W Niemczech zarówno urzędnicy, jak i urzędy państwowe mają określone obowiązki wobec obywateli — dotyczą terminowej i prawidłowej obsługi wniosków i pism. Jeśli napotkasz problemy, np. brak odpowiedzi albo nienależyte zachowanie urzędnika, masz możliwości działania — od zażalenia do przełożonego urzędnika (Dienstaufsichtsbeschwerde), aż po powództwo przed sądem (Untätigkeitsklage).
Co to jest zażalenie na czynności urzędnika (Dienstaufsichtsbeschwerde)?
Zażalenie do przełożonego na czynności urzędnika (niem. Dienstaufsichtsbeschwerde) to skarga służbowa, którą możesz skierować, gdy:
- urzędnik zachowuje się nieprofesjonalnie,
- działa w sposób sprzeczny z prawem,
- ignoruje Twoje pisma lub terminy bez uzasadnionej podstawy.
Jest to środek kontrolny, a nie sądowy — jego celem jest doprowadzenie do tego, by przełożony urzędnika zareagował i podjął działania naprawcze.
Podstawa prawna Dienstaufsichtsbeschwerde
Podstawą do wniesienia takiego zażalenia jest artykuł 17 niemieckiej konstytucji (Grundgesetz). Zażalenie:
- nie wymaga specjalnych formularzy,
- nie ma sztywnego terminu,
- ale warto je złożyć jak najszybciej po zaistnieniu problemu.
Gdzie składać zażalenie na czynności urzędnika?
Zażalenie kierujesz do:
- bezpośredniego przełożonego urzędnika,
- albo do urzędowej komórki nadzorczej (Dienstaufsichtsbehörde).
Co powinno zawierać zażalenie?
Twoje zażalenie powinno wyraźnie wskazywać:
- kto jest skarżonym urzędnikiem,
- czego dotyczy skarga,
- jakie zachowanie uważasz za niewłaściwe,
- oraz jakie skutki to spowodowało.
Możesz dołączyć dowody (kopie pism, e-maile, daty kontaktów).
Zażalenie do przełożonego na czynności urzędnika po niemiecku – przykład
Poniżej przedstawiamy przykładowy tekst zażalenia do przełożonego urzędnika, który nie dochował terminu rozpatrzenia wniosku, gdzie oskarżyciel nie otrzymał jeszcze żadnej odpowiedzi:
Oldenburg, 12.11.2025
Nazwa urzędu (np. Kreisverwaltungsreferat München)
Oddział (Ausländerbehörde)
Osoba kontaktowa (np. zu Händen Leiter KVR lub Leiter Bereich Ausländerbehörde)
Mustermannstr. 12
12345 Musterhausen
Nadawca
Max Mustermann
Musterstraße 17
17466 Testhausen
E-Mail: [email protected]
Tel.: 067 – 3333333
Kundennummer: 123456
Dienstaufsichtsbeschwerde gegen Max Mustermann wegen nicht fristgerechter Bearbeitung des Falls xyx
Sehr geehrte(r) Leiter/-inn des Kreisverwaltungsreferats,
(Sformułowanie celu, względnie żądania)
ich möchte eine Dienstaufsichtsbeschwerde gegen Frau/Herrn Muster einreichen, da sie / er meinen Fall Zeichen xyz nicht fristgerecht bearbeitet hat und ich immer noch auf ein Ergebnis warte.
(Powód skargi): Vor zwei Monaten habe ich meinen Fall eingereicht und dieser hätte bereits nach 1 Monaten bearbeitet werden sollen. Auf mehrmaliges Anfragen bei Frau/Herr Muster, habe ich keine Antwort erhalten. Der Mitarbeiter des KVRs scheint mein Anliegen nicht zu bearbeiten und damit seine Pflicht zu verletzten.
(Wynikłe szkody – nie jest koniecznym elementem skargi): Durch diesen Umstand konnte ich eine wichtige Reise nicht antreten. Anscheinend werden die Fälle nicht sachgemäß bearbeitet, sondern willkürlich bearbeitet. Für normale Bürger ohne Beziehungen werden notwendige Dokumente willkürlich bereitgestellt. Das würde ich als Frechheit empfinden.
(Prośba o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji oraz o podjęcie działań mających na celu rozwiązanie problemu)
Ich wünsche, dass ich die Gründe der Verzögerung erfahre, mein Anliegen schnellstmöglich bearbeitet wird und dass der verantwortliche Mitarbeiter, eine Rüge erhält und in Zukunft sich an die vorgeschriebenen Fristen hält.
Als Anhang habe ich Ihnen die bisherige Korrespondenz (Briefe, Mails) angehängt, damit Sie sich ein besseres Bild machen können (jeśli są w Państwa posiadaniu).
Auf eine schnelle und angemessene Reaktion freue ich mich.
Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann
Co to jest powództwo z powodu bezczynności urzędu (Untätigkeitsklage)?
Jeśli urząd nie odpowiada wcale na Twój wniosek albo nie rozpatruje Twojego odwołania w terminie, możesz wnieść do sądu powództwo z powodu bezczynności urzędu, nazywane w niemieckim prawie Untätigkeitsklage.
To narzędzie przymusza urząd do działania, czyli:
- albo wydania decyzji,
- albo rozpatrzenia złożonego odwołania.
Kiedy można wnieść powództwo z powodu bezczynności urzędu?
W prawie socjalnym:
- jeśli urząd nie wyda decyzji w ciągu 6 miesięcy od złożenia wniosku,
- lub nie rozpatrzy odwołania w ciągu 3 miesięcy.
W prawie administracyjnym również istnieje możliwość złożenia tego powództwa, ponieważ urzędy mają zazwyczaj 3 miesiące na wydanie decyzji w sprawach administracyjnych.
Przykłady spraw
Najczęstsze sytuacje to:
- brak decyzji w sprawie świadczeń socjalnych (np. Bürgergeld, Wohngeld),
- zwłoka w rozpatrzeniu wniosku o pobyt lub naturalizację,
- długie oczekiwanie na decyzję o pozwoleniu lub odwołanie.
Kto pokrywa w Niemczech koszty postępowania w sprawie bezczynności urzędu?
Organ, wobec którego wnosimy powództwo z powodu jego bezczynności, musi co do zasady pokryć koszty sprawy, w tym koszty adwokata. Tylko istnienie ważnego powodu, który uzasadniałby niepodjęcie decyzji, usprawiedliwia niewłaściwe postępowanie organu. Przy czym organ musi poinformować wnioskodawcę o istnieniu ważnego powodu. Oprócz tego wnioskodawca powinien poinformować organ na miesiąc przed upływem danego terminu ponownie o pilności sprawy, a także o wniesieniu powództwa z powodu bezczynności urzędu w razie niedotrzymania tego terminu. W tej sytuacji należy poprosić dany organ o podanie przyczyny opóźnienia (wzór tekstu znajdziecie poniżej).
W odniesieniu do pokrycia kosztów należy zauważyć, że w przypadku niepodjęcia decyzji w wyżej wymienionym terminie organ będzie regularnie ponosił koszty powoda. Jeżeli organ nie miał wystarczającego powodu do podjęcia decyzji lub nie poinformował o nim powoda, często musi on ponosić koszty zgodnie z teorią związku przyczynowego. W każdym przypadku zalecamy kontakt z prawnikiem i zasięgnięcie jego opinii! Osoby z niskimi dochodami mają w Niemczech możliwość uzyskania bezpłatnej porady prawnej:
Jak uzyskać bezpłatną poradę prawną w Niemczech?
Jak wezwać urząd w Niemczech do działania? Przykładowe pismo!
Jeśli chcecie wezwać dany urząd/organ w Niemczech do działania w Waszej sprawie, możecie skorzystać z wzoru pisma (niepotrzebne skreślić):
Musterbehörde
Musterstraße 1
54321 Musterstadt Musterstadt, den 01.10.2023
Betreff: Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Erinnerung an die Bearbeitung meines Antrags/ Widerspruchs vom …………………..
Aktenzeichen: …(wpisać sygnaturę akt)
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe am ….. einen Antrag auf … / Widerspruch gegen den Bescheid vom ….. eingelegt. Dieser wurde bis heute weder von Ihnen beschieden noch wurden mir etwaige wichtige Gründe mitgeteilt, welche die Bearbeitung verzögern.
Ich fordere Sie daher auf, mein Anliegen unverzüglich zu bearbeiten oder mir zumindest die zur Verzögerung führenden wesentlichen Gründe mitzuteilen.
Nach Ablauf der sich aus § 88 SGG ergebenden Fristen werde ich mich unverzüglich an einen Rechtsanwalt wenden und mit seiner Hilfe eine Untätigkeitsklage einreichen. Die Kosten dafür gehen zu Ihren Lasten.
Mit freundlichen Grüßen
Osobisty kontakt z urzędem w Niemczech
Niemiecki Związek Urzędników zwraca uwagę na problemy personalne oraz natłok pracy w wielu niemieckich urzędach „W wielu urzędach brakuje personelu. Wystarczy, żeby ktoś się rozchorował, aby doszło do zastoju w pracy. Koledzy siedzą przed olbrzymymi stosami akt”. Z tego powodu radzi w pierwszej kolejności osobisty kontakt z danym urzędem i podjęcie próby załatwienia sprawy na miejscu (najlepiej pisemnie za potwierdzeniem odbioru lub telefonicznie). Jeśli to nie pomoże, nie obejdzie się bez wizyty u prawnika.
