godziny, dieta wynosi 28 euro. Za dzień przyjazdu i wyjazdu kształtuje się ona na poziomie 14 euro.
- Podróż zagraniczna
Jeśli wyjeżdżacie w podróż służbową za granicę, mogą obowiązywać różne kwoty. Są one oparte na ogólnych kosztach życia w danym kraju. Przegląd kwot dla poszczególnych krajów znajdziecie na stronie internetowej https://karrierebibel.de/verpflegungsmehraufwand/.
Co powinno być uregulowane w umowie o pracę
Niekiedy niejasne przepisy prowadzą do dyskusji i sporów między pracownikami a pracodawcami. Jeśli można przewidzieć, że będziecie dużo podróżować służbowo, Wasza umowa o pracę powinna poruszać kwestię podróży służbowych i wyraźnie regulować tak ważne zagadnienia, jak:
- czas pracy (nadgodziny, wynagrodzenie)
- wydatki (środki transportu, parking, wybór hotelu, zaproszenia)
- zniżki na podróże (kto może wykorzystać mile premiowe?)
- ubezpieczenie podróżne (kto ponosi koszty?)
- szczepienia (jeśli są konieczne, czy pracodawca za nie zapłaci?)
Kiedy zaczyna się i kończy podróż służbowa?
Podróż służbowa to wykonywanie obowiązków zawodowych w innym miejscu, ale kiedy oficjalnie zaczyna się i kończy podróż służbowa? Decydującym czynnikiem nie jest tutaj moment dotarcia do celu.
Podróż służbowa rozpoczyna się w momencie wyjazdu – albo z domu, albo z miejsca pracy, jeżeli stamtąd wyjeżdżacie. Analogicznie, kończy się ona w momencie powrotu do tego samego miejsca.
Czy można odmówić wyjazdu służbowego?
Nie każdy jest zachwycony, gdy szef zapowiada 4-tygodniowy wyjazd służbowy. Jeśli w umowie o pracę znajduje się zapis, że pracownik musi wyjeżdżać służbowo, gdy jest to niezbędne dla wykonywania jego zadań, trudno odmówić. Jest to obowiązek wynikający z prawa pracy i szef może go egzekwować.
Nawet jeśli w umowie nie ma takiego zapisu, to i tak szef może zlecić wyjazd służbowy. Wynika to z przysługującego mu prawa do wydawania poleceń. Prawo to umożliwia przełożonemu wydawanie bardziej szczegółowych instrukcji dotyczących pracy oraz wskazywanie, jak lub gdzie macie wykonywać swoją pracę. Jeśli odmówicie, możecie otrzymać upomnienie. Jeśli macie dobre i uzasadnione powody, takie jak konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem lub nad krewnym, zapewne większość pracodawców okaże zrozumienie. Szczera rozmowa jest najlepszym rozwiązaniem.
Noclegi podczas podróży służbowej
Często błędnie przyjmuje się, że pracodawca może wskazać hotel, w którym mają przenocować jego pracownicy. W rzeczywistości jednak firma może jedynie określić, jakie koszty są dla niej akceptowalne, gdy chodzi o zakwaterowanie. Jeśli pracownik się do tego zastosuje, może równie dobrze sam wybrać hotel.
Jeżeli jednak przesadzi, będzie musiał ponieść konsekwencje. Także oszustwa związane z wydatkami mogą go sporo kosztować. Przykład: pracownik, który świadomie oszukuje przy rozliczeniu podróży służbowej – np. zabiera żonę w podróż służbową, a następnie przedstawia pracodawcy rachunek na wyższą kwotę za dwuosobowy pokój w hotelu utrzymując, że są to koszty poniesione na zakwaterowanie w pokoju jednoosobowym. W najgorszym wypadku może to doprowadzić do zwolnienia z pracy.
Co z czasem wolnym podczas podróży służbowej?
Jeśli wybieracie się w dłuższą podróż służbową, to bez wątpienia chcecie umilić sobie pobyt. Jest to dozwolone, o ile nie wpłynie to negatywnie na Waszą pracę. Czy to wizyta w muzeum, czy zwiedzanie miasta z przewodnikiem lub jeszcze inna forma spędzania wolnego czasu – wszystko jest dopuszczalne, ale pracownik musi za to zapłacić sam, bo nie jest to czas pracy, a przyjemności w czasie prywatnym.
Podróże służbowe: co możecie zrobić z milami premiowymi?
Pracownicy dużych międzynarodowych firm często gromadzą dużo mil premiowych. Niestety, nie mogą one być wykorzystane do celów prywatnych, np. na kolejny wyjazd urlopowy. Dopóki nie ma wyraźnej zgody pracodawcy, mile premiowe należą do firmy, nawet jeśli pracownik nie został o tym poinformowany.
Choć wiele linii lotniczych w swoich ogólnych warunkach przewozu podaje, że nie można przekazywać mil premiowych innym osobom, nie zmienia to faktu, że faktycznym właścicielem jest pracodawca. Może on zażądać, aby mile premiowe były wykorzystywane wyłącznie na podróże służbowe (wyrok Okręgowego Sądu Pracy w Hamm, sygn. akt 14 Sa 496/05 i orzeczenie Federalnego Sądu Pracy, sygn. akt 9 AZR 500/05). Jeśli są one wykorzystywane w celach prywatnych, istnieje ryzyko otrzymania upomnienia lub nawet wypowiedzenia umowy o pracę.
Mile premiowe jako alternatywa dla podwyżki pensji?
Spornym zagadnieniem jest kwestia udowodnienia ilości zgromadzonych mil premiowych: są one bowiem zapisywane na prywatnym koncie pracownika. Pracodawcom zaleca się więc, aby zadbali o przejrzystość w tej kwestii. Mile premiowe to korzyść pieniężna. Przydają się w negocjacjach płacowych z pracownikiem, jeśli nie jest możliwa podwyżka wynagrodzenia.
Porady dotyczące podróży służbowych ze współpracownikami
Wyjazd służbowy ze współpracownikami może być udanym przedsięwzięciem. Dobrze, jeśli towarzyszy mu owocna współpraca, harmonia i wzajemne wsparcie. Ale podróż może być też męcząca, stresująca i trudna do zniesienia. Nie zawsze możecie wybrać, z kim pojedziecie w podróż służbową. Zdarza się, że zamiast z ulubionym kolegą, jedziecie z dość nieprzyjemnym współpracownikiem z pokoju obok.
Tym bardziej warto zaplanować wspólną podróż służbową i zmniejszyć ryzyko przykrych niespodzianek. Te wskazówki mogą Wam w tym pomóc:
- sprecyzujcie cele
Można zaryzykować i po prostu pozwolić, by wszystko potoczyło się swoim torem. Bardziej rozsądne jest jednak określenie celów. Co właściwie chcemy osiągnąć? Co chcemy zabrać ze sobą – dosłownie i w przenośni? Kiedy będzie można uznać, że podróż zakończyła się sukcesem? Wszystkie osoby uczestniczące w wyjeździe służbowym mogą np. usiąść razem przy stole i określić cele, życzenia, oczekiwania, itp.
- wyznaczcie zakres odpowiedzialności
Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść – parafrazując to przysłowie można by powiedzieć, że zbyt wielu przewodników może zepsuć wycieczkę, a w tym przypadku podróż służbową. Lepiej jest, gdy każdy od początku zna swój zakres odpowiedzialności. Do obowiązków należy m.in. meldunek, pilnowanie terminów, planowanie przejazdów, organizowanie spotkań, utrzymywanie kontaktu z pracodawcą. Kto co robi? A może jedna osoba nadzoruje wszystko?
- wykażcie się umiejętnością pracy w zespole
Na wspólnym wyjeździe służbowym możecie wykazać się umiejętnością pracy w zespole: przed spotkaniem napiszcie jeszcze raz do współpracowników, zaoferujcie swoją pomoc, przynieście innym kawę, dajcie wyczerpanemu koledze czas na regenerację. Krótko mówiąc: pokażcie się z jak najlepszej strony. Jeśli każdy będzie myślał w ten sposób, wyjazd służbowy sam w sobie będzie przyjemnym i udanym czasem.
- unikajcie alkoholu
Nie ma nic złego w tym, że po pracy wypijecie razem piwo czy lampkę wina w hotelowym lobby. Może to nawet wzmocnić poczucie wspólnoty i poprawić nastrój. W żadnym wypadku nie należy jednak przesadzać z alkoholem! Nie chcielibyście przecież, aby Wasi współpracownicy widzieli Was w stanie nietrzeźwym. To tylko zaszkodzi Waszej reputacji, a dodatkowo nie będziecie w stanie się kontrolować i możecie np. niechcący powiedzieć o jedno słowo za dużo na temat Waszego szefa.
- znajdźcie czas dla siebie
Im dłuższa podróż, tym bardziej będziecie działać sobie na nerwy. Nawet współpracownicy, którzy w zasadzie się dogadują, w pewnym momencie potrzebują czasu wyłącznie dla siebie. Podczas męczącej podróży służbowej wzrasta poziom stresu i każdy jest naładowany emocjami. Dlatego ważne jest zaplanowanie przerw – nie tylko od pracy, ale i od siebie. Takie chwile, kiedy każdy może robić to, na co ma ochotę, są bardzo potrzebne podczas podróży służbowej i pozwalają się zrelaksować.
