Ekwiwalent za niewykorzystany urlop: jak to wygląda w Niemczech w przypadku wypowiedzenia umowy i choroby pracownika

Ekwiwalent za urlop jest wypłacany w sytuacji, gdy pracownik nie jest w stanie wykorzystać przysługujących mu dni wolnych od pracy. Urlop ma służyć wypoczynkowi, dlatego przepisy obowiązujące w Niemczech generalnie nie przewidują możliwości wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Pracownik ma być w tym czasie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, zachowując jednocześnie prawo do wypłaty wynagrodzenia. Niektórzy pracownicy woleliby otrzymać ekwiwalent pieniężny – przynajmniej za jakąś część przysługującego im urlopu wypoczynkowego, zamiast rzeczywiście wziąć wolne. Na to nie pozwala jednak federalna ustawa o urlopach (niem. Bundesurlaubsgesetz, BUrlG). A w jakich sytuacjach możliwe jest uzyskanie ekwiwalentu za urlop i jak obliczyć jego wysokość?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – co kryje się pod tym pojęciem?

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy oznacza świadczenie należne pracownikowi w przypadku niewykorzystania w całości lub w części przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Nie jest on wówczas zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy stosunek pracy został rozwiązany, a pozostały urlop nie może być wykorzystany w całości lub w części w pozostałym czasie. Stanowi o tym § 7 ust. 4 niemieckiej ustawy o urlopach: „Jeżeli urlop nie może być udzielony w całości lub w części z powodu rozwiązania stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.”

Terminu Urlaubsabgeltung (ekwiwalent za niewykorzystany urlop) nie należy mylić z następującymi dwoma pojęciami:

• Urlaubsentgelt (wynagrodzenie za urlop)
  Jest to wynagrodzenie wypłacane pracownikowi za czas przebywania na urlopie wypoczynkowym. W wielu przypadkach (gdy pensja miesięczna jest na stałym poziomie) wynagrodzenie za urlop jest takie samo jak zwykła miesięczna wypłata.
• Urlaubsgeld (dodatek urlopowy)
  Dodatek urlopowy, podobnie jak dodatek pieniężny z tytułu świąt Bożego Narodzenia (Weihnachtsgeld), jest dobrowolnym świadczeniem wypłacanym przez pracodawcę jako dodatek do wynagrodzenia za urlop. Jest on ustalony w umowie o pracę lub układzie zbiorowym. Obowiązujące w Niemczech przepisy nie przewidują uprawnienia do jego otrzymania na mocy ustawy.

Zgodnie z aktualną wykładnią, Federalny Sąd Pracy (Bundesarbeitsgericht, BAG) uznaje ekwiwalent za niewykorzystany urlop za świadczenie pieniężne, które może być przyznane tylko wtedy, gdy pracownik nie jest w stanie wziąć wolnego. Oznacza to, że osoba zatrudniona nie może zrezygnować z urlopu na rzecz ekwiwalentu dla czerpania korzyści finansowych. W przypadku śmierci pracownika podlega on dziedziczeniu, dlatego jego spadkobiercy mają prawo do tego, aby pracodawca wypłacił im ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Przysługuje on nie tylko pracownikom zatrudnionym na pełnym etacie. Również osoby pracujące w niepełnym wymiarze godzin, na Minijob, uczniowie zawodu i pracownicy na okresie próbnym mają prawo do otrzymania ekwiwalentu pieniężnego za urlop, jeśli nie mogą wziąć wolnego. Obie strony umowy są często nieświadome, że taki przepis istnieje. Często dochodzi do sporów prawnych, dlatego osoby, których to dotyczy, powinny zasięgnąć porady prawnej.

Jakie warunki muszą być spełnione, aby móc otrzymać ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy?

Aby został wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop, muszą zostać spełnione pewne warunki. Na przykład można go otrzymać, jeśli…

• macie prawo do urlopu i teoretycznie pozostało wystarczająco dużo czasu, aby go wykorzystać, ale sytuacja w zakresie zamówień na to nie pozwala.
• pracodawca nie udziela Wam urlopu, ponieważ musicie jeszcze przeszkolić osobę, która zastąpi Was na danym stanowisku.

