Wypowiedzenie umowy o pracę w Niemczech – terminy, zasady i wzór

Wypowiedzenie umowy o pracę w Niemczech może złożyć zarówno pracownik, jak i pracodawca, ale obowiązki obu stron nie są takie same. W obu przypadkach kluczowe są forma pisemna, data doręczenia i właściwy okres wypowiedzenia. Gdy umowę rozwiązuje pracodawca, dodatkowo mogą mieć zastosowanie przepisy o ochronie przed zwolnieniem, szczególnej ochronie określonych grup pracowników oraz obowiązek konsultacji z radą zakładową.

Dla Polaka zatrudnionego w Niemczech na podstawie stosunku pracy podlegającego niemieckiemu prawu obywatelstwo nie zmienia tych zasad. Inaczej może być przy delegowaniu z Polski albo umowie, do której zastosowanie ma prawo innego państwa.

Jak skutecznie wypowiedzieć umowę o pracę w Niemczech?

Wypowiedzenie, czyli Kündigung, musi mieć formę pisemną w rozumieniu § 623 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB). Oznacza to papierowy dokument z własnoręcznym podpisem osoby składającej wypowiedzenie. E-mail, SMS, WhatsApp, faks, skan podpisanego dokumentu czy samo wypowiedzenie ustne nie wystarczą.

Ta zasada dotyczy zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Jeżeli wypowiedzenie podpisuje osoba działająca za pracodawcę, w spornej sytuacji znaczenie może mieć również jej umocowanie do złożenia takiego oświadczenia.

Kiedy wypowiedzenie zaczyna wywoływać skutki?

Decydujący jest moment, w którym wypowiedzenie dotrze do adresata w taki sposób, że może on normalnie zapoznać się z jego treścią. Nie liczy się więc sama data wysłania listu. Ma to znaczenie zarówno przy obliczaniu okresu wypowiedzenia, jak i trzytygodniowego terminu na zakwestionowanie zwolnienia przed sądem pracy.

Pracownik, który sam składa wypowiedzenie, powinien zachować dowód doręczenia. Dokument można wręczyć osobiście i poprosić o potwierdzenie odbioru na kopii albo dostarczyć przez świadka. W praktyce stosuje się również list polecony z potwierdzeniem umieszczenia przesyłki w skrzynce (Einwurf-Einschreiben). Samo wysłanie listu nie gwarantuje jeszcze, że dokument dotarł w wymaganym terminie.

Po skutecznym doręczeniu wypowiedzenia nie można go jednostronnie „cofnąć”. Kontynuowanie stosunku pracy wymaga wtedy zgody drugiej strony.

Czy w wypowiedzeniu trzeba podać powód?

Pracownik składający zwykłe wypowiedzenie z zachowaniem terminu nie musi uzasadniać swojej decyzji. Wystarczy jednoznacznie oświadczyć, że wypowiada umowę i wskazać datę zakończenia stosunku pracy albo użyć sformułowania „zum nächstmöglichen Zeitpunkt”, czyli „w najbliższym możliwym terminie”.

Przy zwykłym wypowiedzeniu przez pracodawcę powód również nie zawsze musi znaleźć się bezpośrednio w piśmie. Jeżeli jednak pracownika obejmuje niemiecka ustawa o ochronie przed wypowiedzeniem (Kündigungsschutzgesetz, KSchG), pracodawca musi mieć prawnie uzasadnioną podstawę zwolnienia i w razie procesu będzie musiał ją wykazać. Inne przepisy mogą dodatkowo wymagać podania powodu w szczególnych sytuacjach.

Przy wypowiedzeniu nadzwyczajnym z ważnego powodu pracownik może zażądać, aby druga strona niezwłocznie przekazała mu przyczynę na piśmie.

Kiedy pracownika chroni Kündigungsschutzgesetz?

Ogólna ochrona z KSchG zaczyna działać po nieprzerwanym zatrudnieniu trwającym dłużej niż sześć miesięcy, jeżeli ustawa ma zastosowanie do danego zakładu. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2003 r. chodzi co do zasady o firmy zatrudniające regularnie więcej niż 10 pracowników. Przy obliczaniu liczby zatrudnionych osoby pracujące na część etatu są uwzględniane proporcjonalnie. Dla części pracowników zatrudnionych jeszcze przed 2004 r. obowiązują przepisy przejściowe.

