Pracujesz w Niemczech i planujesz urlop? Poznaj swoje prawa!

Przy planowaniu urlopów regularnie pojawiają się spory: kto w tym roku będzie mógł zrobić sobie długi weekend? Ile urlopu można wziąć jednorazowo? Czy pracodawca ma prawo nie zgodzić się na urlop w terminie zaproponowanym przez pracownika? Czy nie ma ryzyka odwołania zgody na zatwierdzony urlop? Prawo niemieckie przewiduje jasne zasady, prawa i obowiązki dotyczące dni urlopowych – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Z tego artykułu dowiecie się, o czym należy pamiętać podczas planowania urlopów w firmie i jak uniknąć konfliktów ze współpracownikami. Znajdziecie tu również wskazówki, listy kontrolne i odpowiedzi na najważniejsze pytania…

Na co należy zwrócić uwagę przy planowaniu urlopów?

Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy mogą decydować o tym, kiedy i na jaki okres czasu wezmą urlop wypoczynkowy oraz w jakich terminach w danym roku. Mogą też wykorzystać cały przysługujący im roczny urlop w sposób ciągły. Pracodawca powinien brać pod uwagę oczekiwania pracowników w tym zakresie. Zgodnie z federalną ustawą o urlopach (niem. Bundesurlaubsgesetz, BUrlG), pracownikom, których tydzień pracy wynosi 5 dni, przysługuje minimum 20 dni roboczych urlopu w ciągu roku. Przy 6-dniowym tygodniu pracy wymiar urlopu wzrasta do co najmniej 24 dni w ciągu roku.

I tu pojawia się problem: pracodawca musi bowiem zadbać o to, by działalność firmy mogła być kontynuowana mimo okresu urlopowego. W związku z tym nie wszyscy pracownicy mogą wyjechać na urlop w tym samym czasie. Planowanie urlopów staje się więc przedmiotem sporu. Każdy stara się o to, by to jego oczekiwania zostały spełnione. Jedni koniecznie chcą wziąć cztery tygodnie wolnego w czasie wakacji, inni zaś wyjechać na narty w czasie ferii zimowych. Zazwyczaj trzeba znaleźć kompromis. Dlatego szef ma zawsze ostatnie zdanie w kwestii wyznaczania terminów urlopów (§ 7 BUrlG).

Kto jest odpowiedzialny za planowanie urlopów na gruncie niemieckiego prawa pracy?

Co do zasady, planowanie urlopów należy do obowiązków pracodawcy i przełożonego. Jest on odpowiedzialny za zapewnienie sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dotyczy to zarówno planowania urlopów, jak i zastępstw w sezonie urlopowym. Przełożony ma również prawo do udzielania poleceń pracownikom, zgodnie z § 106 niemieckiej ustawy o działalności gospodarczej (niem. Gewerbeordnung). Oznacza to, że może on zdecydować, kto przejmie obowiązki danych pracowników podczas ich nieobecności.

Czy pracodawca w Niemczech może odmówić udzielenia urlopu?

Co do zasady pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia preferencji  swoich pracowników odnośnie terminów urlopu. Oznacza to, że jeśli wniosek o urlop jest prawidłowy pod względem formalnym, pracodawca musi go zatwierdzić. Ale: nie ma reguły bez wyjątków. Zgodnie z § 7 ust. 1 federalnej ustawy o urlopach, szef może odrzucić wniosek o urlop w dwóch przypadkach:

• Wnioski urlopowe innych współpracowników mają pierwszeństwo

Szef musi wziąć pod uwagę oczekiwania WSZYSTKICH pracowników odnośnie terminów urlopów. Oznacza to, że szczególnie w okresie wakacyjnym wnioski urlopowe pracowników mających dzieci w wieku szkolnym powinny być traktowane priorytetowo. Jako czynniki społeczne mogą być również brane pod uwagę wiek, staż pracy oraz liczba dni urlopu udzielonego w poprzednim roku. Ci, którzy w ubiegłym roku mogli wziąć wiele dni wolnego między świętami, w kolejnym roku mogą być zmuszeni do ustąpienia pierwszeństwa innym współpracownikom.

• Pilne potrzeby zakładu pracy

Do takich powodów można zaliczyć na przykład zakończenie ważnego projektu, szczyt sezonu (na przykład w handlu detalicznym przed świętami Bożego Narodzenia), fale zachorowań lub przerwy urlopowe w zakładzie pracy. W takich przypadkach pracodawca może wprowadzić ogólny zakaz korzystania z urlopu lub odrzucić indywidualne wnioski urlopowe.

Czy plan urlopowy jest wiążący?

Po zatwierdzeniu urlopu pracodawca nie może wycofać zgody nawet w przypadku nagłego braku pracowników. Tylko w sytuacjach szczególnie zagrażających dalszemu istnieniu przedsiębiorstwa pracodawca może anulować zatwierdzony urlop. Są to jednak rzadkie wyjątki. W takim przypadku pracodawca musi zwrócić wszystkie koszty poniesione w związku z odwołaniem wyjazdu lub wcześniejszym powrotem pracownika z wakacji.

