Erholungsbeihilfe, czyli dofinansowanie do wypoczynku dla pracowników w Niemczech: alternatywa dla dodatku urlopowego

Jeśli pracownicy w Niemczech nie otrzymują dodatku urlopowego (niem. Urlaubsgeld), mogą ewentualnie ubiegać się o tzw. Erholungsbeihilfe, zastrzyk finansowy z przeznaczeniem na urlop. Zaletą tej alternatywy dla dodatku urlopowego jest to, że pod pewnymi warunkami jest ona nieopodatkowana. Z tego artykułu dowiecie się, na jakich zasadach funkcjonuje Erholungsbeihilfe, jak się o nią ubiegać i jaką dopłatę można otrzymać…

Erholungsbeihilfe: co to jest?

Erholungsbeihilfe (zamiennie używa się także terminu „Erholungsgeld”) to dobrowolny dodatek z tytułu urlopu wypłacany przez pracodawcę. W ten sposób szef może okazać uznanie lub sprawić, że pracownicy będą mogli pozwolić sobie na więcej podczas pobytu wypoczynkowego.

Erholungsbeihilfe może być przeznaczona na opłacone podróże (loty, przejazdy koleją, rejsy, wycieczki zorganizowane), pobyty w hotelach, kuracje, masaże, weekendy wellness, bilety wstępu do parków rozrywki, ogrodów zoologicznych, basenów, term, czy saun, a także wszelkie wydatki służące szeroko rozumianemu wypoczynkowi pracownika.

Erholungsbeihilfe jest zasadniczo świadczeniem jednorazowym. Można się o nie ubiegać tylko raz w roku. Jednak maksymalna i faktycznie wypłacona kwota świadczenia może być podzielona np. między urlop zimowy i letni.

Kto może otrzymać dodatek z tytułu urlopu?

Zasadniczo wszyscy pracownicy w Niemczech mogą otrzymać Erholungsbeihilfe. Zarówno osoby zatrudnione w pełnym wymiarze godzin, jak i na część etatu, pracujący studenci, czy osoby wykonujące pracę na Minijob. Dodatkiem mogą być objęci również małżonkowie i dzieci. Świadczenie może być wypłacone w gotówce, ale pracodawca może także na przykład zarezerwować i opłacić hotel.

Zalety Erholungsbeihilfe:

alternatywa dla dodatku urlopowego (niem. Urlaubsgeld) lub jego uzupełnienie
narzędzie nagradzania i zatrzymania pracowników w firmie
wspieranie wypoczynku pracowników, który pozwoli im zrelaksować się i „naładować akumulatory”
korzyści podatkowe

Wysokość dofinansowania do wypoczynku

Pracodawca może wypłacić pracownikowi w ramach świadczenia Erholungsbeihilfe łącznie do 156 euro rocznie. Dodatkowo 104 euro może otrzymać małżonek lub partner, a kolejne 52 euro – każde z jego dzieci. Dla pracownika będącego w związku małżeńskim i posiadającego dwoje dzieci daje to w sumie 364 euro rocznie – i jest to kwota wolna od podatku. Jednakże dofinansowanie do wypoczynku musi być zawsze wypłacane jako dodatek do wynagrodzenia. Niedopuszczalne jest przekształcenie ustalonego w umowie dodatku urlopowego (Urlaubsgeld) w Erholungsbeihilfe.

Aby otrzymana przez pracownika kwota była nieopodatkowana, musi być ona wykorzystana wyłącznie na cele rekreacyjne. Wypłata musi być zatem powiązana czasowo z urlopem i nie może być dokonana wcześniej niż trzy miesiące przed lub po upływie trzech miesięcy od urlopu wypoczynkowego. Z kolei pracownik musi później udokumentować pracodawcy wykorzystanie tych środków na cele rekreacyjne. Osoby, które spędzają urlop w kraju, mogą to zrobić np. za pomocą paragonów z parków rozrywki. W przypadku wczasów za granicą można przedłożyć np. fakturę wystawioną przez organizatora wycieczki lub hotel.

