Bildungsurlaub: oto co warto wiedzieć na temat urlopu szkoleniowego w Niemczech

Wielu pracowników w Niemczech ma prawo do urlopu szkoleniowego (niem. Bildungsurlaub). Pozwala on na doskonalenie kwalifikacji zawodowych bez konieczności brania wolnego. W zależności od kraju związkowego, pracownikom przysługuje kilka płatnych dni w roku, które można wykorzystać na dokształcanie. W Niemczech tylko dwa procent pracowników korzysta z tego prawa. A szkoda. W końcu jest to inwestycja w swoją przyszłość zawodową. W tym artykule wyjaśniamy, komu przysługuje urlop szkoleniowy, jak się o niego ubiegać, co jest uznawane i z jakimi kosztami należy się liczyć…

Bildungsurlaub – co dokładnie oznacza ten termin?

Bildungsurlaub (zamiennie używa się także terminu „Bildungsfreistellung” lub „Bildungszeit”) to ustawowe uprawnienie pracowników w Niemczech do dokształcania się w godzinach pracy. Oznacza to, że pracownicy mają prawo do płatnego czasu wolnego na seminaria lub kursy bez konieczności poświęcania na to dni urlopu lub czasu wolnego. Dni urlopu szkoleniowego nie są odliczane od wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Prawo do urlopu szkoleniowego: decyduje miejsce pracy

Prawo do urlopu szkoleniowego nie jest w Niemczech uregulowane jednolicie. Polityka kształcenia leży w gestii krajów związkowych. Dlatego też poszczególne landy uchwaliły własne ustawy w tym zakresie. Tym samym prawo do urlopu szkoleniowego zależy przede wszystkim od miejsca pracy. W tych krajach związkowych pracownicy mają ustawowe prawo do urlopu szkoleniowego:

• Badenia-Wirtembergia (5 dni w roku kalendarzowym)
• Berlin (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Brandenburgia (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Brema (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Hamburg (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Hesja (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Meklemburgia-Pomorze Przednie (5 dni w roku kalendarzowym)
• Dolna Saksonia (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Nadrenia Północna-Westfalia (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Nadrenia-Palatynat (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Saara (6 dni w roku kalendarzowym)
• Saksonia-Anhalt (14 dni w ciągu dwóch lat)
• Szlezwik-Holsztyn (10 dni w ciągu dwóch lat)
• Turyngia (5 dni w roku kalendarzowym)

Osoby pracujące w Bawarii lub Saksonii nie mają ustawowego prawa do dokształcania. Generalnie dotyczy to również studentów, gospodyń domowych czy też emerytów.

Czas trwania urlopu szkoleniowego jest uzależniony od wymiaru czasu pracy. Na przykład w przypadku 5-dniowego tygodnia pracy, przysługuje prawo do 5 dni urlopu szkoleniowego. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy z 3-dniowym tygodniem pracy, wymiar urlopu ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu do 3 dni.

Na uprawnienia i wymiar urlopu szkoleniowego ma również wpływ wielkość przedsiębiorstwa. Na przykład w Nadrenii Północnej-Westfalii:

• W firmach zatrudniających mniej niż 10 pracowników nie przysługuje urlop szkoleniowy.
• Jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia do 50 pracowników i dziesięć procent z nich skorzystało już z tej możliwości, to pozostałym nie przysługuje urlop szkoleniowy.

Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć na stronie iwwb.de Niemieckiego Serwera Edukacyjnego (Deutscher Bildungsserver).

Przepisy szczególne dla urzędników i uczniów zawodu

Również przepisy dotyczące urzędników i uczniów zawodu są zróżnicowane w poszczególnych krajach związkowych. Urlop szkoleniowy przysługuje urzędnikom tylko w sześciu krajach związkowych: Badenii-Wirtembergii, Meklemburgii-Pomorzu Przednim, Nadrenii-Palatynacie, Saarze, Szlezwiku-Holsztynie i Turyngii.

