Każda firma prowadząca działalność gospodarczą w Niemczech ma obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej oraz jest zobowiązana do wystawienia rachunku lub faktury za sprzedane towary lub wyświadczone usługi. Dla polskich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce wystawianie faktury jest codziennością. Ale jak wystawić faktury, aby było to poprawne w oczach niemieckiego Urzędu Finansowego? Czy wystarczy zrobić sobie podkładkę w Wordzie lub Excelu, czy też lepiej zainwestować w oprogramowanie? Serdecznie zapraszamy do lektury!
Jak właściwie prowadzić księgowość w Niemczech?
W celu działania zgodnie z niemieckim prawem osoby prowadzące działalność gospodarczą, czyli tak zwane „Gewerbe”, są zobowiązane do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, a także do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami księgowości. Co więcej, księgowość powinna być prowadzona w taki sposób, aby na jej podstawie odpowiednia osoba trzecia mogła ocenić stan faktyczny firmy. Dodatkowo każda firma prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek archiwizacji i przechowywania dokumentacji przedsiębiorstwa do 10 lat wstecz.
Jak prawidłowo wystawić fakturę w Niemczech?
Faktura zgodna z art. 14 ustawy o podatku obrotowym i wymogami urzędu skarbowego powinna zawierać następujące informacje:
- pełną nazwę i adres firmy
- pełną nazwę i adres klienta,
- określenie numeru podatkowego (Steuernummer),
- numer identyfikacyjny USt-IdNr (odpowiada polskiego numerowi NIP),
- datę wystawienia faktury,
- określenie niepowtarzalnego chronologicznego numeru faktury, który może być przyznany jednorazowo,
- specyfikację dotyczącą dostarczonego artykułu lub usługi (ilość, rodzaj i zakres),
- określenie dokładnego czasu dostawy lub czasu wykonanej usługi,
- określenie opłaty w podziale na stawki i ustalone z góry zwolnienia podatkowe oraz ulgi (upusty, premie lub rabaty),
- informacje o stawce podatku i kwocie podatku mającej zastosowanie do opłaty lub odniesienie do zwolnienia podatkowego.
Poniższe informacje nie są obowiązkowe, ale mimo to są niezwykle przydatne i pomocne, dlatego powinny znaleźć się na każdej fakturze:
- Dane kontaktowe firmy, takie jak numer telefonu i adres e-mail, w celu szybkiego wyjaśnienia pytań,
- wprowadzenie danych bankowych (IBAN, BIC / Swift), aby klient wiedział, na jakie konto ma przelać środki pieniężne,
- określenie terminu płatności, na przykład „płatne natychmiast po otrzymaniu faktury” lub „30 dni od momentu wystawienia faktury”,
- wskazanie numeru zamówienia i daty zamówienia.
Wystawianie faktury w Niemczech jako „Kleingewerbe”
Faktura wystawiana przez osoby prowadzące drobną działalność gospodarczą, czyli tak zwane Kleingewerbe, podlega przepisom dotyczącym małych firm w zakresie podatku od sprzedaży. W takim przypadku zgodnie z § 19 UStG istnieje możliwość wystawienia faktury bez podatku VAT (kwota brutto odpowiada kwocie netto). Wówczas na fakturze należy umieścić wskazówkę, że zgodnie z §19 UStG nie jest naliczany podatek od sprzedaży (Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet).
Na fakturze dla niektórych firm budowlanych powinna znaleźć się adnotacje „Paragraf 13”. „Nach § 13b UStG sind Sie als Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer.“ Adnotacja oznacza, że to odbiorca usługi podlega podatkowi od wartości dodanej.
Prawdziwe wyzwanie dla polskich przedsiębiorców prowadzących międzynarodową działalność gospodarczą (na przykład w formie sklepu online) stanowi wystawianie faktur ważnych zagranicą. Polskie programy do fakturowanie w większości przypadków obsługują jedynie język polski i nie uwzględniają specyfiki księgowości i fakturowania z innych krajów.
W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej zarejestrowanej w Niemczech należy uwzględnić fakt konieczności złożenia deklaracji podatkowej w niemieckim urzędzie finansowym oraz wymiana danych z biurem podatkowo-księgowym zagranicą. Dodatkowym wymogiem jest wymóg archiwizacji dokumentacji firmy. W niektórych przypadkach, szczególnie gdy firma prowadzi działalność zagraniczną, nie wystarczy wydrukować dokumentów i zachować je na papierze, leczy należy dokonać archiwizacji na nośniku danych, który nie pozwala na późniejsze zmiany.
