Zwolnienie lekarskie w Niemczech – kiedy i jak poinformować pracodawcę? Przydatne zwroty po niemiecku!

Pracownicy w Niemczech są zobowiązani do niezwłocznego poinformowania pracodawcy o niezdolności do pracy oraz dostarczenia zaświadczenia lekarskiego najpóźniej do czwartego dnia choroby. Niektórzy pracodawcy mogą go jednać wymagać już pierwszego dnia. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować utratą prawa do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego. Poniższy artykuł omawia szczegółowe procedury i wymagania związane ze zwolnieniem lekarskim w Niemczech, oferując również przydatne zwroty w języku niemieckim.

Zwolnienie lekarskie w Niemczech – kiedy należy poinformować pracodawcę?

Zwolnienie lekarskie w Niemczech, znane również jako „gelber Schein”, zapewnia pracownikom ciągłość wypłaty wynagrodzenia w przypadku choroby. W związku z tym należy zadbać o to, aby w razie choroby niezwłocznie powiadomić o tym przełożonego i na czas przedłożyć zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy. Zgodnie z ustawą musi to nastąpić najpóźniej w czwartym dniu choroby. Ale uwaga: czas na dostarczenie zaświadczenia o niezdolności do pracy może być ustalany indywidualnie przez pracodawcę. Niektórzy pracodawcy wymagają przedstawienia zwolnienia lekarskiego już w pierwszym lub drugim dniu choroby – informacje na ten temat można znaleźć w umowie o pracę lub układzie zbiorowym.

Niestety wielu pracowników w Niemczech żyje w błędnym przekonaniu, że przy obliczaniu terminu na dostarczenie pracodawcy zaświadczenia lekarskiego o niezdolności do pracy liczą się tylko dni robocze, podczas gdy w rzeczywistości trzeba wziąć pod uwagę dni kalendarzowe. Jeśli więc zachorujecie przed weekendem, przy obliczaniu tego terminu musicie uwzględnić sobotę i niedzielę. Podobnie jest w przypadku świąt będących dniami ustawowo wolnymi od pracy.

Co zrobić jednak w sytuacji, gdy termin na dostarczenie zaświadczenia lekarskiego przypada w weekend? Jeśli na przykład nie będzie Was w pracy w środę, czwartek i piątek, teoretycznie w sobotę powinniście przedstawić pracodawcy zwolnienie lekarskie. W tym przypadku wystarczy przedłożyć zaświadczenie w najbliższy poniedziałek, ponieważ tego typu dokumenty należy dostarczać w Niemczech tylko w dni robocze.

Czy pracodawca może zażądać dostarczenia zwolnienia już pierwszego dnia choroby?

Jeśli istnieje podejrzenie, że pracobiorca nadużywa zwolnień lekarskich lub zwolnienie lekarskie nie jest wystawione zgodnie z prawem, pracodawca w Niemczech ma prawo żądać przedłożenia zwolnienia już w pierwszym dniu choroby. Niedostosowanie się do życzenia pracodawcy może skutkować upomnieniem lub nawet zwolnieniem z pracy.

Jakie mogą być konsekwencje spóźnionego poinformowania pracodawcy o chorobie?

Naruszenie obowiązku poinformowania pracodawcy o chorobie (Meldepflicht) może mieć dla pracownika w Niemczech poważne konsekwencje. W przypadku, gdy pracownik nie udokumentuje niezdolności do pracy, może stracić prawo do kontynuacji wypłaty pensji przez pracodawcę (Entgeltfortzahlung) lub do zasiłku chorobowego (Krankengeld). Pracodawca może go upomnieć (Abmahnung), a przypadku ponownego naruszenia obowiązku zgłoszenia może on zostać zwolniony z pracy. W szczególnych przypadkach może nawet dojść do nadzwyczajnego wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym.

Jak poinformować pracodawcę o chorobie? Pomocne zwroty po niemiecku!

