Czy na Waszym biurku wciąż stoi telefon stacjonarny, czy raczej posługujecie się już wyłącznie służbowym telefonem komórkowym? Szczególnie teraz, gdy wiele osób przynajmniej w pewnym stopniu pracuje w trybie zdalnym, firmowy smartfon stał się w wielu przedsiębiorstwach niezbędnym narzędziem pracy. Dlatego warto, aby pracownicy znali sytuację prawną w tym zakresie. Oto najważniejsze pytania i odpowiedzi dotyczące użytkowania telefonów służbowych w Niemczech.
Czy pracownicy w Niemczech mają prawo do służbowego telefonu komórkowego?
„Nie, to zależy od decyzji pracodawcy” – mówi Peter Meyer, prawnik z Berlina specjalizujący się w prawie pracy. Pracodawca może zdecydować, czy i komu udostępni służbowy telefon komórkowy.
Co więcej, nie jest zobowiązany do równego traktowania wszystkich pracowników, jeśli chodzi o tę kwestię. „Fakt, że koledzy używają służbowego telefonu komórkowego, sam w sobie nie uzasadnia prawa do otrzymania takiego telefonu” – mówi Daniel Stach, prawnik ze związku zawodowego Verdi.
Jednocześnie Stach wyjaśnia, że możliwe do wyegzekwowania prawo do otrzymania służbowego telefonu komórkowego może wynikać z umowy o pracę, porozumienia zakładowego lub układu zbiorowego pracy. „Dlatego warto uważnie przeczytać odpowiednie zapisy umowy o pracę” – radzi prawnik.
A co, jeśli pracownicy muszą być dostępni pod telefonem także poza normalnymi godzinami pracy?
W takich przypadkach pracodawcy zazwyczaj dobrowolnie udostępniają służbowy telefon komórkowy. „Tak jest na przykład w przypadku, gdy w firmie pełnione są dyżury pod telefonem” – mówi Peter Meyer – albo gdy przełożeni oczekują, że pracownicy będą dostępni pod telefonem np. w godzinach wieczornych lub w weekendy.
W takich przypadkach pracodawcy pokrywają również koszty operatora telefonii komórkowej. „Przecież nikt nie może zobowiązać pracowników do używania prywatnych telefonów komórkowych w celu prowadzenia rozmów służbowych” – mówi Daniel Stach.
Home office – jakie zasady obowiązują?
„To właśnie wtedy pracownicy naprawdę potrzebują służbowego telefonu komórkowego” – mówi Peter Meyer. Daniel Stach podkreśla, że używanie przez pracowników prywatnych urządzeń mobilnych do celów zawodowych jest niezgodne z niemieckim prawem pracy.
Dlatego pracodawcy zazwyczaj dobrowolnie udostępniają – w zależności od potrzeb – służbowe telefony komórkowe, notebooki i inne urządzenia mobilne.
Czy pracownik w Niemczech może odmówić przyjęcia służbowego telefonu komórkowego?
„W zasadzie nie” – mówi prawnik Meyer. Jeśli służbowy telefon komórkowy jest niezbędny z punktu widzenia pracodawcy, pracownicy muszą z niego korzystać w godzinach pracy i być dostępni. „Ale oczywiście pracodawca nie może zabronić pracownikowi korzystania z osobnego, prywatnego telefonu komórkowego” – wyjaśnia Meyer.
Nie ma obowiązku pozostawiania po pracy włączonego służbowego telefonu komórkowego – dodaje Daniel Stach. „Pracownicy nie muszą być dostępni w swoim czasie wolnym od pracy”.
Czy wolno używać służbowego telefonu komórkowego do celów prywatnych?
Z reguły pracownicy nie mogą używać służbowego telefonu komórkowego, który jest własnością pracodawcy, do celów prywatnych. „Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca zezwala na to lub to toleruje” – mówi Daniel Stach. Pracodawca musi wiedzieć o tym, że pracownik korzysta z urządzenia do celów prywatnych.
Co się stanie, jeśli służbowy telefon komórkowy ulegnie zniszczeniu lub zepsuje się?
„Pracownicy muszą natychmiast poinformować pracodawcę o wszelkich uszkodzeniach lub wadach służbowego telefonu komórkowego” – mówi Peter Meyer.
Jeśli w umowie o pracę, porozumieniu zakładowym lub układzie zbiorowym pracy nie przewidziano regulacji dotyczących postępowania z zepsutymi służbowymi telefonami komórkowymi, to według Daniela Stacha pracodawcy muszą sami zdecydować, czy naprawić uszkodzone urządzenie, wymienić je na nowe, czy też zrezygnować z dalszego udostępniania pracownikowi urządzenia mobilnego.
Na to, kto ponosi koszty w przypadku uszkodzenia sprzętu w czasie jego użytkowania do celów służbowych, decydujący wpływ ma stopień winy pracownika i indywidualne okoliczności sprawy.
A co, jeśli służbowy telefon komórkowy zepsuje się w czasie wolnym od pracy?
„W pewnych okolicznościach pracownicy będą musieli pokryć koszty” – mówi prawnik Meyer. To zależy od tego, czy uszkodzili mienie pracodawcy umyślnie, czy w wyniku zaniedbania. „Odpowiedzialność może być jednak ograniczona lub wyłączona, jeśli pracodawca przyczynił się do powstania szkody, np. nie podjął środków ostrożności i nie przeprowadził kontroli” – wyjaśnia Daniel Stach.
Jeśli telefon komórkowy zepsuje się podczas prywatnego urlopu, kwestia odpowiedzialności zależy również od tego, czy szkoda powstała w związku z podejmowanymi czynnościami służbowymi, czy podczas załatwiania spraw prywatnych. „Tylko w pierwszym przypadku w grę wchodzi złagodzenie odpowiedzialności” – mówi Daniel Stach.
Kto płaci w przypadku przekroczenia limitu określonego w umowie?
„Jeśli telefon firmowy jest używany wyłącznie do celów służbowych, pracodawca musi pokryć dodatkowe koszty” – mówi Peter Meyer. Problem może się pojawić, jeśli pracownicy używają telefonu nie tylko do celów służbowych, a pracodawcy nie chcą płacić za prywatne rozmowy telefoniczne i surfowanie po internecie.
„W takim przypadku warto zawrzeć porozumienie z przedstawicielami pracowników, aby uniknąć problemów przy rozliczeniach” – radzi Daniel Stach.
Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania ustalonych zasad?
„Pracodawcy mogą udzielić pracownikom upomnienia” – mówi Meyer. Może się tak zdarzyć, jeśli pracownicy zignorują wyraźny zakaz używania służbowego telefonu komórkowego do celów prywatnych.
Daniel Stach ostrzega: „W najgorszym przypadku naruszenie obowiązków może doprowadzić do zwolnienia.”