Ta sama zasada ma zastosowanie w odniesieniu do pracowników! Jeśli wniosek o urlop zostanie zatwierdzony w odpowiednim czasie, jest on wiążący dla obu stron. Zmiana terminu, np. z powodu nagłego pogorszenia się pogody w miejscu wypoczynku, jest wtedy możliwa tylko za zgodą przełożonego.

Nigdy nie bierzcie urlopu bez zgody szefa!

Przy okazji – mitem jest, że jeśli pracodawca nie odpowie na wniosek o udzielenie urlopu, to uznaje się, że został on przyjęty. Aby tak się stało, ZAWSZE potrzebna jest zgoda przełożonego! Jeśli weźmiecie urlop bez zgody pracodawcy, to grozi Wam co najmniej upomnienie, a jeśli taka sytuacja się powtarza, wówczas możecie nawet zostać zwolnieni z pracy w trybie natychmiastowym. Dlatego zawsze należy uzyskać zgodę na urlop w formie pisemnej (wystarczy e-mail).

Planowanie urlopów: potrzebna praca zespołowa

Aby uniknąć konfliktów, wszyscy członkowie zespołu powinni współpracować i razem podejść do planowania urlopów. Podpowiadamy jak dojść do porozumienia ze współpracownikami:

• Zaplanujcie urlopy z odpowiednim wyprzedzeniem

Jeśli to możliwe, już na początku roku określcie, kiedy należy oczekiwać szczególnie intensywnych okresów w zespole lub firmie. Pamiętajcie o wakacjach szkolnych, dniach roboczych między świętami, które można wykorzystać na długie weekendy, a także o wszelkich przerwach urlopowych w zakładzie pracy. Wszyscy powinni wspólnie zastanowić się, kto musi być w firmie w tych dniach, a kto może w tym roku zrealizować swoje plany urlopowe.

• Ustalcie jasne zasady

Jeśli nie ma porozumienia zakładowego dotyczącego planowania urlopów, przełożeni lub zespół powinni przynajmniej ustalić między sobą jasne zasady. Kto i w jakich sytuacjach ma pierwszeństwo? Czy są brane pod uwagę aspekty społeczne (dzieci, wiek, staż pracy)? Czy liczy się moment złożenia wniosku o urlop? Trzymanie się przez wszystkich ustalonych zasad pozwala uniknąć ewentualnych sporów.

• Zróbcie ogólnodostępną listę urlopów

Jeśli preferowane terminy urlopów trafiają do przełożonego jedynie drogą mailową, nakładanie się terminów często pozostaje niezauważone. Dlatego lepiej jest umieścić listę urlopów wszystkich osób na tablicy ogłoszeń lub w formie dokumentu zapisanego na dysku, do którego mają dostęp wszyscy współpracownicy. Każdy może tam wtedy wpisać preferowane przez siebie terminy. Gdy nakładają się one na siebie, od razu rzuca się to w oczy i wówczas trzeba szukać kompromisów.

• Bądźcie gotowi na ustępstwa

Bez gotowości do kompromisu nie może być mowy o planowaniu urlopów. Jeśli wszyscy pracownicy będą obstawać przy swoich oczekiwaniach dotyczących terminów urlopów, nie da się wypracować wspólnego rozwiązania.

• Postępujcie fair

Szukanie kompromisów nigdy nie jest łatwe, tym bardziej jeśli gra toczy się o wyczekiwany urlop. Niezbędny jest zatem rzeczowy ton, a także uczciwość. Nikt nie ma prawa do wykorzystywania najlepszych dni między świętami w celu przedłużenia sobie wolnego od pracy ani do najbardziej korzystnych okresów urlopowych. Bądźcie pierwszymi, którzy z własnej woli pójdą na ustępstwa. Wtedy współpracownicy także okażą gotowość do kompromisów. Zalecane jest podejście polegające na tym, że możliwość wzięcia urlopu w najbardziej pożądanych przez pracowników terminach mają ci, którzy poprzednio takiej szansy nie dostali. Chodzi o to, by na zmianę korzystać z urlopu w takie dni. Dzięki temu nikt nie czuje się pokrzywdzony.

• Zaproponujcie rozwiązania

Jeśli współpracownicy znają (dobre) powody, dla których koniecznie chcecie wziąć urlop w danym terminie, łatwiej jest im pójść na ustępstwa. Aby przyspieszyć planowanie urlopów, powinniście również zaproponować rozwiązania i alternatywy. Uważajcie jednak, aby nie składać tylko propozycji korzystnych dla Waszych własnych oczekiwań co do terminów urlopów – to egoistyczne podejście, a potrzebne jest szukanie kompromisów. Dlatego zbierzcie w zespole różne propozycje i wspólnie je rozważcie.

• Zwróćcie się do neutralnego mediatora

Jeżeli nie uda się osiągnąć kompromisu, być może warto skorzystać z pomocy mediatora. Jest on zobowiązany do zachowania neutralności. Jednak w takim przypadku wszyscy powinni się zgodzić na to, że rozwiązanie zaproponowane przez mediatora będzie ostatecznie wiążące. W przeciwnym razie spór zacznie się od nowa.

