Nebenkosten, czyli wszystko o kosztach eksploatacyjnych w Niemczech!

Oprócz czynszu, najemcy w Niemczech ponoszą dodatkowe koszty, które są płatne z góry każdego miesiąca. Koszty te, w Polsce znane pod nazwą „opłaty eksploatacyjne”, nazywane są w Niemczech „Nebenkosten”.

Koszty eksploatacyjne w Niemczech

Ogrzewanie i ciepła woda to nie jedyne pozycje w rozliczeniu kosztów eksploatacyjnych. Oto za co jeszcze często płacą najemcy w Niemczech:

Woda: oprócz zużycia ciepłej wody rozliczane jest również zużycie zimnej wody. Według stowarzyszenia najemców, jest ono często wyliczane według klucza „powierzchni mieszkalnej”. Tylko w nowym budownictwie trzeba stosować rozliczenia oparte na rzeczywistym zużyciu.

Podatek od nieruchomości: najemcy muszą również partycypować w kosztach podatku od nieruchomości. Pozycja ta pojawia się w rozporządzeniu dotyczącym kosztów eksploatacji (Betriebskostenverordnung) jako „bieżące obciążenia publiczne związane z nieruchomością” (niem. „laufende öffentlichen Lasten des Grundstücks”).

Dozorca: sprzątanie domu, klatki schodowej i ulicy, pielęgnacja ogrodu, konserwacja instalacji grzewczej i zaopatrzenia w ciepłą wodę oraz wind – to typowe zadania dozorcy.  Wynajmujący może domagać się pokrycia tych wydatków w ramach rozliczenia kosztów eksploatacyjnych. Warto dodać, że jeżeli dozorca odpowiada również za remonty lub prace administracyjne w budynku, to te koszty nie są ujmowane w ramach Betriebskostenabrechnung.

Wywóz odpadów: zazwyczaj wydatki związane z wywozem odpadów również ujmowane są w rozliczeniu kosztów eksploatacyjnych. Ale uwaga: według stowarzyszenia najemców, zgodnie z obowiązującymi przepisami nie można w nim naliczać kosztów usuwania gruzu budowlanego lub odpadów wielkogabarytowych.

Ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej: kosztami ubezpieczenia budynku można obciążać najemców. Zalicza się do nich np. polisy na wypadek szkód spowodowanych przez pożar, burzę i wodę, ale także ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej obejmujące swoim zakresem budynek, zbiornik na olej opałowy i windę.

Energia elektryczna: właściciel nie ponosi samodzielnie kosztów energii elektrycznej używanej do oświetlenia zewnętrznego oraz do oświetlenia wspólnie użytkowanych części budynku, takich jak wejścia, korytarze, schody i piwnice. Z reguły partycypują w nich wszyscy najemcy.

Sprzątanie ulic i czyszczenie kominów: wynajmujący może przerzucić opłaty pobierane przez gminę oraz koszty sprzątania ulic i chodników na najemców. To samo dotyczy kosztów odśnieżania i wydatków na usługi kominiarskie.

Jaka jest różnica między „Nebenkosten” oraz „Betriebskosten”?

W Niemczech należy rozróżnić między „Nebenkosten” oraz „Betriebskosten”. Specjalnie pozostaliśmy przy niemieckich nazwach, abyście lepiej mogli zrozumieć różnice pomiędzy tymi dwoma pojęciami. Szczególnie dla osób mieszkających w Niemczech, do których w głównej mierze skierowany jest ten artykuł, będzie to znacznym ułatwieniem.

Nebenkosten to wszystkie koszty ponoszone przez wynajmującego w związku z własnością, utrzymaniem i zarządzaniem jego nieruchomością mieszkalną. Obejmują one opłaty ubezpieczeniowe, podatki, koszty napraw, dozorcę, konserwację systemu grzewczego i wiele innych. W §556 BGB uregulowano, że wynajmujący może wymagać od najemcy pokrycia części tych kosztów. Koszty, które wynajmujący może „ściągnąć” od najemcy nazywane są kosztami operacyjnymi, z niemieckiego „Betriebskosten”. Chociaż większość ludzi mówi w przypadku rocznego rozliczenia tych kosztów o „Nebenkostenabrechnung”, to poprawna nazwa tego roczliczenia to „Betriebskostenabrechnung”. Dla jeszcze lepszego zrozumienia: „Betriebskosten” to te „Nebenkosten”, które regularnie ponosi wynajmujący. Roczne prace konserwacyjne stanowią zatem część „Betriebskosten”, podczas gdy naprawy są kosztami dodatkowymi, których wynajmujący nie może „ściągnąć” od najemcy.