Jeżeli KSchG ma zastosowanie, zwykłe wypowiedzenie przez pracodawcę musi być uzasadnione jedną z trzech kategorii przyczyn:

• przyczynami dotyczącymi osoby pracownika, na przykład trwałą utratą wymaganych zdolności do wykonywania pracy,
• zawinionym zachowaniem pracownika, na przykład poważnym lub powtarzającym się naruszaniem obowiązków,
• pilnymi przyczynami dotyczącymi zakładu pracy, na przykład rzeczywistą likwidacją stanowiska.

Przy zwolnieniu z przyczyn zakładowych pracodawca musi również prawidłowo przeprowadzić tzw. dobór socjalny, uwzględniając m.in. staż pracy, wiek, obowiązki alimentacyjne i ciężką niepełnosprawność. Jeżeli KSchG nie ma zastosowania, nie oznacza to, że pracodawca może ignorować formę wypowiedzenia, ustawowe terminy, zakazy dyskryminacji czy przepisy o szczególnej ochronie przed zwolnieniem.

Czy rada zakładowa musi zostać poinformowana o zwolnieniu?

Jeżeli w firmie działa Betriebsrat, czyli rada zakładowa, pracodawca musi wysłuchać jej przed każdym wypowiedzeniem. Musi również przedstawić radzie przyczyny planowanego zwolnienia. Wypowiedzenie dokonane bez wymaganej konsultacji z Betriebsrat jest nieskuteczne.

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika?

Jeżeli umowa lub układ zbiorowy nie przewidują innej zasady, ustawowy okres wypowiedzenia po stronie pracownika wynosi cztery tygodnie do 15. dnia miesiąca albo do końca miesiąca kalendarzowego. Cztery tygodnie nie oznaczają automatycznie jednego miesiąca.

W umowie można ustalić dłuższy termin. Nie można jednak ustalić dla pracownika okresu dłuższego niż obowiązujący pracodawcę. Układy zbiorowe pracy mogą przewidywać odmienne terminy, a ustawa dopuszcza także kilka szczególnych wyjątków od podstawowej reguły. Dlatego przed złożeniem wypowiedzenia trzeba sprawdzić umowę o pracę i ewentualny Tarifvertrag, czyli układ zbiorowy pracy.

Jakie okresy wypowiedzenia obowiązują pracodawcę?

Po stronie pracodawcy ustawowy okres wypowiedzenia rośnie wraz ze stażem pracownika u tego samego pracodawcy. Aktualne terminy wynikające z § 622 BGB przedstawia tabela poniżej.

Przy stażu krótszym niż dwa lata, po zakończeniu okresu próbnego, obowiązuje zasadniczo termin czterech tygodni do 15. dnia albo końca miesiąca. Od dwóch lat zatrudnienia terminy pracodawcy liczone są już w miesiącach i kończą się z końcem miesiąca kalendarzowego.

Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje w okresie próbnym?

Jeżeli strony uzgodniły okres próbny, w czasie jego trwania – maksymalnie przez pierwsze sześć miesięcy – ustawowy okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie. Wypowiedzenie może zostać doręczone nawet ostatniego dnia okresu próbnego; stosunek pracy kończy się wtedy po upływie dwóch tygodni.

Przy umowie na czas określony okres próbny musi być proporcjonalny do przewidywanego czasu trwania umowy i rodzaju pracy.

Czy Minijob ma inne zasady wypowiedzenia?

Nie. Przy Minijob obowiązują co do zasady te same reguły dotyczące wypowiedzenia co przy innych stosunkach pracy. Wypowiedzenie musi mieć formę papierową i własnoręczny podpis; e-mail, SMS czy wiadomość przez komunikator nie wystarczą.

Jeżeli umowa lub układ zbiorowy nie przewidują innego terminu, pracownik zatrudniony na Minijob może wypowiedzieć umowę z ustawowym okresem czterech tygodni do 15. dnia miesiąca albo do końca miesiąca. Po stronie pracodawcy okres wypowiedzenia może wydłużać się wraz ze stażem zgodnie z zasadami opisanymi wyżej.

Sam Minijob nie wyłącza również ochrony przed wypowiedzeniem. Jeżeli pracownik jest zatrudniony dłużej niż sześć miesięcy i spełnione są warunki dotyczące wielkości zakładu, może mieć zastosowanie Kündigungsschutzgesetz. Przy obliczaniu liczby pracowników osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze uwzględnia się proporcjonalnie. Jeżeli pracownik chce zakwestionować wypowiedzenie, co do zasady ma trzy tygodnie od jego doręczenia na wniesienie pozwu do sądu pracy.

