Niemiecka umowa o pracę – oto co musicie o niej wiedzieć!

Umowa o pracę w Niemczech jest formalnym dokumentem regulującym prawa i obowiązki zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z jej treścią przed podpisaniem, gdyż zawiera kluczowe informacje dotyczące wynagrodzenia, czasu pracy, urlopu oraz innych istotnych aspektów zatrudnienia.

Jaka forma powinna mieć umowa o pracę w Niemczech?

Wszystko, co dotyczy umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, jest regulowane przez niemiecki kodeks cywilny (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB). Zasadniczo istnieją trzy opcje zawarcia umowy o pracę w Niemczech:

• pisemnie,
• ustnie,
• w ramach tzw.: „milczącej zgody” (niem. stillschweigend) – pracownik podejmuje pracę, a pracodawca się temu nie sprzeciwia.

Umowa na czas określony musi zawsze zostać zawarta w formie pisemnej, zgodnie z § 14 Abs. TzBfG.

Z tego miejsca radzimy, abyście każdą umowę zawierali w formie pisemnej i to tak szczegółowo, na ile to tylko możliwe, aby uniknąć niepotrzebnych przykrości w przyszłości. Zgodnie z niemiecką ustawą dowodową (niem. Nachweisgesetz), pracodawca w Niemczech i tak jest zobowiązany, aby określone warunki pracy przedstawić pracownikowi właśnie w formie pisemnej.

Do podpisania umowy o pracę zobowiązany jest zarówno pracownik jak i pracodawca, przy czym ten ostatni może być reprezentowany przez zastępcę. Należy mieć na uwadze, że ewentualny zastępca (np. szef personalny), musi posiadać odpowiednie pełnomocnictwo, z którego ewidentnie wynika, że działa w imieniu pracodawcy.

Kiedy umowa o pracę jest niezgodna z niemieckim prawem?

Umowa o pracę w Niemczech jest niezgoda z prawem, jeśli

• Została zawarta z osobą, która nie ukończyła 14 roku życia.
• Jest niegodna z ustawą o zwalczaniu pracy na czarno (Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit).
• Została zawierta z agencją pracy tymczasowej, która nie posiada niezbędnych pozwoleń (LArbG Düsseldorf, 26.07.2012, 15 Sa 336/12).

Jeśli z jakichś powodów, umowa o pracę zostanie zawarta mimo naruszenia któregoś z powyższych punktów, wtedy taka umowa o pracę uznawana jest za nieważną.

Oprócz tego za nieważne uznawane są w Niemczech także następujące umowy o pracę:

• Te, które uchybiają dobrym obyczajom, czyli przykładowo w sytuacji, w której pracownicy otrzymują wynagrodzenie znacznie niższe od płacy minimalnej lub muszą partycypować w stratach przedsiębiorstwa.
• Gdzie przy ich zawieraniu stwierdzi się u jednej ze stron (bądź u obu) niezdolność do czynności prawnych
• Przy których w trakcie zawarcia, zastępca pracodawcy nie dysponuje odpowiednimi pełnomocnictwami.

Jakie klauzule w umowie o pracę są w Niemczech niezgodne z prawem?

W umowie o pracę mogą być zawarte pewne niedozwolone klauzule. Bynajmniej nie wszystko, co pracodawca chce uregulować w umowie, jest dopuszczalne. Oto przykłady klauzul, które prowadzą do zawarcia niezgodnej z prawem umowy o pracę:

• Ciąża

Pracodawca w Niemczech nie ma prawa ingerować w życie prywatne. Niedopuszczalny jest na przykład taki zapis w umowie o pracę: „Pracownica zobowiązuje się nie zajść w ciążę w ciągu kolejnych trzech lat. Ciąża będzie skutkowała natychmiastowym zwolnieniem z pracy”. Zarówno sama klauzula, jak i ewentualne wypowiedzenie umowy o pracę, są nieważne.