Rozliczenie kosztów eksploatacji mieszkania w Niemczech

Przygotowanie rozliczenia kosztów eksploatacji mieszkania (niem. Betriebskostenabrechnung) jest skomplikowaną sprawą. Wynajmujący (der Vermieter/die Vermieterin) musi zebrać wiele pokwitowań rozliczeń, które docierają do niego najczęściej stosunkowo późno. Następnie pokwitowania te muszą zostać rozłożone pomiędzy poszczególnych najemców, co również zajmuje sporo czasu. W związku z powyższym czas oczekiwania na rozliczenie kosztów eksploatacji mieszkania jest w przypadku niektórych najemców (der Mieter/die Mieterin) dosyć długi. Nie oznacza to jednak, że wynajmujący mogą przeciągać sporządzenie rozliczenia kosztów eksploatacji mieszkania w nieskończoność. Obowiązują ich bowiem terminy zdefiniowane w niemieckim kodeksie cywilnym, zobowiązujące ich do dostarczenia rozliczenia w odpowiednim czasie.

Betriebskostenabrechnung – regulacje prawne

Statystycznie co drugie rozliczenie kosztów eksploatacji mieszkania w Niemczech jest błędne. Procedura ta nie jest taka prosta, jakby się mogło wydawać na pierwszy rzut oka. Nie dziwi zatem, że niektórzy najemcy nie spieszą się z ich sporządzeniem.

Najemca lub też administracja budynku muszą się trzymać terminów określonych w niemieckim kodeksie cywilnym, a dokładniej w § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch – kodeks cywilny).

Zgodnie z § 556 III 1 BGB koszty eksploatacji mieszkania powinny być potrącane równomiernie przez cały rok. § 556 III 2 mówi oprócz tego, iż najemca musi zostać poinformowany o rozliczeniu najpóźniej wraz z końcem dwunastego miesiąca od upłynięcia danego okresu rozliczeniowego.

Ile wynosi okres rozliczeniowy kosztów eksploatacji mieszkania w Niemczech?

Zgodnie z powyższym, okres rozliczeniowy kosztów eksploatacji mieszkania w Niemczech wynosi najwyżej 12 miesięcy. Wynajmujący wybierają najczęściej rok kalendarzowy jako okres rozliczeniowy. Ma on zatem miejsce od 1. stycznia do 31. grudnia. Inne okresy rozliczeniowe są jednak również dopuszczalne. Wynajmujący mógłby przykładowo ustalić okres rozliczeniowy od 1 kwietnia danego roku do 31 marca kolejnego.

Zgodnie z niemieckim prawem okres rozliczeniowy nie może przekroczyć 12 miesięcy. W związku z tym rozliczenie kosztów eksploatacji mieszkania obejmujące dłuższy okres czasu jest bezprawne i najemca może odmówić zapłaty.

Jeśli wynajmujący uzasadnia przykładowo, iż stosunek najmu rozpoczął się dopiero na krótko przed końcem okresu rozliczeniowego i w związku z tym może czekać ze sporządzeniem rozliczenia do końca okresu rozliczeniowego w kolejnym roku, jest w błędzie i ewentualne rozliczenie byłoby nieprawomocne.

• Przykład:

Najemca wprowadził się do mieszkania 1. października 2016, a wynajmujący sporządza rozliczenie kosztów eksploatacji mieszkania obejmujące okres od 1. października 2016 do 31. grudnia 2017. Takie rozliczenie obejmowałoby zatem okres 15 miesięcy i byłoby bezprawne.

Z drugiej strony dopuszczalne jest sporządzenie rozliczenia kosztów eksploatacji mieszkania obejmujące krótszy okres czasu.

• Przykład:

Najemca wprowadził się 1. października 2016. Najemca może wtedy sporządzić rozliczenie obejmujące przykładowo okres czasu od 1. października 2016 do 31. grudnia 2016.