Także rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym jest przy Minijob możliwe tylko wtedy, gdy istnieje ważny powód, który nie pozwala rozsądnie oczekiwać kontynuowania zatrudnienia do końca zwykłego okresu wypowiedzenia. Więcej o pozostałych prawach przy takim zatrudnieniu opisujemy w poradniku Minijob w Niemczech.

Czy można wypowiedzieć umowę na czas określony?

Umowa na czas określony zazwyczaj kończy się automatycznie z upływem uzgodnionego terminu. Zwykłe wcześniejsze wypowiedzenie jest możliwe tylko wtedy, gdy przewiduje je sama umowa albo właściwy układ zbiorowy pracy. Niezależnie od tego w wyjątkowej sytuacji może być możliwe rozwiązanie nadzwyczajne z ważnego powodu.

Czy można zostać zwolnionym podczas choroby?

Tak. Sam fakt przebywania na zwolnieniu lekarskim nie blokuje wypowiedzenia. Pracodawca może doręczyć pracownikowi wypowiedzenie podczas choroby, a trzytygodniowy termin na wniesienie pozwu do sądu pracy biegnie co do zasady również wtedy.

Co innego zwolnienie z powodu choroby. Jeżeli pracownika obejmuje KSchG, takie wypowiedzenie wymaga znacznie więcej niż samej informacji o częstych nieobecnościach. W praktyce sądy sprawdzają przede wszystkim, czy istnieje negatywna prognoza zdrowotna na przyszłość, czy nieobecności istotnie obciążają interes pracodawcy oraz czy po wyważeniu interesów obu stron zakończenie zatrudnienia jest proporcjonalne.

Jeżeli pracownik był w ciągu roku niezdolny do pracy dłużej niż sześć tygodni bez przerwy albo łącznie w kilku okresach, pracodawca powinien zaproponować betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), czyli procedurę mającą pomóc przezwyciężyć niezdolność do pracy i utrzymać stanowisko. Brak BEM nie powoduje automatycznie nieważności wypowiedzenia, ale może utrudnić pracodawcy wykazanie, że nie istniało łagodniejsze rozwiązanie niż zwolnienie.

Szczegóły dotyczące samego zwolnienia lekarskiego opisujemy osobno: zwolnienie lekarskie w Niemczech.

Kiedy możliwe jest zwolnienie bez okresu wypowiedzenia?

Fristlose Kündigung, czyli nadzwyczajne rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym, wymaga ważnego powodu, który po uwzględnieniu okoliczności konkretnej sprawy uniemożliwia oczekiwanie do końca zwykłego okresu wypowiedzenia. Oświadczenie musi zostać złożone w ciągu dwóch tygodni od momentu, gdy strona uprawniona do wypowiedzenia poznała istotne okoliczności uzasadniające rozwiązanie umowy.

Po stronie pracownika powodem mogą być w szczególności ciężkie naruszenia obowiązków przez pracodawcę, np. uporczywe niewypłacanie wynagrodzenia, poważne zagrożenie zdrowia, przemoc lub ciężkie przypadki mobbingu. W zależności od sytuacji przed rozwiązaniem umowy może być konieczne wcześniejsze wezwanie pracodawcy do usunięcia naruszenia.

Po stronie pracodawcy w grę mogą wchodzić np. kradzież, poważne oszustwo dotyczące czasu pracy, przemoc czy inne ciężkie naruszenie obowiązków. Nie istnieje zasada, zgodnie z którą pracownik musi zawsze otrzymać „trzy upomnienia”. Przy naruszeniach, które można skorygować, wcześniejsze Abmahnung, czyli formalne upomnienie, jest jednak często konieczne. Przy szczególnie ciężkim naruszeniu możliwe jest rozwiązanie umowy bez wcześniejszego upomnienia.

Czy spóźnienia, praca dodatkowa lub oszustwo czasu pracy mogą prowadzić do zwolnienia?

Tak, ale znaczenie ma skala naruszenia, wina pracownika oraz jego wcześniejsze zachowanie. Jednorazowe niewielkie spóźnienie zwykle nie uzasadnia rozwiązania umowy. Powtarzające się spóźnienia mimo upomnienia mogą już stanowić podstawę wypowiedzenia.

Podobnie jest z dodatkową pracą. Samo drugie zatrudnienie jest co do zasady dopuszczalne, ale problemy mogą powstać, gdy narusza zakaz konkurencji, wpływa na zdolność do wykonywania głównej pracy, łamie przepisy o czasie pracy albo pracownik ignoruje uzasadniony umowny obowiązek zgłoszenia dodatkowego zajęcia.

