Zaświadczenie o niekaralności w Niemczech, czyli Führungszeugnis, jest dokumentem wydawanym na podstawie danych z Federalnego Rejestru Centralnego (Bundeszentralregister). Może być potrzebne m.in. przy zatrudnieniu, pracy z dziećmi, w postępowaniach urzędowych albo przy uzyskiwaniu niektórych zezwoleń. Obecnie wniosek można złożyć w urzędzie meldunkowym lub online, a standardowa opłata wynosi 13 euro.
Co to jest Führungszeugnis?
Führungszeugnis to urzędowy wyciąg z Bundeszentralregister prowadzonego przez Bundesamt für Justiz, czyli Federalny Urząd Sprawiedliwości. Nie jest jednak pełną kopią całego rejestru. Zasady określa Bundeszentralregistergesetz (BZRG), czyli ustawa o Federalnym Rejestrze Centralnym. Przepisy dokładnie wskazują, które informacje trafiają do konkretnego rodzaju zaświadczenia, a których się w nim nie wykazuje.
Dlatego potoczne określenie polizeiliches Führungszeugnis, czyli „policyjne zaświadczenie o niekaralności”, może być mylące. Dokument nie pokazuje wszystkich kontaktów danej osoby z policją. Dotyczy informacji z rejestru karnego i jest wydawany przez Bundesamt für Justiz.
Czy każda kara widnieje w zaświadczeniu o niekaralności?
Nie. Sam fakt, że wyrok został zapisany w Bundeszentralregister, nie oznacza jeszcze, że będzie widoczny w zwykłym Führungszeugnis.
Przykładowo pojedyncza kara grzywny do 90 stawek dziennych albo kara pozbawienia wolności lub aresztu do 3 miesięcy może nie zostać wykazana w zwykłym zaświadczeniu, jeżeli w rejestrze nie ma innych kar. Istnieją jednak wyjątki, m.in. dotyczące określonych przestępstw seksualnych. Inne reguły mogą mieć też zastosowanie przy rozszerzonym lub urzędowym Führungszeugnis.
Nie należy więc sprowadzać tej zasady do stwierdzenia, że „wszystkie kary poniżej 90 stawek dziennych są niewidoczne”. Przy kilku wyrokach sytuacja może wyglądać inaczej, ponieważ przepisy o wielu skazaniach mogą powodować uwzględnienie również wcześniejszych wpisów.
Jak długo wyrok może być widoczny w Führungszeugnis?
Okres zależy od rodzaju i wysokości kary oraz od tego, jaki rodzaj zaświadczenia jest wydawany. W zwykłym Führungszeugnis podstawowe okresy wynoszą w zależności od przypadku 3, 5 albo 10 lat. Przy rozszerzonym zaświadczeniu dla niektórych przestępstw okres może wynosić 10 albo 20 lat, a w określonych sytuacjach do terminu dolicza się również długość kary pozbawienia wolności.
To są okresy dotyczące umieszczania informacji w Führungszeugnis, a nie prosta odpowiedź na pytanie, kiedy wpis znika z całego Bundeszentralregister. Zasady usuwania danych z rejestru są odrębne.
Jakie rodzaje Führungszeugnis istnieją?
Najczęściej spotkasz cztery warianty. Wybór zależy od tego, kto żąda dokumentu i w jakim celu ma zostać wykorzystany.
- Zaświadczenie do celów prywatnych (privates Führungszeugnis) – otrzymuje je wnioskodawca, np. aby przekazać dokument pracodawcy.
- Zaświadczenie do przedłożenia w urzędzie (behördliches Führungszeugnis) – jest wysyłane bezpośrednio do wskazanego urzędu. Oprócz informacji o skazaniach może obejmować również określone decyzje administracyjne, np. cofnięcie uprawnienia zawodowego. Przy składaniu wniosku trzeba podać m.in. nazwę i adres urzędu, a jeśli jest znany także numer sprawy i cel postępowania.
- Rozszerzone zaświadczenie (erweitertes Führungszeugnis) – jest wydawane wtedy, gdy przewiduje to konkretny przepis albo gdy dokument jest potrzebny przy zawodowej lub wolontariackiej opiece, wychowaniu, kształceniu lub porównywalnym kontakcie z małoletnimi. W niektórych regulowanych zawodach może być wymagane również przy pracy z osobami wymagającymi opieki lub osobami z niepełnosprawnościami. Do wniosku potrzebne jest pisemne potwierdzenie podmiotu, który wymaga takiego dokumentu.
- Europejskie zaświadczenie (Europäisches Führungszeugnis) – dotyczy m.in. obywateli innych państw UE mieszkających w Niemczech, a więc również Polaków. Do niemieckiego zaświadczenia dołączane są informacje przekazane przez państwo pochodzenia, jeżeli jego prawo przewiduje ich przekazanie.
Führungszeugnis dla Polaka w Niemczech
Jeżeli masz polskie obywatelstwo i składasz w Niemczech wniosek o Führungszeugnis, zastosowanie mają przepisy dotyczące europejskiego zaświadczenia. Bundesamt für Justiz zwraca się do właściwego państwa UE o informacje z jego rejestru karnego, a otrzymane dane są dołączane w przekazanym języku.
Nie trzeba więc osobno zamawiać polskiego zaświadczenia tylko po to, aby powstało europejskie Führungszeugnis. Wyjątkiem może być sytuacja, w której konkretny pracodawca lub urząd wyraźnie żąda dodatkowego polskiego dokumentu na podstawie własnych wymogów postępowania.
Jak złożyć wniosek o Führungszeugnis w Niemczech?