Terminy rozliczenia kosztów eksploatacji mieszkania w Niemczech

Wynajmujący jest zobowiązany do sporządzenie rocznego rozliczenia kosztów eksploatacji mieszkania. Jak wspomnieliśmy wyżej termin sporządzenia rozliczenia reguluje § 556 III 2 BGB, który mówi o maksymalnie dwunastu miesiącach.

• Przykład:

Okres rozliczenia wynosi od 1. stycznia do 31. grudnia danego roku. Okres rozliczenia kończy się zatem 31. grudnia. Wynajmujący musi w związku z tym sporządzić rozliczenie eksploatacji mieszkania najpóźniej do 31. grudnia następnego roku, aby było ono prawomocne.

W praktyce oznacza to, iż najemcy, których okres rozliczenia wynosi od 1. stycznia 2016 do 31. grudnia 2016 muszą otrzymać rozliczenie kosztów dotatkowych mieszkania na rok 2016 najpózniej do 31. grudnia 2017 roku.

Jeżeli 31. grudzień to sobota lub niedziela obowiązują szczególne warunki

31 grudnia to jak wiadomo Sylwester. Sylwester jest jednak normalnym dniem roboczym, jeżeli wypada w dowolny dzień od poniedziałku do piątku. W tym wypadku obowiązują szczególne postanowienia.

Dostęp do rozliczenia kosztów eksploatacji 31. grudnia

Jeżeli najemca otrzyma rozliczenie kosztów eksploatacji mieszkania z poprzedniego roku dopiero w Sylwestra, to decydujące jest, czy biorąc pod uwagę okoliczności konkretnego przypadku należy się liczyć z tym, że najemca jest w stanie zapoznać się z nim na czas.

Niemieckie orzecznictwo dotyczące sądowe dotyczące doręczania rozliczenia kosztów eksploatacji mieszkania w Sylwestra

Pytanie w jakiej sytuacji rozliczenie kosztów eksploatacji mieszkania dostarczone w Sylwestra należy traktować jako dostarczone na czas lub nie zajmowało już kilka niemieckich sądów. Te zdecydowały między innymi:

• Rozliczenie kosztów eksploatacji mieszkania należy traktować jako dostarczone w terminie, jeśli znajdzie się w skrzynce pocztowej najemcy najpóźniej 31 grudnia w godzinach najpóźniej między 12-13 (Sąd rejonowy w Hamburgu; wyrok z dnia 16.06.2005, sygnatura akt 921 C 37/05)
• Rozliczenie jest traktowane jako dostarczone nie w terminie, jeśli wynajmujący prześle je faksem o godzinie 19 w Sylwestra (Sąd rejonowy w Kolonii; wyrok z dnia 21.04.2015, sygnatura akt 210 C 31/05)
• Rozliczenie wrzucone do skrzynki pocztowej najemcy w Sylwestra o godzinie 18:30 również zostało potraktowane przez sąd jako dostarczone nie w terminie (Sąd rejnowy w Ribnitz-Damgarten; wyrok z dnia 11.12.2006, sygnatura akt 1 C 324/06)

Jeżeli Sylwester wypada w sobotę albo niedzielę

Jeżeli Sylwester wypada w sobotę albo niedzielę, to zastosowanie znajduje § 193 BGB. Mówi on, iż w przypadku kiedy ostateczny termin wypada w sobotę, niedzielę lub święto, to przesuwa się on na najbliższy dzień roboczy. Zakładając, że 31 grudnia jest sobotą albo niedzielą, to termin dostarczenia rozliczenia kosztów eksploatacji mieszkania ma miejsce 2 stycznia nowego roku.

Ile czasu na przygotowanie rozliczenia kosztów eksploatacji ma w Niemczech wynajmujący, jeśli umowa najmu została rozwiązana?

Zakończenie stosunku najmu nie ma wpływu na termin dostarczenia rozliczenia eksploatacji mieszkania. Okres i termin rozliczeniowy pozostają takie same.

• Przykład:

Najemca wyprowadził się pod koniec lutego 2016. Okres rozliczeniowy kosztów eksploatacji mieszkania odpowiada rokowi kalendarzowemu.

Wynajmujący nie musi się w takim wypadku śpieszyć i może dostarczyć rozliczenie do 31 grudnia 2017. Oczywiście były najemca płaci tylko część kwoty za eksploatację mieszkania, mianowicie za styczeń i luty 2016 roku.