Taka sytuacja jest Wam pewnie bardzo dobrze znana: w szafkach piętrzą się segregatory i teczki, po brzegi wypełnione różnego rodzaju rachunkami i dokumentami. Warto raz na jakiś czas zrobić porządek – ale co można wyrzucić? A co lepiej przechować?
Rachunki sklepowe
Rachunki sklepowe to nie tylko dowód na to, jak przebiegła transakcja, ale też dowód kto, kiedy, co kupił. Annabel Oelmann z Centrali Konsumenckiej w Bremie uważa, że: „jest to ważne ze względu na rękojmię – gdyby np. trzeba było skorzystać w ciągu dwóch lat od zakupu z naprawy”. Najlepiej takie rachunki przechowywać trzy albo nawet cztery lata.
Kupując towar objęty gwarancją, często wymagane jest od klienta udowodnienie zakupu – jeśli chciałby skorzystać ze świadczeń widniejących w karcie gwarancyjnej. Jeśli np. sprzedawca uważa, że klient coś kupił, ale jeszcze za to nie zapłacił, wtedy to użytkownik musi udowodnić, że płatność została już zrealizowana. Jeśli nie jest w stanie tego udowodnić, może się nawet zdarzyć, że będzie musiał zapłacić jeszcze raz.
Wyciągi z konta
„Osoby prywatne w zasadzie nie są zobowiązane do przechowywania wyciągów z konta” – mówi Tanja Beller ze Związku Niemieckich Banków (niem. Bundesverband deutscher Banken). Mimo to powinno się trzymać wyciągi z konta przynajmniej trzy lata. Tyle wynosi bowiem okres przedawnienia, obowiązujący w większości sklepów. W razie jakichś wątpliwości osoby prywatne mogą wtedy udowodnić, że dana kwota została przelana z ich konta.
Dla dokumentów bankowych nie ma ściśle określonych terminów. Warto jednak na pewno przechować umowę z bankiem zawartą na czas nieokreślony. Zawsze można wtedy sprawdzić, co dokładnie zostało ustalone przy podpisywaniu umowy – jakie macie prawa i obowiązki. To samo dotyczy umowy pożyczki.
Jeszcze jedna bardzo ważna informacją, na którą wskazuje Tanja Beller, a mianowicie „jeśli zarabiacie więcej niż 500.000 euro rocznie, musicie przechowywać swoje wyciągi z konta przez sześć lat”. Z kolei przedsiębiorstwa muszą pilnować terminu aż dziesięciu lat, jeśli chodzi o przechowywanie wyciągów.
Rachunki za wykonane usługi (np. rzemieślnicze)
Rachunki od robotników powinniście przechowywać tak długo, jak długo macie prawo do roszczeń wobec firmy usługowej. W przypadku umów z robotnikami obowiązują szczególne terminy przedawnienia. W przypadku rękojmi są to dwa lata. Annabell Oelman mówi, że „w przypadku umów o roboty budowlane, prawo rękojmi może przysługiwać nawet pięć lat”.
Dokumenty podatkowe
Jeśli przedstawiliście w Urzędzie Skarbowym rachunki i inne dowody wpłaty, a Wasza decyzja podatkowa jest w porządku, wtedy nie musicie dłużej trzymać tych dokumentów dla fiskusa. Isabel Klocke ze Związku Podatników w Berlinie dodaje, że „jeśli składacie Waszą deklarację podatkową elektronicznie, wtedy musicie zachować rachunki, dopóki Wasza deklaracja nie zostanie rozliczona”.
Dokumenty ubezpieczeniowe
Powinniście je trzymać tak długo, jak długo ważna jest umowa ubezpieczeniowa. Mathias Zunk ze Związku Niemieckiej Gospodarki Ubezpieczeniowej (niem. GDV) w Berlinie uważa, że najważniejszy jest wniosek oraz zaświadczenie o przystąpieniu do ubezpieczenia. Jeśli odstąpiliście od ubezpieczenia albo się ono już skończyło, wtedy możecie takie dokumenty zniszczyć w niszczarce. Jednak mimo wszystko nie warto tak się spieszyć i od razu niszczyć tych dokumentów. Może się bowiem zdarzyć, że tego typu dokumenty będą potrzebne do zeznania podatkowego. Mogą one też mieć znaczenie w przypadku wypłat z tytułu ubezpieczenia emerytalnego czy ubezpieczenia na życie.