• Nadgodziny

Tak, nadgodziny są dozwolone. Niedopuszczalne jest jednak następujące sformułowanie: „Etwaige Überstunden sind pauschal mit dem Gehalt abgegolten”. To zdanie mówiące o tym, że w miesięcznej pensji uwzględnione jest już wynagrodzenie za ewentualne nadgodziny, nadal można znaleźć w wielu umowach o pracę, ale jest ono sformułowane zbyt ogólnie i dlatego jest nieważne. Aby zapis był wiążący, musiałaby być podana przynajmniej konkretna liczba godzin nadliczbowych w danym okresie, np. 10 godzin nadliczbowych w miesiącu.

• Zwrot kosztów

Popularne jest sformułowanie, które zobowiązuje pracownika do zwrotu kosztów poniesionych w ramach dokształcania w przypadku złożenia przez niego wypowiedzenia umowy o pracę. Przykładem może być taka klauzula: „Wszelkie środki przyznane na dokształcanie i doskonalenie zawodowe muszą być w całości zwrócone pracodawcy po ustaniu stosunku pracy”. Taka umowa jest niedopuszczalna – pracownik nie może być zobowiązany do zwrotu kosztów z tego tytułu poniesionych przez firmę.

Nadgodziny: te sformułowania są dozwolone w niemieckie umowie o pracę

Prawnie dozwolone są jednak jednoznaczne sformułowania dotyczące godzin nadliczbowych, takie jak np.:

„Bis zu … Überstunden monatlich sind pauschal mit der Bruttovergütung gemäß § … dieses Vertrages abgegolten.”

Dzięki dokładnemu określeniu maksymalnej dopuszczalnej liczby godzin nadliczbowych w miesiącu bez dodatkowego wynagrodzenia pracownik wie dokładnie, czego może się spodziewać. Ale i w tym przypadku pracodawca musi oczywiście przestrzegać niemieckiej ustawy o czasie pracy.

Umowa o pracę w Niemczech na czas określony 

Jeśli nie istnieje rzeczowy powód usprawiedliwiający zawarcie umowy o pracę tylko na określony czas, wówczas pracownik w Niemczech może być zatrudniony na podstawie takiej umowy o pracę przez okres nie dłuższy niż dwa lata. Tak stanowi § 14 ust. 2 niemieckiej ustawy o pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy i zatrudnieniu na czas określony (niem. Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge, TzBfG). W tym okresie stosunek pracy może jednak zostać przedłużony maksymalnie trzy razy.

Jednakże, jak to często bywa w prawie pracy, istnieją wyjątki:

• Istnieje obiektywny powód: umowa o pracę, która z przyczyn obiektywnych została zawarta na czas określony, może trwać dłużej niż dwa lata. Dzieje się tak na przykład w przypadku gdy dany pracownik zastępuje osobę przebywającą na urlopie wychowawczym lub zwolnieniu lekarskim. Ograniczenie czasu trwania umowy o pracę może też nastąpić po ukończeniu studiów lub szkolenia zawodowego (więcej obiektywnych powodów wymieniono w § 14 ust. 1 TzBfG).
• Nowo powstała firma: w ciągu pierwszych czterech lat po założeniu firmy pracownicy mogą być zatrudniani na czas określony przez okres do czterech lat (§ 14 ust. 2a TzBfG).
• Odstępstwa przewidziane w układzie zbiorowym pracy: strony układów zbiorowych mogą ustalić dłuższy czas trwania umowy o pracę na czas określony. Zgodnie z decyzją Federalnego Sądu Pracy (niem. Bundesarbeitsgericht, BAG) z 2019 roku, strony układów zbiorowych mogą zgodzić się na zawieranie umów na czas określony bez obiektywnego powodu przez okres do sześciu lat, przy czym umowy te mogą być przedłużane maksymalnie dziewięć razy (sygn. akt: 7 AZR 410/17).
• Starsi pracownicy: pracownicy w wieku 52 lat i starsi, którzy byli bezrobotni przez co najmniej cztery miesiące zanim zostali zatrudnieni, mogą otrzymać umowę na czas określony na okres do pięciu lat (§ 14 ust. 3 TzBfG).

