W dzisiejszych czasach telefon komórkowy nieustannie towarzyszy nam w codziennym życiu. Czy jednak pracownicy w Niemczech mają prawo korzystać ze swojego smartfona w miejscu pracy? Okazuje się, że w tej kwestii decyzja należy do pracodawcy – i niekiedy może on całkowicie zakazać korzystania ze smartfonów w firmie. Pracownicy powinni zatem dowiedzieć się, czy wolno im w pracy spoglądać na swoje telefony komórkowe. W tym artykule wyjaśnimy, kiedy korzystanie ze smartfona w miejscu pracy jest zabronione oraz jakie prawa przysługują pracodawcom i pracownikom…
Czy w Niemczech generalnie zakazane jest używanie smartfona w miejscu pracy?
Na początek dobra wiadomość dla tych, którym trudno wytrzymać pół godziny bez telefonu komórkowego: ogólnie rzecz biorąc, w Niemczech nie ma zakazu korzystania ze smartfona w miejscu pracy. Można go zabrać ze sobą i – o ile szef nie zadecyduje inaczej – można go też używać. Większość firm toleruje sporadyczne korzystanie z komórki do przesyłania wiadomości lub nawet przeprowadzenia krótkiej rozmowy telefonicznej. Pracownicy nie powinni jednak przesadzać i marnować czasu, który powinien być przeznaczony na wykonywanie obowiązków służbowych – zdaniem specjalistów z zakresu prawa pracy, dopuszczalne jest korzystanie z telefonu komórkowego przez maksymalnie dziesięć minut dziennie. W przeciwnym razie mogą zostać pozbawieni prawa do używania smartfona w pracy.
Dzieje się tak dlatego, że smartfony odciągają uwagę od pracy, za którą otrzymujecie wynagrodzenie. Wasz szef nie musi tego tolerować, ani na to pozwalać. To samo dotyczy smartwatcha, przy pomocy którego można prowadzić rozmowy telefoniczne i odbierać wiadomości.
Czy pracodawca może zakazać używania telefonów komórkowych w miejscu pracy?
Pracodawcy w Niemczech przysługuje prawo wydawania poleceń pracownikom (niem. Direktionsrecht). Może on nie tylko wskazywać zadania, jakich powinni się podjąć, ale także precyzować, w jaki sposób mają być one wykonane. W ramach tych uprawnień kierowniczych szef może również wprowadzić zakaz używania prywatnych smartfonów w godzinach pracy.
Pracodawca może zdecydować się na ten krok, aby pracownicy faktycznie skoncentrowali się na swojej pracy. Inne możliwe powody zakazu używania smartfona w miejscu pracy to:
- ochrona danych osobowych
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) zobowiązuje przedsiębiorców do zwrócenia szczególnej uwagi na bezpieczeństwo danych swoich klientów i pracowników. W tym celu może okazać się konieczne wprowadzenie zakazu używania smartfonów w miejscu pracy. Czysto teoretycznie pracownicy mogliby zrobić zdjęcia wrażliwych danych lub informacje, które nie są przeznaczone do wiadomości publicznej mogłyby przypadkowo wyciec podczas prywatnej rozmowy telefonicznej.
- bezpieczeństwo i higiena pracy
Pracodawcy muszą zapewnić pracownikom bezpieczeństwo w miejscu pracy. Korzystanie z telefonu komórkowego w celach prywatnych może utrudniać wywiązywanie się z tego obowiązku. Rozkojarzeni pracownicy obsługujący maszyny stanowią zagrożenie dla siebie i innych. W tym przypadku używanie telefonów jest zabronione, gdyż w przeciwnym razie, gdyby doszło do wypadku przy pracy, zrzeszenie zapewniające ubezpieczenie od odpowiedzialności pracodawców mogłoby zakwestionować roszczenie.
