Z powodu pandemii wiele osób w Niemczech pracuje obecnie w domu. Jednak do tej pory większość pracowników nie mogła ubiegać się o zwrot kosztów z tego tytułu. Teraz ma się to zmienić, w Niemczech ma być bowiem wprowadzony ryczałt za pracę zdalną, tzw. Homeoffice-Pauschale. Trzeba jednak znać kilka trików podatkowych, aby móc rzeczywiście skorzystać na tych nowych przepisach, które muszą jeszcze zostać zatwierdzone przez Bundestag i Bundesrat.
Kto do tej pory mógł odliczyć od podatku koszty związane z wykonywaniem pracy w trybie zdalnym?
Dotychczas wydatki na biuro domowe mogły być odliczane od podatku tylko po spełnieniu ściśle określonych warunków. W 2016 roku Federalny Trybunał Finansowy (niem. Bundesfinanzhof, BFH) orzekł, że wydatki na „pomieszczenie, które jest zintegrowane ze sferą domową i którego znaczna część powierzchni jest wykorzystywana również do celów prywatnych” nie mogą być uwzględniane jako wydatki operacyjne lub koszty uzyskania przychodów (sygn. akt: X R 32/11).
Oznacza to, że urząd skarbowy nie akceptował biurka w pokoju przejściowym, kącika do pracy w salonie czy laptopa na stole w kuchni. Jednak teraz ma się to zmienić w związku z wprowadzeniem ryczałtu za pracę w trybie home office. Wszyscy ci podatnicy, którzy z powodu ograniczeń związanych z pandemią pracują tymczasowo w swoich własnych czterech ścianach, powinni mieć możliwość skorzystania z ryczałtu.
Pod jakimi warunkami można odliczyć od podatku koszty pokoju do pracy?
Nawet za rok 2020, kiedy to rozpoczęła się pandemia koronawirusa, wydatki na biuro domowe mogą być odliczane tylko w określonych okolicznościach. A są one następujące:
- gabinet musi być zintegrowany ze sferą domową, tzn. musi znajdować się blisko mieszkania lub w domu,
- przełożony musiał wydać pracownikowi polecenie wykonywania obowiązków zawodowych w trybie zdalnym; zachęta lub zalecenie nie stanowią wystarczającego uzasadnienia,
- z pokoju można korzystać do celów prywatnych w nie więcej niż 10 procentach; rozkładana sofa dla gości może być już kryterium wykluczającym.
Jaką kwotę można odliczyć w deklaracji podatkowej dzięki Homeoffice-Pauschale?
Dzięki nowemu ryczałtowi podatnicy dokonujący rozliczenia za lata 2020 i 2021 będą mogli odliczyć od podatku pięć euro za dzień, pod warunkiem, że w tym dniu nie pracowali w biurze. Jednak można ubiegać się o zwrot kosztów z tego tytułu za łącznie nie więcej niż 120 dni w roku. Podatnicy mogą więc odliczyć od podatku maksymalnie 600 euro (5 euro x 120 dni) – nawet jeśli przy biurku w domu spędzili więcej dni.
W którym miejscu w deklaracji podatkowej można wykazać koszty ryczałtowe związane z wykonywaniem pracy w trybie home office?
Zgodnie z aktualnymi planami, Homeoffice-Pauschale ma być zaliczany na poczet ryczałtu kosztów uzyskania przychodu wynoszącego 1.000 euro. Ta kwota ryczałtowa zostanie odliczona od dochodu podatnika, jeśli nie wykaże on wyższych kosztów.
Co to oznacza dla nowego ryczałtu w związku z wykonywaniem pracy w domu? Nie przyniesie on korzyści pracownikom, których koszty uzyskania przychodu nie przekraczają 1.000 euro. Aby móc skorzystać z ulgi, podatnicy muszą mieć koszty uzyskania przychodu wyższe niż 1.000 euro rocznie. Da się to osiągnąć poprzez odliczenie od podatku zakupu np. biurka, krzesła biurowego, lampki do czytania czy drukarki.
Koszty zakupu takich artykułów do wysokości 800 euro netto (plus VAT, którego stawka wynosi obecnie 16%) można odliczyć od podatku bezpośrednio w roku ich nabycia. W przypadku droższego wyposażenia stanowiska pracy odpisy amortyzacyjne muszą być rozłożone na kilka lat. Zależy to od zwykłego okresu użytkowania przedmiotu. Na przykład w przypadku telefonów komórkowych przyjmuje się okres użytkowania wynoszący pięć lat.