Uczący się zawodu mają prawo do urlopu szkoleniowego w 13 krajach związkowych – ale niekiedy z pewnymi ograniczeniami:

• Badenia-Wirtembergia: 5 dni w okresie kształcenia
• Berlin: 10 dni w roku kalendarzowym
• Brandenburgia: 5 dni w roku kalendarzowym
• Brema: 5 dni w roku kalendarzowym
• Hamburg: 5 dni w roku kalendarzowym
• Hesja*: 5 dni w roku kalendarzowym
• Meklemburgia-Pomorze Przednie*: 5 dni w okresie kształcenia
• Nadrenia Północna-Westfalia*: 5 dni w okresie kształcenia
• Nadrenia-Palatynat*: 3 dni po 12 miesiącach
• Saara: 3 dni w roku kalendarzowym + urlop własny
• Saksonia-Anhalt: 5 dni w roku kalendarzowym
• Szlezwik-Holsztyn: 5 dni w roku kalendarzowym
• Turyngia: 3 dni w roku kalendarzowym

*W tych krajach związkowych urlop szkoleniowy musi dotyczyć edukacji obywatelskiej. W Hesji można przyznać 5 dodatkowych dni roboczych, jeśli dokształcanie jest związane z wolontariatem.

Oferty urlopów szkoleniowych: co z kosztami?

Podczas urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Natomiast koszty kursu, warsztatów lub seminarium, koszty podróży i materiały dydaktyczne musi pokryć pracownik. Koszty i opłaty za kurs można jednak później (częściowo) odliczyć od podatku. Czasami dostępne są regionalne programy dofinansowania. Informacje na ten temat można znaleźć na stronie foerderdatenbank.de.

Czy szef może odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego?

W pewnych okolicznościach przełożony może odrzucić wniosek o urlop szkoleniowy:

• Wniosek wpłynął zbyt późno.
• Dokształcanie nie jest uznawane za urlop szkoleniowy.
• Szkolenie nie ma związku z wykonywaną pracą.
• Powody związane z danym przedsiębiorstwem (np. urlop szkoleniowy został już udzielony innym pracownikom).

Odmowa udzielenia urlopu szkoleniowego musi być jednak zawsze sporządzona na piśmie i musi zawierać uzasadnienie.

Co można zrobić w przypadku odrzucenia wniosku?

Jeśli szef odrzuci Wasz wniosek, możecie zwrócić się do prawnika lub rady zakładowej o sprawdzenie, czy mógł odmówić udzielenia Wam urlopu szkoleniowego i w razie potrzeby dochodzić swoich praw. Szanse na sukces zależą jednak od spełnienia przez Was powyższych wymogów. Nie może też być wątpliwości co do związku szkolenia z wykonywaną przez Was pracą oraz korzyści, jakie może ono przynieść.

O czym należy pamiętać składając wniosek o urlop szkoleniowy?

Aby móc ubiegać się o urlop szkoleniowy, w większości krajów związkowych stosunek pracy musi trwać dłużej niż sześć miesięcy. W kraju związkowym Saara wymagany jest co najmniej dwunastomiesięczny okres zatrudnienia, a w Nadrenii-Palatynacie nawet dwuletni. O urlop szkoleniowy można ubiegać się dopiero po upływie tego okresu. Inne wymagania i zasady to:

• Miejsce
  O uprawnieniu do urlopu szkoleniowego decyduje wyłącznie miejsce wykonywania pracy, nie miejsce zamieszkania.
• Terminy
  Należy przestrzegać terminów składania wniosków! W zależności od kraju związkowego mogą one wynosić od 6 do 8 tygodni. W Turyngii wniosek musi być złożony u pracodawcy na 8 tygodni przed rozpoczęciem seminarium, w Dolnej Saksonii wystarczy, że złoży się go z 4-tygodniowym wyprzedzeniem.
• Zakres
  Aby kurs dokształcający został uznany za urlop szkoleniowy, musi on trwać co najmniej sześć godzin dziennie. W niektórych krajach związkowych określony jest ponadto całkowity czas trwania doskonalenia zawodowego: na przykład w Hamburgu wynosi on 5 dni (ewentualnie 2+3 dni w ciągu ośmiu tygodni).
• Przeniesienie
  W przypadku zmiany pracy nie można przenieść (nabytych) uprawnień do urlopu szkoleniowego, by skorzystać z nich u nowego pracodawcy.

Wniosek o urlop szkoleniowy: przykładowa treść

Jeśli w Waszej firmie nie ma oficjalnego formularza wniosku, możecie również złożyć nieformalne pismo w tej sprawie, na przykład o takiej treści:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich die Freistellung im Rahmen eines Bildungsurlaubes in der Zeit vom TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ. Die Unterlagen zur geplanten Weiterbildung haben ich Ihnen angefügt. Gerne reiche ich auf Wunsch Antragsformulare und Ablaufprogramme nach.

(Szanowni Państwo,

niniejszym składam wniosek o udzielenie mi urlopu szkoleniowego w okresie od DD.MM.RRRR do DD.MM.RRRR. W załączeniu przesyłam dokumenty dotyczące planowanego kursu dokształcającego. Na życzenie chętnie udostępnię formularze wniosków i harmonogramy.)