W obu przypadkach istotne jest to, że staraliście się wykorzystać pozostały urlop: ekwiwalent przysługuje bowiem tylko wtedy, gdy nie ma absolutnie żadnej możliwości wzięcia wolnego. W większości przypadków ekwiwalent za urlop jest wypłacany wraz z ostatnim wynagrodzeniem, ponieważ prawo do jego otrzymania nabywa się dopiero w momencie oficjalnego zakończenia stosunku pracy. Pracodawcy często chcą, abyście na koniec potwierdzili, że wszelkie roszczenia wynikające ze stosunku pracy zostały uregulowane.

Co istotne dla pracowników, nie musicie podpisywać takich klauzul. Zamiast tego należy wcześniej dokładnie sprawdzić swoje roszczenia. Możliwe również, że w umowie o pracę wymieniony jest tzw. termin zawity, co oznacza, że jeśli w okresie zakreślonym tym terminem, np. w ciągu 2-3 miesięcy, nie zgłosicie pisemnego wniosku o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, wszystkie przysługujące Wam w tym zakresie roszczenia wygasną.

Co w przypadku niezdolności do pracy?

Niezdolność do pracy jest szczególnym przypadkiem, który nie jest ujęty w federalnej ustawie o urlopach, ale jest uregulowany w prawie europejskim. Prawo do urlopu nabywa się również podczas choroby. Jeśli pracownik choruje przez dłuższy czas, może się zdarzyć, że do 31 grudnia nie wykorzysta całego urlopu. Dni niewykorzystane przez pracownika w danym roku kalendarzowym mogą przejść na rok następny i zasadniczo muszą być wykorzystane do 31 marca tego roku. Jednak w przypadku przedłużającej się choroby może się zdarzyć, że i do tego czasu pracownik nie zdąży wykorzystać całego przysługującego mu urlopu.

Aby uniknąć „kumulacji” dni urlopowych, Europejski Trybunał Sprawiedliwości ustalił, że prawo do urlopu wygasa najpóźniej po 15 miesiącach (ETS, wyrok C-214/10). W przypadku rozwiązania stosunku pracy zanim pracownik odzyskał zdolność do pracy, ma on prawo do ekwiwalentu za niewykorzystane dni urlopu z ostatnich 15 miesięcy. Dotyczy to sytuacji, gdy z powodu choroby nie mógł on wykorzystać przysługującego mu urlopu.

Przykłady różnych scenariuszy

W przypadku zwykłego zwolnienia z pracy, w którym zachowany jest okres wypowiedzenia, pracownicy mają zwykle wystarczająco dużo czasu, by wykorzystać urlop, o ile pozwala na to sytuacja w firmie. Inaczej wygląda to w przypadku długotrwałej choroby. Ze względu na specyfikę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub umowy rozwiązującej stosunek prawny (niem. Aufhebungsvertrag), wypłata ekwiwalentu za urlop jest w tych przypadkach prawdopodobna, gdyż rozwiązanie stosunku pracy następuje w bardzo krótkim czasie lub nawet natychmiast. Oto przykłady:

Zwykłe wypowiedzenie umowy

W sierpniu pracownik otrzymuje zwykłe wypowiedzenie umowy o pracę. Okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące, a zatem pracownik będzie zatrudniony do końca listopada. W tym momencie ma do wykorzystania jeszcze osiem dni urlopu. Przy trzymiesięcznym okresie wypowiedzenia ma wystarczająco dużo czasu, aby wziąć wolne. W tym przypadku nie ma więc prawa do otrzymania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

Pracownik zostaje zwolniony w trybie natychmiastowym z powodu kradzieży. Oparta na zaufaniu relacja między pracodawcą a pracownikiem została zaburzona, dlatego też nie można oczekiwać od pracodawcy kontynuacji współpracy. Jeżeli pracownik nabył prawo do urlopu w okresie zatrudnienia, to jego przewinienie nie ma na to wpływu. Na przykład, jeśli zostanie zwolniony bez wypowiedzenia 15. dnia miesiąca, a nadal ma do wykorzystania osiem dni urlopu, wówczas otrzyma pełny ekwiwalent pieniężny za te dni.

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Pracownik i pracodawca postanawiają rozwiązać umowę o pracę za porozumieniem stron z końcem października. W chwili zawarcia umowy pracownik nadal ma do wykorzystania osiem dni urlopu. Chciałby wziąć wolne, jednak pracodawca odmawia udzielenia mu urlopu, uzasadniając to dużą ilością zleceń. W przypadku umowy rozwiązującej stosunek prawny (niem. Aufhebungsvertrag) pracodawca może nie zgodzić się na wzięcie urlopu przez pracownika z powodów związanych z działalnością przedsiębiorstwa (w zamian za to musi mu wypłacić ekwiwalent pieniężny). I na odwrót, może też polecić mu wzięcie wolnego w okresie poprzedzającym wygaśnięcie umowy o pracę. W tym przypadku musi jednak odpowiednio wcześnie poinformować o tym swojego pracownika, aby ten mógł odpowiednio dostosować swoje plany urlopowe.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Jeśli pracownik został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy do momentu zakończenia stosunku pracy, duże znaczenie ma to, jak dokładnie zostało to sformułowane.

• Widerrufliche Freistellung (zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy do odwołania)
  W przypadku zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy do odwołania, pracownik musi liczyć się z tym, że w jakimś momencie będzie musiał wrócić do pracy. W takich warunkach nie wchodzi w grę wyjazd na urlop. Także sam ustawodawca nie uznaje tej sytuacji za wypoczynek. Oznacza to, że pracownik może domagać się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
• Unwiderrufliche Freistellung (definitywne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy)
  W przypadku definitywnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, pracownik wie, że nie będzie już musiał ani razu pojawić się w pracy. W związku z tym nie otrzymuje on ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Niejednokrotnie dochodzi do sporów pomiędzy pracownikiem a pracodawcą odnośnie wypłacanego wynagrodzenia. Aby sprawdzić, czy otrzymaliście należne Wam wynagrodzenie, musicie wiedzieć, ile ono wynosi za jeden dzień roboczy. Wysokość przysługującego Wam ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest uzależniona od Waszego średniego wynagrodzenia w ostatnim kwartale. Aby obliczyć wysokość należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, stosuje się wzór, który najpierw pozwala obliczyć wynagrodzenie za kwartał, a następnie wynagrodzenie za tydzień i w końcu za pojedynczy dzień roboczy.

Pomnóżcie miesięczną pensję razy trzy, aby otrzymać wynagrodzenie za kwartał. Kwartał składa się z 13 tygodni. Aby uzyskać kwotę wynagrodzenia za tydzień, podzielcie wynik przez 13. Następnie uzyskaną kwotę podzielcie przez liczbę dni pracy w ciągu tygodnia. Oto wzór: wynagrodzenie brutto * 3 : 13 :  ilość dni pracy w tygodniu. Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia brutto brane są pod uwagę następujące składniki:

• wynagrodzenie za pracę na akord
• uposażenia, wynagrodzenia
• podwyżki
• prowizje
• wynagrodzenie w naturze (wyżywienie)
• premie za sprzedaż
• dodatki (np. za niebezpieczną pracę lub za dyżur)

Nie uwzględnia się jednorazowych świadczeń, takich jak premie za długoletni staż pracy, napiwki czy wynagrodzenie za nadgodziny.

Przykłady

• Zakładając, że pracujecie na cały etat przez 5 dni w tygodniu i zarabiacie 2.700 euro brutto miesięcznie, Wasze wynagrodzenie za kwartał wynosi 8.100 euro (2.700 * 3). Po podzieleniu przez 13 otrzymujemy 623,08 euro na tydzień i 124,62 euro (623,08 : 5) na dzień roboczy.
• Podobnie w przypadku pracy na część etatu, np. przez trzy dni w tygodniu. Obliczenie ekwiwalentu za urlop za dzień roboczy w przypadku miesięcznego wynagrodzenia brutto w wysokości 1.200 euro wygląda następująco: 3.600 euro na kwartał podzielone przez 13 daje 276,92 euro na tydzień. Po podzieleniu przez trzy otrzymujemy 92,31 euro na dzień roboczy.

Należy pamiętać, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop podlega opodatkowaniu, a także składkom na ubezpieczenie społeczne.