Znacznie poważniej oceniane jest świadome fałszowanie ewidencji czasu pracy, np. rejestrowanie godzin, których faktycznie się nie przepracowało. Takie zachowanie może w konkretnych okolicznościach uzasadniać nawet zwolnienie natychmiastowe.

Kto ma szczególną ochronę przed wypowiedzeniem?

Poza ogólną ochroną z KSchG niemieckie prawo przewiduje dodatkowe zabezpieczenia dla określonych grup pracowników. Szczególnie ważne są następujące przypadki:

• Ciąża i okres po porodzie: wypowiedzenie jest co do zasady niedopuszczalne w czasie ciąży, po poronieniu po 12. tygodniu przez cztery miesiące oraz do końca okresu ochronnego po porodzie, co najmniej przez cztery miesiące po porodzie. Jeżeli pracodawca nie wiedział o ciąży w dniu wypowiedzenia, pracownica może co do zasady poinformować go w ciągu dwóch tygodni od otrzymania wypowiedzenia.
• Urlop rodzicielski: ochrona zaczyna się od zgłoszenia Elternzeit, ale nie wcześniej niż osiem tygodni przed jego rozpoczęciem przy urlopie do trzecich urodzin dziecka albo 14 tygodni przed rozpoczęciem urlopu między trzecimi a ósmymi urodzinami. W czasie Elternzeit wypowiedzenie przez pracodawcę jest zasadniczo zakazane, poza ustawowymi wyjątkami wymagającymi zgody właściwego organu.
• Ciężka niepełnosprawność: po upływie pierwszych sześciu miesięcy zatrudnienia zwolnienie osoby ze statusem ciężkiej niepełnosprawności wymaga co do zasady wcześniejszej zgody Integrationsamt, czyli właściwego urzędu ds. integracji osób z niepełnosprawnościami.
• Członkowie rady zakładowej i niektóre inne grupy: obowiązują ich odrębne przepisy szczególnej ochrony.

Czy pracownik ma automatycznie prawo do odprawy?

Nie. W Niemczech samo otrzymanie wypowiedzenia nie daje automatycznie prawa do odprawy. Odprawa może wynikać m.in. z porozumienia z pracodawcą, ugody sądowej, planu socjalnego albo szczególnej regulacji § 1a KSchG.

W przypadku § 1a KSchG pracodawca wypowiada umowę z pilnych przyczyn zakładowych i w samym piśmie informuje, że pracownik może otrzymać odprawę, jeśli nie wniesie w ciągu trzech tygodni pozwu przeciwko wypowiedzeniu. Ustawowa wysokość w tym konkretnym wariancie wynosi 0,5 miesięcznego wynagrodzenia za każdy rok zatrudnienia.

Odprawa jest osobnym, szerszym tematem. Zasady i typowe sposoby jej uzyskania opisujemy w poradniku odprawa w Niemczech.

Co dzieje się z urlopem po wypowiedzeniu?

Niewykorzystany urlop nie przepada automatycznie wraz z zakończeniem pracy. Jeżeli można go wykorzystać przed ostatnim dniem zatrudnienia, co do zasady powinien zostać udzielony. Jeśli z powodu zakończenia stosunku pracy wykorzystanie urlopu nie jest już możliwe, pracownik ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego.

Przy odejściu w pierwszej połowie roku ustawowy urlop może być naliczany proporcjonalnie po jednej dwunastej za każdy pełny miesiąc zatrudnienia. Po spełnieniu okresu wyczekiwania i odejściu w drugiej połowie roku pracownik ma co do zasady prawo do pełnego ustawowego minimalnego urlopu. To, co dzieje się z dodatkowym urlopem ponad minimum ustawowe, może zależeć od zapisów umowy lub układu zbiorowego.

Dokładne zasady obliczania opisujemy w artykule urlop w Niemczech – ile dni przysługuje.

Czy po zakończeniu pracy można żądać świadectwa pracy?

Tak. Po zakończeniu stosunku pracy pracownik ma prawo do pisemnego Arbeitszeugnis, czyli niemieckiego świadectwa pracy. Może zażądać zwykłego świadectwa zawierającego rodzaj i czas zatrudnienia albo świadectwa kwalifikowanego, które dodatkowo opisuje wyniki pracy i zachowanie pracownika.

Przy zmianie pracodawcy warto poprosić również o potwierdzenie pozostałego i wykorzystanego urlopu, aby nowy pracodawca mógł prawidłowo ustalić prawo do urlopu w tym samym roku.