Planowanie zastępstw na czas urlopów: lista kontrolna

Na wakacjach chcecie odpocząć i zrelaksować się. I nie myśleć o pracy. Aby było to możliwe, nieodzowne jest zapewnienie zastępstwa na ten czas. Nikt nie chce być co chwilę zasypywany pytaniami zadawanymi przez e-mail lub telefon, gdy przebywa na wakacjach. Zadbanie o zastępstwo na ten czas da Wam poczucie, że pod Waszą nieobecność wszystko jest pod kontrolą. Dzięki temu będziecie mogli całkowicie się odprężyć. Skorzystajcie z poniższych pytań jako listy kontrolnej:

• Czy znaleziono zastępstwo dla wszystkich zakresów obowiązków?
• Czy odpowiednie osoby w firmie wiedzą, kto Was zastępuje w czasie urlopu?
• Czy macie jeszcze jednego współpracownika, który może Was zastąpić w sytuacji awaryjnej?
• Czy telefon, faks i e-mail zostały przełączone na osobę zastępującą Was podczas urlopu?
• Jakich terminów musi dotrzymać osoba, która Was zastępuje?
• Co się stanie z nowymi projektami, zamówieniami, zapytaniami?
• Czy osoba zastępująca ma dostęp do oprogramowania, dokumentów lub pomieszczeń?
• Czy przełożyliście ważne terminy lub spotkania, które miały mieć miejsce w czasie Waszej nieobecności?
• A może są one przygotowane w taki sposób, aby ich uczestnicy poradzili sobie bez Waszego udziału?
• Czy utworzyliście folder zawierający wszystkie niezbędne informacje?
• Czy wszyscy wiedzą, co robić w nagłych sytuacjach?
• Czy poprosiliście osobę zastępującą Was w czasie urlopu o zanotowanie ważnych informacji, z którymi będziecie mogli się zapoznać po powrocie do pracy?

Planowanie urlopów przez pracodawców: prawa i obowiązki

Czy szef może odrzucić wniosek o dłuższy urlop?

Niemiecka ustawa o urlopach (§ 7 ust. 2 BUrlG) zabrania pracodawcom nadmiernego rozdrabniania urlopów. Co więcej, pracodawca musi zezwolić na to, by przynajmniej raz w ciągu roku pracownik otrzymał dwanaście kolejnych dni roboczych wolnych od pracy, czyli około dwóch tygodni nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Jeśli jednak chcecie wziąć na raz trzy tygodnie urlopu, Wasz szef musi wyrazić na to zgodę.

Czy pracownik musi być dostępny podczas urlopu?

Nie. W czasie urlopu pracownicy nie mają obowiązku pozostawania w kontakcie z pracodawcą – ani telefonicznym, ani mailowym. Nie muszą też podawać miejsca swojego pobytu. Wyjątki obowiązują tylko wtedy, gdy zarówno pracownik, jak i pracodawca dokonają przed urlopem odmiennych ustaleń. Pracownik musi jednak wyrazić na to zgodę.

Czy szef może odwołać pracownika z urlopu?

Niedopuszczalne jest odwołanie z urlopu, który został wcześniej zatwierdzony i który już się rozpoczął. Tak orzekł Federalny Sąd Pracy (niem. Bundesarbeitsgericht) w sprawach  9 AZR 404/99 i 9 AZR 405/99.

Co się stanie, jeśli w trakcie urlopu zachorujecie?

Jeśli podczas urlopu wypoczynkowego zachorujecie, pamiętajcie o dwóch sprawach, które trzeba załatwić jak najszybciej:

• Skonsultujcie się z lekarzem (również za granicą) i poproście o zaświadczenie o niezdolności do pracy.
• Skontaktujcie się niezwłocznie z pracodawcą i poinformujcie go o wystawionym zwolnieniu lekarskim.

Nie musicie od razu wracać do domu (może być konieczne pozostanie w łóżku). Jednak oba kroki – wzięcie zwolnienia lekarskiego i zgłoszenie choroby – są konieczne, jeśli chcecie zachować prawo do urlopu. Tylko ci pracownicy, którzy w czasie urlopu są chorzy i mają to potwierdzone na piśmie przez lekarza, nie tracą prawa do tych dni urlopu. Powód: jeśli jesteście chorzy w trakcie urlopu, nie możecie wypocząć, a co najwyżej wrócić do zdrowia.

Na jaki okres trzeba zaplanować urlopy?

Ustawowe prawo do urlopu dotyczy roku kalendarzowego. Oznacza to, że do końca roku powinniście wykorzystać cały przysługujący Wam urlop wypoczynkowy. Jeśli nie jest to możliwe – np. z powodu choroby lub z przyczyn związanych z działalnością przedsiębiorstwa – wówczas pozostały urlop może zostać przeniesiony na kolejny rok. Te dni trzeba jednak wykorzystać najpóźniej do 31 marca następnego roku, w przeciwnym razie przepadają.