Warunki i cechy charakterystyczne:

Erholungsbeihilfe jest przeznaczona na konkretny cel. Musi być wydana w całości, do ostatniego centa, na jakąś formę wypoczynku. Przykład: wraz z partnerem otrzymujecie dodatek w wysokości 260 euro i postanawiacie wybrać się na krótki urlop. Koszty: 200 euro. Pozostałe 60 euro postanawiacie zaoszczędzić… Nie jest to dopuszczalne. Alternatywą jest wcześniejsze zgromadzenie wszystkich rachunków i paragonów, a następnie zwrócenie się do pracodawcy o wypłacenie łącznej kwoty, o ile nie przekracza ona maksymalnej dopuszczalnej wysokości świadczenia.
Erholungsbeihilfe ma charakter indywidualny. Pracownik otrzymuje maksymalnie 156 euro, jego partner maksymalnie 104 euro. Razem daje to kwotę 260 euro. Pracodawca nie może jednak wypłacić obojgu po 130 euro lub wypłacić 220 euro swojemu pracownikowi i 40 euro jego partnerowi. Jest to niedozwolone. Natomiast dzieci otrzymują dodatek tylko wtedy, gdy dla celów podatkowych nadal są uznawane za dzieci, tzn. do 18. roku życia lub do 25. roku życia, jeśli nadal się kształcą.
Erholungsbeihilfe musi być wykorzystane w określonym czasie. Oznacza to, że wymienione kwoty są maksymalnymi kwotami rocznymi. Nie można ich przekroczyć w danym roku, ale mogą być one niższe. Nie jest więc możliwe gromadzenie dodatkowych środków przeznaczonych na wypoczynek i ich wypłata po kilku latach. Kwota świadczenia może być co najwyżej podzielona między urlop letni i zimowy.
Dodatek Erholungsbeihilfe jest przypisany do danej osoby. Pracodawcy nie mogą wypłacić jednemu pracownikowi mniej, aby zwiększyć kwotę świadczenia wypłacaną jego współpracownikowi.

Czy można jednocześnie wypłacić Erholungsbeihilfe i Urlaubsgeld?

Obie płatności – Urlaubsgeld i Erholungsbeihilfe – są dobrowolnymi świadczeniami przyznawanymi przez pracodawcę. Dla celów prawnych i podatkowych są traktowane niezależnie, dlatego mogą być wypłacane jednocześnie. Świadczenia te nie wykluczają się wzajemnie. Mogą być traktowane jako alternatywa lub uzupełnienie drugiego świadczenia.

Jedyna różnica polega na tym, że z dodatkiem urlopowym Urlaubsgeld pracownik może zrobić co chce. Natomiast Erholungsbeihilfe ma służyć wyłącznie wypoczynkowi i musi być przeznaczona na konkretne cele z tym związane. Stąd wynika odmienne podejście urzędu skarbowego do tych świadczeń: od dodatku urlopowego potrącany jest podatek od wynagrodzeń i składki na ubezpieczenie społeczne. Natomiast pracownik otrzymujący Erholungsbeihilfe nie płaci od niej żadnego podatku i świadczenie to nie podlega ubezpieczeniu społecznemu.

Jak opodatkowana jest Erholungsbeihilfe?

Jeśli kwota dofinansowania do wypoczynku jest wypłacana w gotówce, to dla celów podatkowych jest traktowana jako wynagrodzenie. Pracodawca musi zapłacić zryczałtowany podatek w wysokości 25 procent (§ 40 ust. 2 zdanie 1 nr 3 EStG). Nie podlega ona ubezpieczeniu społecznemu. Pracownik nie musi w ogóle płacić podatku i nie ma żadnych potrąceń, o ile udokumentuje poniesione wydatki za pomocą faktur lub pokwitowań.

Jakie są korzyści z Erholungsbeihilfe dla osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin?

Erholungsbeihilfe zapewnia korzyści przede wszystkim osobom wykonującym pracę na Minijob. Nie jest ona wliczana do ich pensji. Oznacza to, że takie osoby mogą w danym miesiącu zarobić znacznie więcej niż 520 euro miesięcznie. Mimo to ich wynagrodzenie pozostaje zwolnione ze składek na ubezpieczenie społeczne.

Obniżenie pozapłacowych kosztów pracy: jakie są inne możliwości?

Dla pracodawcy dofinansowanie do wypoczynku jest sposobem na zmniejszenie „niewidocznych pozapłacowych kosztów pracy”. Oprócz tego świadczenia istnieją także inne sposoby, aby pozostawić pracownikowi więcej netto z brutto. Oto zestawienie nieopodatkowanych dodatków: