Tak założysz firmę w Niemczech! Instrukcja krok po kroku

Niemcy to jedna z największych gospodarek świata. Produkt krajowy brutto Niemiec, który w roku 2023 wyniósł 4,12 mld $, jest najwyższy w całej Europie i plasuje naszych zachodnich sąsiadów na czwartym miejscu na świecie. Pozytywna koniunktura oraz stosunkowo bogate społeczeństwo sprzyjają zatem założeniu w Niemczech firmy.

Jeśli mieszkacie w Niemczech i planujecie otworzyć własny salon fryzjerski, zacząć handel internetowy, podjąć pracę jako samodzielna opiekunka do osób starszych, bądź zacząć jakąkolwiek inną pracę na własny rachunek, nie obejdzie się bez zgłoszenia własnej działalności gospodarczej.

Całość wydaje się na pierwszy rzut oka nieco skomplikowana, lecz jeśli odpowiednio podejdziecie do tematu, to nie powinno Wam to sprawić większych problemów. Jakby to powiedział Niemiec „Aller Anfang ist schwer”, czyli początki są zawsze trudne, ale o tyle większa satysfakcja, jeśli uda się zrealizować Wasze zawodowe marzenie. Aby pomóc Wam przy zakładaniu działalności gospodarczej w Niemczech, przygotowaliśmy dla Was kilka podstawowych informacji na ten temat. Zanim jednak zaczniecie je czytać,  chcielibyśmy zwrócić Waszą uwagę na poradniki, które mogą okazać się pomocne podczas zakładania w Niemczech firmy:

• Jak napisać biznesplan po niemiecku?
• Dofinansowanie na działalność gospodarczą w Niemczech
• Jak obliczyć stawkę godzinową, jeśli pracujesz w Niemczech na własny rachunek?

Kiedy jest się w Niemczech zobowiązanym do zgłoszenia działalności?

Osoby pracujące w Niemczech na własny rachunek zobowiązane są do zgłoszenia własnej działalności gospodarczej i rozliczenia się z urzędem skarbowym (niem. das Finanzamt). Wyjątek stanowią tutaj osoby wykonujące tak zwany „wolny zawód” (niem. Freiberuf), o czym więcej poniżej. Działalność gospodarczą reguluje w Niemczech ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (niem. das Einkommensteuergesetz). Paragraf 15 ustęp 2 ustawy definiuje pojęcie działalności gospodarczej. Ten stanowi, że działalność gospodarcza ma miejsce, kiedy:

• Działalność jest wykonywana samodzielnie oraz na własną odpowiedzialność
• Działalność ma charakter długofalowy i długoterminowy (jeśli przykładowo jednorazowo sprzedajemy coś w internecie, to czynność ta nie podlega ustawie o podatku dochodowym)
• Obecny jest zamiar osiągnięcia zysku
• Wykonując daną działalność bierzemy aktywny udział w kształtowaniu gospodarki rynkowej, np. sprzedając towary, bądź oferując usługi

W niektórych przypadkach działalność gospodarcza może zostać stwierdzona również wtedy, kiedy nie zostały spełnione wszystkie wyżej wymienione punkty. Należy to jednak do rzadkości.

Gdzie i jak założyć firmę w Niemczech? Instrukcja krok po kroku!

W celu zgłoszenia działalności gospodarczej w Niemczech (niem. Gewerbe) należy:

1. W pierwszej kolejności należy się udać do urzędu ds. gospodarki (niem. das Gewerbeamt), który mieści się najczęściej w urzędzie miasta (niem. das Bürgeramt), bądź ratuszu (niem. das Rathaus). Informacje znajdziecie w internecie korzystając przykładowo z wyszukiwarki Google.
2.  Następnie w urzędzie należy wypełnić odpowiedni formularz. Najczęściej jest tak, że urzędnik zadaje pytania dotyczące Waszej osoby (imię, nazwisko, adres, data urodzenia, itp.) oraz działalności (jakiego rodzaju jest to działalność, czym chcemy się zajmować), a odpowiedzi wpisuje w systemie na swoim komputerze. Po zapisaniu ich otrzymacie wydruk, który powinniście skontrolować (czy wszystkie informacje są poprawne?), a następnie podpisać.
3. Na koniec należy uiścić niewielką opłatę meldunkową (około 20-30 euro w zależności od miasta). Można tego dokonać na miejscu lub przelewem, na rachunek bankowy urzędu (urzędnik Wam go wskaże, jeśli zdecydujecie się na tą formę płatności).

Podczas rejestrowania firmy w Niemczech konieczne jest okazanie ważnego dowodu tożsamości oraz ewentualnie meldunku. Wykonywanie niektórych zawodów, głównie rzemieślniczych (Handwerk), uzależnione jest od posiadania dyplomu mistrzowskiego. Listę zawodów objętych tą regulacją oraz z niej wyjętych znajdziecie tutaj:

Lista zawodów rzemieślniczych w Niemczech

Co zrobić jeśli nie posiadam dyplomu mistrzowskiego, a moje kwalifikacje zdobyłem/am w Polsce?

Jeśli posiadacie odpowiednie kwalifikacje zawodowe zdobyte w Polsce, wystarczy przedłożyć odpowiedni dokument przetłumaczony na język niemiecki, bądź jego uwierzytelnioną kopię (kopie dokumentów można za niewielką dopłatą uwierzytelnić w każdym urzędzie miasta). Regulacje tę można „obejść” przedkładając zaświadczenie o sześcioletnim doświadczeniu zdobytym w danym zawodzie. Jako potwierdzenie może służyć na przykład świadectwo pracy.

Jeśli działalność gospodarcza dotyczy któregoś zawodu z listy A (patrz powyższy link), możliwe jest jej zgłoszenie również wtedy, jeśli sami nie posiadacie odpowiednich kwalifikacji zawodowych (dyplom mistrzowski, bądź odpowiednie doświadczenie). W tym celu konieczne jest zatrudnienie osoby posiadającej dyplom mistrzowski. W przypadku firm taksówkarskich i gastronomicznych potrzebne jest dodatkowe pozwolenie (o tym poniżej).

Które niemieckie urzędy muszę poinformować o założeniu firmy?

O zgłoszeniu działalności gospodarczej informowane są automatycznie niektóre niemieckie urzędy. Należą do nich między innymi izba przemysłowo-handlowa (IHK – kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o IHK), izba rzemieślnicza (niem. die Handwerkskammer) oraz urząd skarbowy. Przynależność do izby przemysłowo-handlowej lub rzemieślniczej jest w zależności od wykonywanego zawodu obowiązkowa i wiąże się ze składkami członkowskimi. O tym zostaniecie jednak poinformowani w osobnych pismach, przez poszczególne instytucje.

Z odprowadzania składek zwolnione są jednak firmy, których dochód roczny nie przekracza 5.200 euro oraz firmy w pierwszym oraz drugim roku działalności, jeśli ich dochód roczny nie przekracza granicy 25.000 euro (w przypadku izby rzemieślniczej w drugim roku działalności płaci się połowę składki). Po zgłoszeniu działalności gospodarczej urząd skarbowy prześle Wam odpowiedni formularz, który należy bezwzględnie wypełnić i odesłać. W niektórych przypadkach formularz ten dostaniecie od razu przy zgłaszaniu działalności. W odpowiedzi urząd skarbowy przesyła numer identyfikacji podatkowej niezbędny do rozliczenia podatkowego.

Jakie podatki płaci przedsiębiorca w Niemczech?

Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą w Niemczech muszą obok podatku dochodowego zapłacić również podatek od działalności gospodarczej. Więcej na temat podatków dla osób zakładających w Niemczech firmę znajdziecie tutaj: Jakie podatki płaci przedsiębiorca w Niemczech?.