Federalne Ministerstwo Finansów opracowało szczegółowe tabele dotyczące zasad obowiązujących przy ustalaniu okresów amortyzacji, w których wymieniono wiele środków trwałych i ich „zwykły okres użytkowania”. Chodzi o oficjalne tabele AfA dostępne na stronie: https://www.bundesfinanzministerium.de.
Co jest objęte ryczałtem Homeoffice-Pauschale?
Nie zostało jeszcze ostatecznie wyjaśnione, jakie koszty są objęte stawką ryczałtową. Jednak na podstawie wypowiedzi polityków można z dużym prawdopodobieństwem założyć, że będzie można tu uwzględnić koszty energii elektrycznej, internetu, ogrzewania, wywozu śmieci, ciepłej wody i telefonu. Innymi słowy, wszystkie standardowe koszty ponoszone w związku z prowadzeniem biura domowego.
Eksperci zalecają rozliczenie kosztów opłat telefonicznych na dotychczasowych zasadach. Obecnie każdy, kto w celach służbowych wykorzystuje również własne łącze telefoniczne i internetowe, może odliczyć od podatku część wydatków z tym związanych. Pracownicy mogą wykazać w zeznaniu podatkowym w pozycji „koszty uzyskania przychodu” kwotę odpowiadającą 20 procentom rachunku za dany miesiąc, jednak nie więcej niż 20 euro miesięcznie, względnie 240 euro rocznie. Alternatywnie, pracodawca może również zwrócić koszty w formie nieopodatkowanego ryczałtu.
Czy trzeba udowodnić, że pracowało się w domu, aby móc skorzystać z Homeoffice-Pauschale?
W razie wątpliwości urząd skarbowy może chcieć zobaczyć zaświadczenie, że pracowało się w domu. Ale mało prawdopodobne jest, by fiskus chciał mieć taki dokument od każdego pracownika, bo od 2017 roku obowiązuje tzw. wymóg przechowywania dokumentów (niem. Belegvorhaltepflicht) na wypadek kontroli ze strony urzędu skarbowego.
Aktualnie każdy, kto składa zeznanie podatkowe, tylko w wyjątkowych przypadkach zobowiązany jest do dołączenia dokumentów potwierdzających. A nawet jeśli urząd skarbowy poprosi o takie zaświadczenie, podatnicy mają miesiąc na to, by ich przełożony potwierdził, że pracują w domu.
Co oznacza praca w trybie home office dla ryczałtu za dojazdy do pracy (niem. Pendlerpauschale)?
Ekwiwalent za pracę zdalną i ryczałt za dojazdy do pracy nie mogą być wykorzystywane łącznie. W dniach, w których pracownicy dojeżdżają do biura, mogą – tak jak dotychczas – ubiegać się o dodatek za dojazdy do pracy w wysokości 30 centów za kilometr w jedną stronę. W pozostałe dni, w które pracują w domu, mogą skorzystać z dodatku za pracę z domu w wysokości 5 euro.
Jeśli droga do pracy wynosi ponad 17 kilometrów w jedną stronę, większe korzyści podatkowe odnosi się z tytułu zwrotu kosztów podróży niż z tytułu pozostania w domu i świadczenia pracy w trybie zdalnym.
Nie wiadomo jeszcze, jakie zasady będą obowiązywać w odniesieniu do pracowników, którzy odliczają rzeczywiste koszty podróży, takie jak roczny bilet kolejowy.
Podsumowując: aby pracownicy wykonujący swoje obowiązki z domu mogli dodatkowo zaoszczędzić na podatkach i czerpać jak najwięcej korzyści z tego, że pracują w trybie home office, muszą wziąć pod uwagę trzy kwestie:
- porównać ze sobą korzyści podatkowe uzyskiwane dzięki ryczałtowi za dojazdy do pracy i za pracę z domu,
- postarać się, aby koszty uzyskania przychodu przekroczyły 1.000 euro – a także spróbować odliczyć od podatku inne koszty, takie jak opłaty za telefon czy zakup maseczek ochronnych,
- jeśli to możliwe, przy składaniu deklaracji podatkowej zamiast korzystać z Homeoffice-Pauschale lepiej odliczać od podatku koszty osobnego pokoju do pracy. Jest to korzystniejsze pod względem podatkowym choćby ze względu na pozycję czynsz.