Najlepiej jest skontaktować się z pracodawcą, kierownikiem zespołu lub kierownikiem zmiany tak wcześnie, jak to możliwe, jeśli nie czujecie się dobrze. Jeśli to możliwe jeszcze przed godzinami pracy. Klasycznym i najbezpieczniejszym sposobem jest kontakt telefoniczny. Jeśli macie na linii osobę odpowiedzialną, możecie przekazać najważniejsze informacje. Rozmowa może wyglądać następująco:

„Guten Morgen, Herr/Frau AG. Hier ist Anna. Leider geht es mir nicht gut und ich bleibe heute Zuhause. Wenn es mir morgen nicht besser geht, melde ich mich.“ („Dzień dobry, Panie/Pani AG. Tu Anna. Niestety nie czuję się dobrze i zostaję dziś w domu. Jeśli jutro nie poczuję się lepiej, odezwę się”.)

Ponieważ zwolnienie lekarskie należy dostarczyć najpóźniej po trzech dniach nieobecności, kolejna rozmowa z pracodawcą mogłaby wyglądać następująco:

„Guten Morgen, Herr/Frau AG. Hier ist Anna. Mir geht es leider immer noch nicht besser. Ich gehe heute Vormittag zum Arzt und melde mich danach noch einmal.“ („Dzień dobry, Panie/Pani AG. Tu Anna. Niestety nadal nie czuję się lepiej. Idę dziś przed południem do lekarza i potem się jeszcze raz odezwę”.)

Oprócz telefonu, wiele firm oferuje również możliwość zgłaszania choroby przez e-mail, SMS lub WhatsApp. Natomiast nie powinniście zgłaszać się w tej sprawie do swojego przełożonego lub pracodawcy za pośrednictwem czatu grupowego. Lepszy jest bezpośredni kontakt. Może on wyglądać następująco:

„Guten Morgen Frau/Herr XY, leider bin ich heute krank/fühle ich mich nicht gut und kann nicht zur Arbeit kommen. Ich habe um 10 Uhr einen Arzttermin und melde mich, sobald ich weiß, wie lange ich krankgeschrieben sein werde. Mit freundlichen Grüßen XY“. („Dzień dobry Pani/Panie XY, niestety jestem dziś chory/nie czuję się dobrze i nie mogę przyjść do pracy. Mam wizytę u lekarza o 10 rano i dam znać, jak tylko dowiem się, jak długo będę na zwolnieniu. Z poważaniem, XY”.)

Czy będąc na zwolnieniu lekarskim w Niemczech można wcześniej wrócić do pracy?

Osoby, które przebywają na zwolnieniu lekarskim, ale wyzdrowieją przed upływem terminu ważności zaświadczenia o niezdolności do pracy, mogą wcześniej wrócić do pracy. I nie wymaga to uzyskania „zaświadczenia lekarskiego o zdolności do pracy”, jak sądzą niektórzy – nie ma czegoś takiego.

Co więcej, pracownik wręcz musi wrócić do pracy jeśli wcześniej wyzdrowieje – nawet jeżeli zwolnienie lekarskie jest nadal ważne. Zaświadczenie o niezdolności do pracy wskazuje jedynie przewidywany czas trwania niezdolności do pracy. Jeśli w rzeczywistości trwa ona krócej, wówczas liczy się stan faktyczny i pracownik jest zobowiązany do wcześniejszego powrotu do pracy.

Czy o zwolnieniu lekarskim należy informować w Niemczech kasę chorych?

Jeszcze kilka lat temu pracownik był zobowiązany do wysłania kasie chorych dodatkowy egzemplarz otrzymanego zwolnienia lekarskiego zawierający kod jednostki chorobowej. Jednakże od października 2021 wprowadzono elektroniczne zwolnienie lekarskie, w związku z czym obowiązek informania kasy chorych przestał w Niemczech istnieć.

Czy zwolnienie lekarskie z Polski jest ważne w Niemczech?

Zwolnienie L4, które zostało wystawione w Polsce jest również ważne w Niemczech. Jednakże zaświadczenie o chorobie powinno zostać napisane przez lekarza na drukach ZUS-ZLA. W przypadku pobytu w Polsce powinno się niezwłocznie poinformować niemieckiego pracodawcę o swojej chorobie, następnie maksymalnie do trzech dni należy dostarczyć zwolnienie.

Czy będąc na zwolnieniu lekarskim w Niemczech można robić zakupy, pójść do klubu fitness lub do teatru?