Oprócz tego, w temacie podatków dla firm w Niemczech, warto zapoznać się z następującym artykułem: 5 pułapek podatkowych przy zakładaniu firmy w Niemczech.

Jakie branże i zawody wymagają w Niemczech posiadania specjalnego pozwolenia?

W przypadku niektórych rodzajów działalności gospodarczej, w Niemczech wymagane jest posiadanie odpowiednich pozwoleń. Należą do nich:

• Pośrednictwo pracy: zgodnie z niemiecką ustawą o delegowaniu pracowników, wymagana jest zgoda Krajowego Urzędu Pracy, jeśli pośrednik wysyła pracowników tymczasowych do wykonywania pracy zarobkowej.
• Handel detaliczny: wykonywanie działalności zarobkowej w handlu detalicznym, związanym z mięsem mielonym, lekami, kręgowcami, bronią palną i amunicją wymaga uzyskania zgody.
• Przewóz towarów: zgodnie z ustawą o przewozie towarów, przewóz towarów pojazdami, których łączna waga przekracza 3,5 tony, wymaga zgody odpowiedniego urzędu komunikacji. W przypadku transportu towarów za granicę, ale w ramach UE i państw należących do Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej (Norwegia, Islandia i Liechtenstein) konieczna jest tzw. licencja wspólnotowa (niem. EG-Lizenz). Pozwolenia w branży przewozu towarów udzielane są tylko przy spełnieniu konkretnych wymagań. Wnioskodawca musi wykazać odpowiednie kwalifikacje zawodowe związane z wykonywaną przez niego działalnością lub przedstawić zaświadczenia zdania specjalistycznych egzaminów. Dodatkowo sprawdzana jest też jego wiarygodność i możliwości finansowe zakładu.
• Rzemiosło (niem. Handwerk): Zgodnie z § 1 ustawy o rzemiośle, wpis do rejestru rzemieślników jest konieczny, aby prowadzić samodzielny zakład rzemieślniczy jako działalność gospodarczą. Z kolei, aby uzyskać wpis do rejestru rzemieślników niezbędny jest egzamin mistrzowski lub pozwolenie wyjątkowe. Wpis do rejestru rzemieślników nie jest potrzebny, jeśli chodzi o zakład „przemysłowy”. Cechami charakterystycznymi takiego zakładu jest np. wysoki stopień automatyzacji, produkcja ze stanami magazynowymi, ponadregionalny rynek zbytu oraz seryjny proces produkcji.
• Przewóz osób: zgodnie z ustawą o przewozie osób, odpłatny przewóz osób pojazdami takimi jak autobusy czy samochody osobowe, wymaga uzyskania zezwolenia. Zezwoleń na przewóz osób (transport liniowy, okolicznościowy) udziela organ właściwy w zależności od zasięgu tych przewozów (np. burmistrz lub prezydent miasta). Urzędy udzielające zezwoleń w transporcie wypożyczonymi  samochodami i taksówkami to wydziały komunikacyjne niższego szczebla. Firma bądź osoba zajmująca się przewozem pasażerskim (taxi, wypożyczalnia samochodów), musi udowodnić  wykorzystanie samochodów w tym właśnie celu. Może to uczynić za pomocą:

– specjalistycznego egzaminu z ramienia odpowiedniej izby przemysłowo-handlowej (niem. IHK)
– udokumentowanej, minimum trzyletniej działalności w firmie zajmującej się drogowym transportem osobowym
– specjalnego egzaminu końcowego w cenionym zawodzie, wymagającym określonych szkoleń (np. przewoźnik drogowy) albo dalszego kształcenia w tym kierunku

Z jakimi kosztami należy się liczyć otwierając w Niemczech firmę?