Umowa o pracę sprzeczna z prawem: co robić?

Co jednak zrobić, gdy wydaje się, że umowa o pracę jest niezgodna z prawem? Eksperci są zgodni, że w większości przypadków nie jest to niedopatrzenie ze strony firm: „Pracodawcy, którzy formułują takie klauzule umowne, działają celowo, aby obniżyć koszty wynagrodzeń. Chodzi o obniżenie kosztów i zdobycie przewagi konkurencyjnej” – mówi Peter Schüren, prawnik specjalizujący się w prawie pracy. Koniec końców, często jedynym wyjściem jest pójście do sądu. Doświadczenie pokazuje, że zwykle kończy się to zawarciem ugody. Bo to, że ma się rację, nie oznacza, że uda się wygrać w sądzie. Raczej wątpliwe, by po całej sprawie pracownicy chcieli nadal pracować w takiej firmie. Dlatego wskazane jest, aby wcześniej znaleźć sobie inne miejsce zatrudnienia.

Jakie informacje musi zawierać niemiecka umowa o pracę?

Czas pracy (Arbeitszeit): w umowie o pracę musi być uwzględniony regularny tygodniowy czas pracy. W większości niemieckich przedsiębiorstw praktykowane jest 35 lub 40 godzin pracy tygodniowo. Zgodnie z ustawą o czasie pracy, dzienny czas pracy może przekroczyć 8 godzin tylko w wyjątkowych sytuacjach .

Czas trwania umowy (Befristung): Pracodawca określa, czy umowa zawarta zostanie na czas określony czy nieokreślony. Umowy na czas określony sporządzane są standardowo maksymalnie na 2 lata i mogą w tym czasie zostać przedłużone 3 razy. Jeśli istnieje istotny powód, dla którego umowa może zostać zawarta na czas określony (np. zastępstwo na czas urlopu wychowawczego innego pracownika), wtedy pracodawca może odejść od tej reguły.

Wynagrodzenie (Gehalt): wynagrodzenie brutto podane jest jako pensja miesięczna lub roczna. Obok płacy podstawowej, można tu wliczyć także świadczenia zależne od wyników, takie jak np. dodatki czy premie. Jeśli nie jest to inaczej uregulowane, to pensja musi wpłynąć na Wasze konto najpóźniej ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca.

Choroba (Krankheit): wystarczy, że w umowie będzie wskazanie na ustawę dot. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy (niem. Entgeltfortzahlungsgesetz). Ta ustawa mówi, że pracownik musi poinformować o swojej chorobie tak szybko, jak jest to możliwe (najlepiej zadzwonić z samego rana do pracy) i że pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia choremu pracownikowi przez sześć tygodni (jeśli choroba będzie trwała tak długo). Umowne odstąpienie od tej reguły możliwe jest tylko na korzyść pracownika – czyli np. jeśli dzięki umowie taryfowej ustalony został dłuższy okres wypłaty pensji, niż jest to przewidziane ustawowo.

Wypowiedzenie (Kündigung): w niemieckiej umowie o pracę określone jest, w jakim czasie obie strony mogą zakończyć stosunek pracy. Po okresie próbnym są to – o ile nie zostało inaczej ustalone – 4 tygodnie do 15. albo do ostatniego dnia roboczego w miesiącu kalendarzowym. Wystarczy wskazanie ustawy o ochronie pracowników przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem umowy o pracę (niem. Kündigungsschutzgesetz). Czasami ustalane są też dłuższe okresy wypowiedzenia, np. na koniec kwartału.

Praca dodatkowa (Nebentätigkeit): Pracodawca może zażądać w umowie, żeby pracownik podał informację o ewentualnej pracy dodatkowej. Zasadniczo można pracować jednocześnie gdzie indziej – w dni wolne, podczas urlopu czy wieczorami.