Bildungsurlaub – lista kontrolna

Aby zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie Waszego wniosku o urlop szkoleniowy, powinniście zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Sprawdzenie ofert
  Sprawdźcie dokładnie, czy macie prawo do urlopu szkoleniowego i jakie możliwości dokształcania są dostępne w Waszym kraju związkowym. Sprawdźcie również, czy są one uznawane za Bildungsurlaub.
• Zapoznanie się z regulaminem
  Zapoznajcie się również z warunkami rezygnacji. Często przed złożeniem wniosku trzeba się zarejestrować. Godne polecenia kursy dokształcające to takie, z których możecie zrezygnować bez ponoszenia kosztów, jeśli Wasz wniosek o urlop szkoleniowy nie zostanie rozpatrzony pozytywnie.
• Kalkulacja kosztów
  Jeżeli pracodawca bierze na siebie jedynie wypłatę wynagrodzenia za czas szkolenia, zwróćcie uwagę na koszty, jakie sami będziecie musieli ponieść. Opłaty za kurs, dojazdy tam i z powrotem, zakwaterowanie w hotelu i materiały – po zsumowaniu wszystkiego może się z tego uzbierać pokaźna kwota.
• Rozmowa z pracodawcą
  O wszelkich planach należy odpowiednio wcześnie porozmawiać z przełożonym. Zasadniczo uznaje się, że wystarczy to zrobić z 8-tygodniowym wyprzedzeniem. Nie zapomnijcie wyjaśnić, jak zamierzacie poradzić sobie z ewentualnymi wąskimi gardłami w firmie.
• Złożenie wniosku
  W celu złożenia wniosku u pracodawcy należy przedłożyć potwierdzenie rejestracji, uznanie kursu dokształcającego za spełniający kryteria określone w ustawie oraz ewentualnie harmonogram szkolenia. Następnie oczekujcie na potwierdzenie ze strony pracodawcy.
• Przechowywanie dokumentów
  Przechowujcie wszystkie dokumenty. Przy składaniu zeznania podatkowego możecie wykazać wydatki poniesione na dokształcanie w pozycji „Aufwendungen für Weiterbildung”. Zasięgnijcie wcześniej informacji u doradcy podatkowego lub w urzędzie skarbowym.

Co jest uznawane za urlop szkoleniowy?

Większość krajów związkowych zwraca uwagę na to, czy dany kurs dokształcający ma związek z wykonywaną pracą. Na przykład w Nadrenii Północnej-Westfalii § 9 ustawy o dokształcaniu pracowników (Arbeitnehmerweiterbildungsgesetz, AWbG) stanowi: wydarzenia, które służą „wypoczynkowi, rozrywce, prowadzeniu gospodarstwa domowego, pielęgnacji ciała i zdrowia, działalności sportowej, artystycznej lub w dziedzinie rzemiosła artystycznego” nie są uznawane za urlop szkoleniowy. Wykluczone są również wyjazdy studyjne. W Badenii-Wirtembergii i Hesji przedsięwzięcia edukacyjne muszą mieć charakter polityczny lub zawodowy, aby mogły zostać uznane za urlop szkoleniowy.

Nie powinno być problemu z akceptacją kursów językowych (angielski biznesowy, chiński, arabski), szkoleń IT (języki programowania), kursów retoryki i podobnych (nawet joga czy masaż dźwiękiem). Różnie to jednak wygląda w zależności od landu.

Dokładnie przyjrzyjcie się ofertom szkoleń

Zawsze dokładnie sprawdzajcie wszelkie oferty urlopów szkoleniowych i omawiajcie swoje plany z pracodawcą. Zanim pracownicy złożą wniosek do pracodawcy, często muszą zarejestrować się w instytucji organizującej szkolenia. Następnie podmioty te przesyłają wszystkie niezbędne dokumenty, w tym potwierdzenie uznania danego kursu za spełniający wymogi dotyczące urlopu szkoleniowego. Pracodawca może jednak wcześniej poprosić o szczegółowy harmonogram kursu.

Niektórzy pracodawcy dopuszczają również szkolenia za granicą. Trzeba jednak mieć na uwadze to, że niektóre kraje związkowe nakładają ograniczenia lub wyznaczają maksymalne odległości od miejsca szkolenia. Na przykład w Nadrenii Północnej-Westfalii ustawa przewiduje, że miejsce, w którym odbywa się kurs dokształcający, musi znajdować się w promieniu maksymalnie 500 kilometrów.