Każdy, kto w ramach głównego zatrudnienia prowadzi w Niemczech firmę, jest od 1.01.2009 zobowiązany do opłacania ubezpieczenia zdrowotnego. Może to być prywatne ubezpieczenie zdrowotne lub państwowe. Wysokość prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego obliczana jest przez ubezpieczalnię między innymi na podstawie aktualnego stanu zdrowia oraz wybranej taryfy. W przypadku państwowego ubezpieczenia, ceny składek ustalane są prawie w całości ustawowo. Szczegółowe informacje na temat ubezpieczeń zdrowotnych w Niemczech znajdziecie na następującej stronie: Ubezpieczenia zdrowotne w Niemczech.

Oprócz tego należy uwzględnić koszty ubezpieczenia emerytalnego, które w przypadku państwowego ubezpieczenia wynosi w bieżacym roku 2023 minimum 96,72 euro oraz maksymalnie 1.357,80 euro. Dodatkowo istnieje możliwość opłacenia ubezpieczenia na wypadek bezrobocia, które aktualnie wynosi 88,27 euro na zachodzie Niemiec i 85,54 euro na wschodzie kraju.

Pozostałe wydatki, które należy uwzględnić podczas zakładania w Niemczech firmy, to koszty ponoszone na życie, reklamę czy dodatkowe ubezpieczenia, jak na przykład ubezpieczenie na wypadek niezdolności do pracy (więcej tutaj), czy ubezpieczenie od kosztów związanych z ochroną interesów prawnych (Rechtsschutzverischerung) – więcej tutaj.

Otwarcie firmy w Niemczech – jaka forma prawna?

Zgłaszając w Niemczech własną działalność gospodarczą musimy zdecydować się na konkretną formę prawną. Poniżej najpopularniejsze formy prawne oraz ich cechy charakterystyczne.

Przedsiębiorstwo jednoosobowe (Einzelunternehmer)

Przedsiębiorstwo jednoosobowe to jedna z najpopularniejszych form prawnych wśród osób prowadzących własną działalność gospodarczą w Niemczech. Forma ta zapewnia dużą swobodę w podejmowaniu decyzji, a dodatkową zaletą jest fakt, iż w większości przypadków na początek wystarczy złożyć w ramach oświadczenia podatkowego rachunek z nadwyżki przychodów (przy zyskach mniejszych niż 60.000 euro i obrocie nie większym niż 600.000 euro). Korzystając z tej formy prawnej trzeba w stosunkach handlowych zawsze podawać swoje imię i nazwisko (nazwa firmy nie wystarczy). Przy obrocie łącznym mniejszym niż 22.000 euro w poprzednim roku kalendarzowym i 50.000 euro w bieżącym, można skorzystać z regulacji dla przedsiębiorców drobnych (Kleinunternehmerregelung). Wtedy nie trzeba płacić podatku od towarów i usług (VAT), równocześnie nie można go też potrącać i odliczać. Aby skorzystać z tej regulacji, należy podczas zgłoszenia działalności gospodarczej (formularz od urzędu skarbowego – patrz wyżej) poinformować o tym urząd skarbowy. Więcej na ten temat przeczytacie tutaj: Wszystko o niemieckiej regulacji dla drobnych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung)!.
Odpowiedzialność cywilna: majątek prywatny
Księgowość: rachunek z nadwyżki przychodów
Rejestr handlowy: nieobowiązkowy

Handlowiec (Kaufmann)

Zarejestrowanym handlowcem jest według prawa ten, kto prowadzi „przedsiębiorstwo utworzone na wzór handlowy”. Do tego zaliczają się sklepy, restauracje, itp. Będąc zarejestrowanym handlowcem jest się teoretycznie darzonym większym zaufaniem przez potencjalnych partnerów biznesowych, szczególnie, że w korespodencji handlowej można posługiwać się nazwą firmy.
Odpowiedzialność cywilna: majątek prywatny
Księgowość: reguła podwójnego zapisu
Rejestr handlowy: obowiązkowy

Osoba wykonująca wolny zawód (Freiberufler)