Miejsce pracy (Arbeitsort): zazwyczaj siedziba pracodawcy jest też miejscem wykonywania pracy przez pracownika. Jeśli istnieje potrzeba częstej zmiany miejsca pracy albo częstych podróży, to powinno to także zostać uwzględnione w umowie o pracę.

Okres próbny (Probezeit): jest częścią wielu umów o pracę. Podczas okresu próbnego, pracodawcy i pracownicy mogą sprawdzić, czy spełniły się ich oczekiwania. Okres próbny trwa zazwyczaj 6 miesięcy, czasem w przypadku bardziej kompleksowych zadań może to być nawet 9 miesięcy. Podczas okresu próbnego obie strony mają 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. Zgodnie z ustawą, można zrezygnować z okresu próbnego.

Obowiązek zachowania tajemnicy (Schweigepflicht): nawet jeśli ten punkt nie jest oddzielnie wymieniony w umowie, to mimo wszystko jesteście zobligowani do zachowania tajemnicy jako pracownik i nie ujawniania wewnątrzzakładowych tajemnic przedsiębiorstwa.

Zajęcie (Tätigkeit): opis pracy i stanowiska powinny być możliwie jak najdokładniej ujęte w umowie o pracę. Jeśli sformułowania są bardzo ogólne, istnieje duże prawdopodobieństwo, że do Waszych obowiązków będą należały zadania, z którymi się w ogóle nie liczyliście.

Nadgodziny (Überstunden): zdarza się, że poprzez umowę jesteście zobowiązani do świadczenia nadgodzin, jeśli wykonanie pracy w standardowym czasie jest niemożliwe. Jednak wtedy powinna zostać wyjaśniona kwestia wynagrodzenia za nadgodziny: czy będziecie je mieli zapłacone i w jakiej wysokości? Czy zostaną zrekompensowane dniami wolnymi?

Urlop (Urlaub): zgodnie z ustawą regulującą kwestie urlopu, pracownik ma prawo do 20 dni urlopu w roku, jeśli pracuje 5 dni w tygodniu (w przypadku 6 dni pracujących, ma prawo do 24 dni urlopu). W umowach taryfowych często ustalone jest nawet więcej dni urlopu. Także w standardowej umowie o pracę można uzgodnić więcej urlopu. Jeśli z kolei w umowie jest mniej dni urlopowych niż przewiduje to ustawa, wtedy taka klauzula jest nieważna – nawet jeśli obie strony ją podpisały.

Zerwanie umowy (Vertragsbruch): co się stanie, jeśli pracownik zerwie umowę, np. jeśli tuż przed podjęciem pracy zdecyduje się jednak na inne stanowisko? Powinno to zostać zawarte w umowie o pracę. Zwykle stosuje się karę finansową w wysokości wynagrodzenia, do końca okresu wypowiedzenia. Jeśli  zerwanie umowy nie nastąpi pisemnie, wtedy sąd pracy decyduje o konsekwencjach takiego zachowania.

Strony umowy (Vertragsparteien): w umowie o pracę musi być zaznaczone, między jakimi stronami zawarta jest umowa – nazwiska, adresy oraz informacja, kto jest pracodawcą a kto pracownikiem – inaczej umowa jest nieważna.

Zakaz konkurencji (Wettbewerbsverbot): pracownik nie może stanąć do walki konkurencyjnej z pracodawcą, dopóki trwa stosunek pracy między nimi.

Niemiecka umowa o pracę – wzór

Oto jak może wyglądać przykładowa umowa o pracę po niemiecku:

Dodatek: 3 mity dotyczące umowy o pracę w Niemczech!