„Niezdolność do pracy oznacza jedynie, że nie jest się w stanie wykonywać swojej pracy – a nie, że nie można już uczestniczyć w życiu” – wyjaśnia Tjark Menssen, szef działu prawnego w DGB Rechtsschutz.

W czasie zwolnienia lekarskiego pracownicy są jedynie zobowiązani do powstrzymania się od robienia czegokolwiek, co mogłoby utrudnić ich powrót do zdrowia. Jeśli więc ktoś pójdzie na zakupy lub do teatru, nie oznacza to wcale, że równie dobrze może już wrócić do pracy. Dlatego nie ma znaczenia, czy ktoś go zobaczy w takiej sytuacji – wyjaśnia Menssen.

Czy podczas chorobowego w Niemczech można wyjechać na urlop?

Z prawnego punktu widzenia urlop i niezdolność do pracy wzajemnie się wykluczają, ponieważ podczas niezdolności do pracy nie wykorzystuje się przysługujących pracownikowi dni urlopu. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku trzeba zrezygnować z zarezerwowanej wycieczki. Jako przykład można podać pobyt nad morzem, który może wręcz przyspieszyć proces powrotu do zdrowia w przypadku osób cierpiących na choroby skóry lub układu oddechowego.

Zaleca się jednak, aby przed udaniem się w podróż uzyskać zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań zdrowotnych i poinformować o tym pracodawcę w celu uniknięcia nieporozumień. Jeśli jesteście niezdolni do pracy przez okres dłuższy niż sześć tygodni i otrzymujecie zasiłek chorobowy, powinniście uzyskać akceptację swojej kasy chorych. W przeciwnym razie wypłata zasiłku chorobowego może zostać zawieszona.

Czy pracodawca musi wiedzieć, co nam dolega?

Pracownik zasadniczo nie jest w Niemczech zobowiązany do informowania pracodawcy o rodzaju choroby. Co innego obowiązuje jednak, gdy pracodawca musi podjąć specjalne środki, aby chronić innych pracowników i klientów, na przykład w wypadku choroby zakaźnej.

WAŻNE! W przypadku pracy w gastronomii obowiązuje w Niemczech konieczność niezwłocznego zgłoszenia pracodawcy wszystkich chorób układu pokarmowego.

Czy podczas zwolnienia lekarskiego pracodawca może dzwonić do domu pracownika?

Pracodawca w Niemczech może zadzwonić do chorego pracownika, lecz to, czy odbierze on od niego telefon, jest jego decyzją. Tak wyjaśnia tę kwestię Johannes Schipp, prawnik z Gütersloh, specjalizujący się w prawie pracy.

Kto w Niemczech płaci wynagrodzenie w wypadku choroby?

Podczas choroby trwającej do sześciu tygodni, pracobiorcy w Niemczech przysługuje takie samo wynagrodzenie, jak podczas obecności w pracy. W wypadku choroby trwającej dłużej niż 6 tygodni, pracobiorcy również przysługuje wynagrodzenie, wynosi ono jednak 70 % średniej płacy netto (potocznie „do ręki”), które wypłaca kasa chorych przez maksymalnie 78 tygodni. Mowa wtedy o tzw. Krankengeld.

Obowiązek pozostania w domu podczas choroby

Obowiązek pozostania w domu zależy od choroby oraz jej przebiegu. Zasadniczo pracobiorca ma obowiązek czynić wszystko, co prowadzi do najszybszej rekonwalescencji i rychłego powrotu do pracy. Pozostanie w domu jest wskazane podczas przeziębienia lub grypy, jednakże nie ma nawet w tym przypadku zakazu krótkich spacerów lub spotkań ze znajomymi, jeżeli nie ma to negatywnego wpływu na przebieg choroby. Podczas depresji takie zachowanie jest nawet wskazane.

Czego pracobiorca na pewno robić nie może, jest podejmowanie się innych czynności zarobkowych podczas zwolnienia lekarskiego. Należy mieć na uwadze, iż pracodawca w Niemczech może wysłać kontrolę lekarską lub zlecić badanie lekarskie u lekarza firmowego, jeśli nastąpi z jego strony podejrzenie symulacji choroby przez pracownika!