Osoba, która ukończyła 14 lat, może złożyć wniosek samodzielnie. W Niemczech są dwie główne drogi: urząd meldunkowy oraz portal internetowy Bundesamt für Justiz.
- W Bürgeramt lub Meldebehörde: zabierz ważny dokument tożsamości. Przy składaniu wniosku w urzędzie można potwierdzić tożsamość także paszportem. Jeśli potrzebujesz rozszerzonego Führungszeugnis, zabierz również pisemne wezwanie od pracodawcy, organizacji lub innego podmiotu, który go wymaga.
- Online: wniosek można złożyć przez oficjalny portal fuehrungszeugnis.bund.de. Potrzebny jest obsługiwany elektroniczny środek identyfikacji, np. niemiecki dowód osobisty (Personalausweis) z aktywną funkcją online, eID-Karte dla obywateli UE/EOG albo elektroniczny tytuł pobytowy.
Wniosku nie można złożyć przez zwykłego pełnomocnika. Jeżeli osoba ma ustawowego przedstawiciela, przepisy przewidują odrębne zasady reprezentacji.
Ile kosztuje Führungszeugnis?
Standardowa opłata wynosi obecnie 13 euro. W określonych przypadkach można być z niej zwolnionym, np. gdy dokument jest potrzebny do niektórych form działalności społecznej lub wolontariackiej. Bundesamt für Justiz przewiduje również możliwość zwolnienia z opłaty w szczególnych sytuacjach finansowych.
Jak długo czeka się na zaświadczenie o niekaralności?
Nie ma jednej gwarantowanej liczby dni dla każdego przypadku. Czas różni się zależnie od miejsca i obciążenia urzędów: Bundesportal podaje orientacyjnie 4–8 tygodni, podczas gdy np. Berlin informuje o około 2 tygodniach dla zwykłego zaświadczenia i około 4 tygodniach dla europejskiego. Europejskie Führungszeugnis może trwać dłużej, ponieważ Bundesamt für Justiz musi uzyskać informacje z zagranicznego rejestru. Zgodnie z § 30b BZRG dokument powinien zostać wydany najpóźniej w ciągu 20 dni roboczych od wysłania zapytania do odpowiedniego państwa.
Bundesamt für Justiz informuje obecnie, że przy wnioskach składanych z zagranicy z powodu dużej liczby spraw czas realizacji może wynosić kilka tygodni. Jeśli dokument jest potrzebny do rozpoczęcia pracy, nie warto zostawiać wniosku na ostatnią chwilę.
Jak długo Führungszeugnis jest ważne?
Przepisy nie ustanawiają jednego ogólnego terminu ważności, po którym każde Führungszeugnis automatycznie przestaje być akceptowane. O tym, jak aktualny musi być dokument, decyduje urząd, pracodawca albo inna instytucja, która go wymaga.
W praktyce w wielu postępowaniach żąda się dokumentu stosunkowo świeżego, np. wystawionego nie wcześniej niż trzy miesiące temu. Zanim zamówisz nowe zaświadczenie, warto więc sprawdzić dokładny wymóg odbiorcy.
Czy urzędowe Führungszeugnis jest potrzebne do założenia firmy?
Nie przy każdej działalności. Führungszeugnis do przedłożenia w urzędzie może być potrzebne wtedy, gdy konkretny urząd bada wiarygodność lub niekaralność osoby w ramach postępowania o zezwolenie albo koncesję. Dotyczy to np. wybranych działalności regulowanych, takich jak niektóre formy przewozu osób wymagające licencji na przewóz osób (Personenbeförderungsschein). Sama rejestracja zwykłej działalności gospodarczej nie oznacza automatycznie obowiązku uzyskania takiego dokumentu.
Jak uzyskać Führungszeugnis, mieszkając w Polsce lub innym kraju?
Jeżeli mieszkasz poza Niemcami, wniosek możesz złożyć bezpośrednio w Bundesamt für Justiz. Dostępny jest wniosek online, wniosek pisemny oraz możliwość osobistego złożenia go w Bonn. Przy wniosku pisemnym podpis i tożsamość muszą zostać potwierdzone w wymaganej formie, dlatego przed wysłaniem dokumentów warto skorzystać z aktualnej instrukcji BfJ dla osób mieszkających za granicą.
Jeżeli niemieckie Führungszeugnis ma zostać użyte w Polsce lub innym państwie, odbiorca może dodatkowo wymagać tłumaczenia, apostille albo innego poświadczenia. Nie ma jednej zasady dla wszystkich instytucji, dlatego najpierw zapytaj odbiorcę dokumentu, w jakiej formie go zaakceptuje.
Czy Führungszeugnis jest już wydawane cyfrowo?
Wniosek można składać online, ale nie należy utożsamiać tego z powszechnym otrzymywaniem gotowego dokumentu jako pliku cyfrowego. Bundestag 21 maja 2026 roku przyjął projekt przewidujący wprowadzenie cyfrowego Führungszeugnis. Na obecnym etapie standardowa procedura nadal opiera się na dotychczasowych zasadach wydawania dokumentu.
Co zrobić, jeśli w Führungszeugnis są nieprawidłowe dane?
Jeżeli uważasz, że dokument zawiera nieprawidłową lub nieaktualną informację, nie próbuj wyjaśniać jej wyłącznie z pracodawcą. Dane w Bundeszentralregister są prowadzone przez Bundesamt für Justiz, dlatego to z tym urzędem należy wyjaśnić podstawę wpisu i ewentualną korektę danych.
Źródła: Bundesamt für Justiz – Führungszeugnis, Bundesamt für Justiz – FAQ, Bundeszentralregistergesetz (BZRG), Bundesportal – Führungszeugnis beantragen