Mit 1: „Jeśli umowa o pracę nie została sporządzona w formie pisemnej, nie ma mocy obowiązującej”

Wszystko, co dotyczy umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, jest regulowane przez niemiecki kodeks cywilny (Bürgerliches Gesetzbuch, BGB). Jeśli chodzi o zawarcie umowy, wszystko wydaje się stosunkowo proste. Zgodnie z BGB, obowiązuje praktyczna zasada: możliwe jest zawieranie umów w sposób nieformalny i dotyczy to również umowy o pracę. Inaczej mówiąc oznacza to, że umowa o pracę może być w zasadzie zawarta ustnie, jeśli strony umowy się na to zgadzają.

Teraz zapewne postawicie słuszny zarzut: „A co z obowiązkiem udokumentowania”? Przecież § 2 niemieckiej ustawy dotyczącej potwierdzania warunków umowy o pracę (Nachweisgesetz) stanowi, że pracodawca ma obowiązek pisemnie określić istotne warunki umowy, parafować je i przedłożyć pracownikowi nie później niż miesiąc po uzgodnionej dacie rozpoczęcia stosunku pracy. Oczywiście, pracownik może domagać się od pracodawcy przedstawienia mu na piśmie kluczowych punktów umowy w ciągu czterech tygodni.

„Obowiązek udokumentowania jest jednak trochę jak bezzębny tygrys – nie pociąga za sobą żadnych bezpośrednich konsekwencji, jeśli się go nie przestrzega” – mówi André Niedostadek, profesor prawa gospodarczego, prawa pracy i prawa socjalnego na Hochschule Harz.

Aby to zilustrować, posłużymy się tutaj decyzją Krajowego Sądu Pracy w Hamm z zeszłego roku (sygn. akt: 17 Sa 46/19): w sprawie będącej przedmiotem sporu kobieta była oficjalnie zatrudniona przez pewnego mężczyznę jako gospodyni. Do jej obowiązków należało sprzątanie, pranie i gotowanie. Za te usługi miała otrzymywać 460 euro miesięcznie, czyli jej stawka godzinowa wynosiła 10 euro. Ale zdaniem mężczyzny, jeszcze przed rozpoczęciem stosunku pracy ustalono, że będzie on płacił kobiecie głównie za seks – miał być typowym sponsorem. Zadaniem kobiety miało też być towarzyszenie mężczyźnie w jego podróżach. Miała go odwiedzać dwa razy w tygodniu w celu świadczenia usług seksualnych. Jednak jak twierdził mężczyzna, zatrudniona nie dotrzymała tej obietnicy, w związku z czym została zwolniona.

Kobieta, beneficjentka świadczenia Hartz IV, matka trójki dzieci, zażądała w sądzie, oprócz wynagrodzenia za dni urlopu i dobrego świadectwa pracy, wyrównania pensji za ostatnie dwa miesiące zatrudnienia.

Jednak sąd nie przychylił się do tego żądania. Kobieta nie wykonywała bowiem czynności określonych w umowie. Chociaż nie było stosownych ustaleń na piśmie, sąd był przekonany, że umowa została odpowiednio zawarta. Dlaczego?

Wymiana wiadomości pomiędzy obiema stronami za pośrednictwem WhatsApp sugerowała, że tak właśnie jest. A ponieważ usługi nie zostały wykonane, nie wypłacono wynagrodzenia. Kobieta nie świadczyła we wskazanym okresie żadnych usług seksualnych, więc zdaniem sądu nie przysługiwało jej prawo do wynagrodzenia.

„Powszechną praktyką jest zawieranie umów na piśmie i jest to zalecane dla wszystkich”, mówi Niedostadek. Tym bardziej, że pracodawca nie wyświadcza sobie żadnej przysługi, jeśli nie sporządzi umowy o pracę w formie pisemnej. W przypadku sporu w sądzie, przepisy przewidują ułatwienie dowodowe dla pracownika.

Na koniec warto dodać, że wyjątek stanowią umowy zawarte na czas określony. W ich przypadku obie strony mają obowiązek spisania podstawowych danych.