Co jeśli zachoruję podczas urlopu?

Temu, kto podczas urlopu zachoruje, również przysługuje zwolnienie lekarskie. To, czy zaświadczenie zostało wydane podczas letnich wakacji w Grecji, w innych krajach europejskich, czy podczas safari przez lekarza w Namibii, nie ma znaczenia dla jego ważności. Wystarczy przesłać pracodawcy w Niemczech zwolnienie, a dni urlopowe na czas zwolnienia zostaną przywrócone z mocą wsteczną. „Najlepiej, jeśli pracownik bezpośrednio zeskanuje zwolnienie lekarskie i prześle je pracodawcy. Jednak nie ma takiego obowiązku na wakacjach” –mówi Achim Schunder, profesor prawa pracy na Uniwersytecie w Mannheim.

Czy w Niemczech można zostać zwolnionym z pracy będąc na zwolnieniu lekarskim?

„Co do zasady, oczywiście, pracodawca może zadzwonić” – mówi Johannes Schipp, prawnik z Gütersloh specjalizujący się w prawie pracy. Ale to, czy pracownik odbierze telefon, zależy tak naprawdę tylko od niego.

Przepisy nie regulują, o co pracodawca może zapytać pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim. Schipp wyjaśnia, że pracodawca może zapytać o to, kiedy może się spodziewać powrotu pracownika. Ten nie musi mu jednak udzielać informacji na temat tego, co mu dolega.

Jeśli szef ma pytania dotyczące spraw związanych z pracą, chory pracownik z reguły nie musi na nie odpowiadać. Jednakże nie jest wskazane, by pracownik bez przyczyny odmawiał udzielenia określonych informacji – mówi specjalista w dziedzinie prawa pracy. Schipp podaje przykład: przełożony może zapytać o hasło do komputera pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim, aby można było kontynuować pracę nad projektem – pod warunkiem, że po powrocie pracownika do biura będzie on miał zapewnioną możliwość zmiany hasła. „Pracownicy, którzy są chorzy, nie muszą jednak wykonywać właściwych obowiązków służbowych z domu” – wyjaśnia prawnik.

Pracodawca nie może również wywierać presji na pracownika, np. podkreślając, że pracownik choruje po raz kolejny w tym roku, lub mówiąc mu, kiedy najpóźniej musi pojawić się w biurze. „To nie ma żadnego skutku prawnego” – podkreśla Schipp.

Czy w Niemczech można wziąć zwolnienie lekarskie z powodu nieprzespanej nocy?

Jeśli w nocy nie możecie zmrużyć oka, następnego dnia jesteście wykończeni. Praca przez osiem godzin w takim stanie jest prawie niemożliwa. Ale czy w takim przypadku dopuszczalne jest w Niemczech pójście do lekarza i wzięcie zwolnienia lekarskiego na ten dzień?

Alexander Bredereck, prawnik specjalizujący się w niemieckim prawie pracy, udzielił portalowi informacyjnemu „Ihre Vorsorge” odpowiedzi na to pytanie. „Stres, niewyspanie lub kłopoty z partnerem nie są chorobami” – wyjaśnia.

Nie oznacza to jednak, że mimo nieprzespanej nocy musicie powlec się do pracy. Kiepski sen może być „konsekwencją, skutkiem ubocznym, przyczyną lub objawem choroby”. Bredereck mówi, że w takich przypadkach często jest to psychoza, depresja lub wypalenie zawodowe.

Jeśli więc macie wrażenie, że za Waszą bezsennością może kryć się coś więcej, zdecydowanie powinniście skonsultować się z lekarzem. Specjalista nie tylko pomoże Wam ustalić przyczyny bezsenności, ale także ostatecznie zadecyduje, czy mimo braku snu jesteście zdolni do pracy, czy też nie.

Kiedy szef w Niemczech może zakwestionować zwolnienie lekarskie?

Czas trwania zwolnienia lekarskiego określa lekarz. W zależności od przypadku, powrót do zdrowia może nastąpić w ciągu kilku dni, ale może też potrwać kilka tygodni lub nawet miesięcy. Jest to trudna sytuacja dla pracodawcy, który musi nadal wypłacać wynagrodzenie przez co najmniej sześć tygodni, mimo że pracownik nie wykonuje w tym czasie swoich obowiązków.