Czy można odejść z firmy przed końcem okresu wypowiedzenia?

Nie wystarczy przestać przychodzić do pracy po złożeniu wypowiedzenia. Do końca stosunku pracy pracownik nadal ma obowiązek wykonywać pracę, chyba że pracodawca zwolni go z tego obowiązku albo strony uzgodnią wcześniejszą datę zakończenia.

Jednym z rozwiązań jest Aufhebungsvertrag, czyli porozumienie rozwiązujące stosunek pracy w uzgodnionym dniu. Trzeba jednak pamiętać, że podpisanie takiego porozumienia może mieć konsekwencje dla prawa do Arbeitslosengeld I. Nie powinno się więc traktować Aufhebungsvertrag jako automatycznie „bezpieczniejszej” alternatywy dla własnego wypowiedzenia.

Czy własne wypowiedzenie może spowodować blokadę Arbeitslosengeld I?

Tak. Jeżeli pracownik sam rozwiązuje stosunek pracy albo podpisuje porozumienie prowadzące do utraty zatrudnienia, Agentur für Arbeit może nałożyć Sperrzeit, czyli okres blokady wypłaty Arbeitslosengeld I. Przy rezygnacji z pracy standardowa blokada może wynosić 12 tygodni. Blokady można uniknąć, jeżeli urząd uzna, że istniał ważny powód do zakończenia pracy, ale zawsze wymaga to oceny konkretnej sytuacji i odpowiednich dowodów.

Przy problemach zdrowotnych, mobbingu czy poważnym naruszaniu obowiązków przez pracodawcę warto zebrać dokumentację jeszcze przed rozwiązaniem umowy. Szczegółowo o warunkach świadczenia piszemy w poradniku zasiłek dla bezrobotnych w Niemczech.

Co zrobić po otrzymaniu wypowiedzenia od pracodawcy?

W tej sytuacji terminy są krótkie, dlatego najlepiej od razu wykonać kilka konkretnych czynności:

• Zapisz dokładną datę otrzymania wypowiedzenia i zachowaj kopertę oraz pismo.
• Sprawdź podpis, okres wypowiedzenia, umowę, ewentualny układ zbiorowy oraz to, czy przysługuje Ci szczególna ochrona.
• Jeżeli chcesz zakwestionować wypowiedzenie, co do zasady masz trzy tygodnie od jego doręczenia na wniesienie Kündigungsschutzklage, czyli pozwu o ochronę przed wypowiedzeniem do Arbeitsgericht.
• Nie podpisuj pochopnie Aufhebungsvertrag, ugody ani oświadczenia o zrzeczeniu się roszczeń tylko dlatego, że pracodawca oczekuje natychmiastowej decyzji.
• Zarejestruj się w Agentur für Arbeit jako osoba poszukująca pracy (arbeitsuchend) najpóźniej trzy miesiące przed końcem zatrudnienia. Jeżeli o zakończeniu pracy dowiedziałeś się później i do końca umowy zostało mniej niż trzy miesiące, masz na zgłoszenie trzy dni od uzyskania tej informacji.
• Rejestracja jako osoba poszukująca pracy nie zastępuje rejestracji jako bezrobotny (arbeitslos). Tę drugą trzeba wykonać najpóźniej pierwszego dnia bez zatrudnienia, jeśli chcesz otrzymywać Arbeitslosengeld.
• Poproś o kwalifikowane świadectwo pracy, rozliczenie ostatniego wynagrodzenia oraz niewykorzystanego urlopu.

Trzytygodniowy termin do sądu biegnie co do zasady również wtedy, gdy pracownik jest chory albo przebywa na urlopie. Nie warto więc odkładać sprawdzenia korespondencji i konsultacji prawnej do powrotu.

Wypowiedzenie umowy o pracę po niemiecku – wzór dla pracownika

Poniższy wzór służy do zwykłego wypowiedzenia składanego przez pracownika. Jeżeli znasz prawidłową datę zakończenia umowy, możesz ją wpisać. Jeśli nie jesteś jej pewien, praktycznym zabezpieczeniem jest dodanie „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt”, czyli „pomocniczo w najbliższym możliwym terminie”.

Kündigung des Arbeitsverhältnisses

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung sowie das Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses schriftlich.

Bitte stellen Sie mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus.

Mit freundlichen Grüßen

[własnoręczny podpis]
[imię i nazwisko]

Dokument trzeba wydrukować i podpisać własnoręcznie. Gotowy plik do edycji znajduje się tutaj: wzór wypowiedzenia umowy o pracę po niemiecku.