Mit 2: „Nie uzgodniono okresu próbnego? To nie ma znaczenia! Przecież zawsze pierwsze sześć miesięcy zatrudnienia stanowi okres próbny”

Okres próbny służy poznaniu siebie nawzajem. Odnosi się to zarówno do pracodawcy, jak i pracownika. Podczas okresu próbnego obowiązuje skrócony okres wypowiedzenia wynoszący zaledwie dwa tygodnie. Wszystko to wymaga jednak specjalnych ustaleń. Okres próbny nie trwa zatem automatycznie sześć miesięcy, istnieje jednak możliwość przedłużenia go aż do sześciu miesięcy. Teoretycznie w umowie można oczywiście uzgodnić również dłuższy okres próbny. Jak opisano powyżej, obowiązuje zasada swobody zawierania umów. Jeżeli jednak okres próbny trwa dłużej niż sześć miesięcy, zastosowanie ma ustawa o ochronie pracowników przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem umowy o pracę (Kündigungsschutzgesetz). Po upływie sześciu miesięcy – niezależnie od tego, czy zostały one uzgodnione jako okres próbny, czy też nie – zastosowanie mają normalne zasady ustawowej ochrony przed wypowiedzeniem.

Wyjątkiem jest kształcenie zawodowe: w tym przypadku okres próbny musi wynosić co najmniej jeden miesiąc, zgodnie z ustawą o kształceniu zawodowym (Berufsausbildungsgesetz). „Nie będzie więc stanowiło większego problemu to, aby uczniowie, którzy rozpoczęli kształcenie zawodowe, po kilku pierwszych tygodniach spróbowali czegoś innego”, mówi Niedostadek.

I jeszcze jedna dobra wiadomość na koniec: oczywiście pracownicy mają prawo do urlopu również w trakcie okresu próbnego, jednak tylko w wymiarze proporcjonalnym. Z pełnego wymiaru urlopu przewidzianego w ustawie mogą oni korzystać dopiero po pomyślnym zakończeniu okresu wzajemnego poznawania się pracodawcy i pracownika.

„Umowa to umowa! Wszystko, co jest przewidziane w umowie o pracę, jest wiążące”

Umowy o pracę zazwyczaj nie są opracowywane indywidualnie dla każdego pracownika, ale często opierają się na wcześniej istniejących szablonach. Zdarza się, że zawierają one klauzule, które nie są zgodne z ogólnymi warunkami umów. Ta niezgodność sprawia, że są one nieważne. Niedostadek podkreśla, że pracownik nie musi bezkrytycznie godzić się na wszystkie warunki, które pracodawca zawrze w umowie.

Aby było to bardziej zrozumiałe, posłużymy się następującym przykładem: pracownik firmy spedycyjnej wynegocjował sobie podwyżkę wynagrodzenia z 1.400 euro brutto do 2.400 euro brutto plus prowizje, ustalając z pracodawcą trzyletni okres wypowiedzenia (Federalny Sąd Pracy 26.10.2017: 6 AZR 158/16). Kiedy jakiś czas później pracownik „należycie i w stosownym terminie” złożył wypowiedzenie, pracodawca przypomniał pracownikowi, że przecież oboje ustalili trzyletni okres wypowiedzenia. Wcześniejsze rozwiązanie umowy nie było więc dla pracownika takie łatwe.

Pracownik poszedł do sądu, argumentując, że trzyletni okres wypowiedzenia postawiłby go jako pracownika w zbyt niekorzystnej sytuacji. Na tej podstawie starał się dowieść, że klauzula zawarta w jego umowie o pracę jest nieważna. Sąd Pracy orzekł na korzyść pracownika i na mocy tej decyzji mógł on odstąpić od umowy w ciągu czterech tygodni.

„Zasadniczo to, co jest zawarte w umowie, obowiązuje  – ale oczywiście w niektórych przypadkach warto się o to spierać”, mówi Niedostadek. Ponieważ czasami z umowy o pracę wynika dla obu stron coś więcej niż pierwotnie zakładano.