Jednak w niektórych wyjątkowych sytuacjach przełożony lub firma mogą zakwestionować zwolnienie lekarskie pracownika. Wówczas można na przykład zlecić zbadanie sprawy służbom medycznym kasy chorych (niem. Medizinischer Dienst der Krankenkasse, MDK). Może to nastąpić w trzech przypadkach:

• Zapowiedź ze strony pracownika – dokonana bezpośrednio lub pośrednio. Przykład: pracownik nie otrzymał zgody na urlop, po czym rozchorował się i okazał zwolnienie lekarskie. To bez dwóch zdań wygląda podejrzanie. W takim przypadku pracodawca może poinformować MDK. Służby medyczne kasy chorych sprawdzą, czy choroba nie została upozorowana.
• „Chory” pracownik zostaje przyłapany na gorącym uczynku – w innej pracy, na imprezie itp. Przebywanie na zwolnieniu lekarskim nie zawsze oznacza konieczność pozostania w łóżku. Ale: jeśli mimo wystawionego zwolnienia lekarskiego pracujecie w innym miejscu lub zostaniecie zauważeni na zakrapianej imprezie, możecie szybko zostać posądzeni o symulowanie choroby. W takich przypadkach zwykle sprawdza się zasadność wystawienia zwolnienia lekarskiego, a w najgorszym przypadku wyciągane są konsekwencje, takie jak upomnienie lub nawet zwolnienie z pracy.
• „Chorowanie” zawsze w określone dni – np. zawsze w piątki. Jeśli okaże się, że pracownicy regularnie idą na zwolnienie lekarskie w określone dni, pracodawca może zlecić kontrolę. Zazwyczaj są to dni robocze między świętami lub dni bezpośrednio przed lub po weekendzie.

Czy zwolnienie lekarskie w Niemczech może być wystawione z datą wsteczną?

Nie należy z góry zakładać, że Wasz lekarz przymknie oko i bez wahania wypisze zwolnienie lekarskie z datą wsteczną. Obowiązują pewne wytyczne, które zostały określone w dyrektywie w sprawie niezdolności do pracy (niem. Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie, AU-RL). Jest tam mowa o tym, że zasadniczo nie powinno się poświadczać niezdolności do pracy w okresie poprzedzającym pierwszą konsultację lekarską.

Istnieje jednak wyjątek, który również został przewidziany w niemieckiej dyrektywie w sprawie niezdolności do pracy. Zgodnie z tą regulacją, zaświadczeniem lekarskim o niezdolności do pracy może być objęty okres poprzedzający badanie tylko w wyjątkowych przypadkach i tylko po dokładnym zbadaniu sprawy. Ponadto istnieją tu pewne ograniczenia czasowe – zaświadczeniem lekarskim może być objęty okres nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające badanie. Portal Arbeitsrechte informuje, że przepis ten obowiązuje w Niemczech od 2016 r.; wcześniej lekarze mogli wystawiać zwolnienia lekarskie na okres obejmujący maksymalnie dwa dni wstecz.

Jak długo może trwać zwolnienie lekarskie w Niemczech?

Niektóre choroby leczy się w trzy dni, inne siedem, a jeszcze kolejne ponad miesiąc. Jednak na jaki okres może być wystawione zwolnienie lekarskie w Niemczech?

Zasadniczo to lekarz podejmuje w Niemczech decyzję o tym, jak długo pacjent powinien przebywać na zwolnieniu chorobowym. Zależy to przede wszystkim od rodzaju i objawów choroby. Istnieją jednak określone ograniczenia.

Okres jednego zwolnienia lekarskiego w Niemczech nie powinien przekraczać dwóch tygodni. Wynika to z wytycznych dotyczących niezdolności do pracy § 5 ust. 4. W wyjątkowych sytuacjach zwolnienie może być wystawione na cały miesiąc. Nie oznacza to jednak, że po tym czasie – jeśli choroba nadal nie ustąpi – należy wrócić do pracy.