Pracodawca może zakazać korzystania z telefonu komórkowego, ale jednocześnie musi zapewnić, że w nagłych wypadkach będzie możliwość skontaktowania się z pracownikami. Typowym przykładem jest chore dziecko, które trzeba odebrać ze szkoły lub przedszkola. Dla takich nagłych przypadków można zrobić wyjątek. Jeśli w firmie obowiązuje ogólny zakaz korzystania ze smartfona, alternatywą może być biurowy telefon stacjonarny.
W jaki sposób zakazuje się używania smartfonów w miejscu pracy?
Wiążące i ogólne regulacje dotyczące korzystania ze smartfonów w miejscu pracy można zawrzeć w porozumieniu zakładowym. Obie strony uzgadniają wówczas możliwe do przyjęcia rozwiązanie.
Jeśli pracownicy złamią zasady, mogą otrzymać upomnienie, a jeśli sytuacja się powtórzy, może im grozić nawet zwolnienie z pracy.
Możliwe jest jednak również zakazanie pracownikom korzystania z telefonów komórkowych w drodze bezpośredniego polecenia. Pracodawca powinien to uczynić w formie pisemnej i uzyskać od pracownika potwierdzenie, że otrzymał pismo i przyjął do wiadomości jego treść.
Kiedy nie wolno zabronić pracownikom korzystania z telefonów komórkowych?
Prawo pracodawcy do wydawania poleceń pracownikom ma swoje granice i nie wszystkie zakazy i regulacje są dozwolone. Zasadniczo obowiązuje następująca zasada: szef nie może zabronić korzystania ze smartfonów podczas przerw i poza terenem firmy. W tym przypadku pracownicy mogą swobodnie decydować o tym, jak wykorzystują swój czas.
Nie ma reguły bez wyjątku: jeśli pracownik pracuje i spędza przerwy w firmie, w której procesy mogłyby być zakłócone przez promieniowanie telefonu komórkowego, pracodawca może generalnie zakazać korzystania ze smartfona. Taka sytuacja może mieć miejsce w szpitalach lub gabinetach rentgenowskich, gdzie promieniowanie mogłoby spowodować zakłócenia w działaniu aparatury medycznej.
Firmy nie mogą też tak po prostu zakazać korzystania ze smartfonów w miejscu pracy po tym, jak przez długi czas było to tolerowane i dozwolone. Po miesiącach, czy wręcz latach, zasady korzystania z telefonów komórkowych stają się swego rodzaju utartą praktyką, od której nie da się tak łatwo odejść. Zwyczaje, które początkowo wynikały z dobrej woli pracodawcy, z czasem stają się dla niego zobowiązaniem.
Pracownicy mogą wtedy nadal korzystać ze smartfonów. Podobnie jest ze zmianą umowy o pracę, która nie może być jednostronnie modyfikowana.
Tym bardziej ważne jest, aby pracodawcy jak najwcześniej uregulowali kwestię używania smartfonów. Jeśli nie ma zakazu lub oficjalnego ograniczenia, pracownicy mogą korzystać z telefonu komórkowego, wychodząc z założenia, że szef to toleruje.
Jakie przepisy dotyczą służbowego telefonu komórkowego?
W godzinach pracy można oczywiście korzystać ze służbowego telefonu komórkowego w celach zawodowych. Właśnie w tym celu został on udostępniony pracownikowi. Jednak używanie telefonu służbowego do celów prywatnych jest generalnie zabronione. Tak wynika z orzeczenia Federalnego Sądu Pracy (2 AZR 581/04). Wyjątek: jeśli pracodawca wyraźnie zezwala na korzystanie z urządzenia w celach prywatnych, pracownik może to robić bez obaw o negatywne konsekwencje.
Oczywiście powinien przy tym zachowywać się odpowiedzialnie. Szef nie musi akceptować ciągłych prywatnych rozmów telefonicznych, czy drogich połączeń na numery specjalne.
Korzystając ze służbowego telefonu komórkowego, pracownicy nie tylko oszczędzają na opłatach telefonicznych. Ma on jeszcze jedną zaletę: w przeciwieństwie do samochodu firmowego, w deklaracji podatkowej nie trzeba wykazywać telefonu służbowego jako korzyści pieniężnej (niem. geldwerter Vorteil).