Osoby wykonujące „wolny zawód” (jeśli ten zostanie uznany jako taki przez urząd skarbowy) są traktowane podobnie jak przedsiębiorstwa jednoosobowe
Odpowiedzialność cywilna: majątek prywatny
Księgowość: reguła podwójnego zapisu
Rejestr handlowy: nieobowiązkowy

Spółka cywilna (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)

Ta forma prawna jest opcją dla osób wykonujących „wolny zawód”, bądź prowadzących własną działalność gospodarczą, które chcą założyć firmę wraz ze wspólnikiem.
Odpowiedzialność cywilna: majątek prywatny (odpowiedzialność również za wspólnika)
Księgowość: reguła podwójnego zapisu
Rejestr handlowy: nieobowiązkowy

Spółka partnerska (Partnerschaftsgesellschaft)

Forma ta została stworzona dla osób wykonujących „wolne zawody”, jest jednak używana stosunkowo rzadko.
Odpowiedzialność cywilna: majątek prywatny (odpowiedzialność również za wspólnika, jednak gdy któryś z nich popełni błąd, ten drugi zwolniony jest z odpowiedzialności za niego)
Księgowość: reguła podwójnego zapisu
Rejestr handlowy: obowiązkowy

Spółka jawna (Offene Handelsgesellschaft)

Spółka jawna to spółka partnerska dla handlowców.
Odpowiedzialność cywilna: majątek prywatny
Księgowość: reguła podwójnego zapisu
Rejestr handlowy: obowiązkowy

Spółka przedsiębiorców z ograniczoną odpowiedzialnością (Unternehmergesellschaft)

Spólka ta, zwana również „mini spółką z.o.o.”, to stosunkowo młoda forma prawna. Jej dużą zaletą jest możliwość ograniczenia odpowiedzialności cywilnej. Jako kapitał początkowy wystarczy 1 euro. Jej wadą jest konieczność nadmienia ograniczonej odpowiedzialności, co może odstraszać potencjalnych partnerów handlowych.
Odpowiedzialność cywilna: majątek spółki
Księgowość: reguła podwójnego zapisu
Rejestr handlowy: obowiązkowy

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)

Ta forma prawna może być stosowana zarówno przez osoby prowadzące własną działalność gospodarczą, jak i wykonujące „wolny zawód”. Niezbędny jest kapitał zakładowy w wysokości min. 25.000 euro.
Odpowiedzialność cywilna: majątek spółki
Księgowość: reguła podwójnego zapisu
Rejestr handlowy: obowiązkowy

Jak uporządkować dokumenty handlowe w razie kontroli Finanzamt?

Zgodnie z niemieckimi przepisami, osoby prowadzące firmę są zobowiązane do rejestracji zdarzeń gospodarczych w taki sposób, aby pozwoliły odpowiedniej osobie trzeciej ocenić stan faktyczny przedsiębiorstwa. Zdarzenia handlowe i relacje pomiędzy nimi powinny pozostać czytelne. Dane na temat przedsiębiorstwa należy przechowywać nawet do 10 lat wstecz.

Na dokumencie handlowym powinny się znaleźć:
• dane kontrahenta
• informacje o produkcie i stawce podatkowej
• numer podatkowy.

Numeracja faktury ma za zadanie umożliwić identyfikację dokumentu handlowego. Faktury powinny być zapisane w taki sposób, aby wszystkie późniejsze modyfikacje były zarejestrowane w systemie. Niepoprawnie wystawione faktury, które zostały już zatwierdzone, muszą zostać anulowane (Storno).

O tym jak w Niemczech prawidłowo wystawić fakturę przeczytacie tutaj: Jak prawidłowo wystawić fakturę w Niemczech.

Jak zamknąć firmę w Niemczech?

Jak przebiega zamknięcie firmy w Niemczech opisaliśmy w osobnym artykule:

Zamknięcie Gewerby